Autor:
Eugene Taylor
Datum Stvaranja:
11 Kolovoz 2021
Datum Ažuriranja:
22 Lipanj 2024
Sadržaj
Poslovna izvješća jedno su od najučinkovitijih sredstava komunikacije u današnjem poslovnom svijetu. Postoji nekoliko svrha poslovnog izvješća, a tvrtke ili pojedinci mogu ga koristiti za donošenje važnih odluka. Da biste napisali učinkovito poslovno izvješće, prvo morate razumjeti što je to i kako se može koristiti.
Kročiti
Dio 1 od 2: Odlučite kakav ćete izvještaj napisati
Iznesite ideju. Izvještaj koji predstavlja ideju naziva se izvještaj o preporuci / savjetodavno izvješće. Ova izvješća možete koristiti za pružanje savjeta upravi ili drugim važnim donositeljima odluka. Ovo izvješće obično ima sažetak i sadržaj. Sažetak naglašava vaš savjet. - Možda želite 3D printer za svoj odjel. Da biste uvjerili svog menadžera da ga kupi, možete napisati savjetodavno izvješće u kojem ćete službeno zatražiti pisač za upravljanje.
Predstavite rizike određene mogućnosti. Izvještaj o istrazi može pomoći u utvrđivanju rizika određene radnje. Ovo izvješće pomaže tvrtki da vidi kakve moguće posljedice može očekivati. Ovo izvješće uključuje uvod, središnji dio i zaključak. Uvod ističe problem pod istragom. Srednji dio koristi se za raspravu o činjenicama i rezultatima istrage. I zaključak sve sažima. - Pretpostavimo da farmaceutska tvrtka X želi surađivati s farmaceutskom tvrtkom Y, ali još uvijek ima rezerve. Tvrtka X ne želi surađivati s tvrtkom koja ima (ili ima) financijskih problema sada ili u prošlosti. Tvrtka X provodi istragu i koristi izvješće o istraživanju kako bi detaljno raspravljala o financijskim informacijama o tvrtki Y i njezinim direktorima.
Predstaviti informacije o usklađenosti upravnom tijelu. Ovo izvješće, nazvano izvješćem o usklađenosti, pomaže tvrtkama da pokažu svoju odgovornost. Tvrtka koristi izvješće o usklađenosti da bi upravnom tijelu (gradskom vijeću, vladi itd.) Dokazala da slijedi sve primjenjive zakone / propise i da novac troši pametno. Ovo izvješće sadrži uvod, sadržaj i zaključak. Uvod obično sadrži pregled najvažnijih poglavlja u izvješću. Srednji odjeljak sadrži konkretne podatke, činjenice itd. Koje upravno tijelo treba znati. Zaključak sažima sve. - CALPERS (Kalifornijski radnički mirovinski plan) morali su odboru pokazati da se 2010. pridržavao svih važećih zakona i propisa. CALPERS su pripremili godišnje izvješće o usklađenosti kako bi prikazali svoje godišnje aktivnosti.
Predstavite izvedivost ideje ili predloženog projekta. Izvještaj o istraživanju koji određuje funkcionira li ideja ili ne naziva se studija izvodljivosti. Ovo izvješće treba sadržavati sažetak i sadržaj. Sažetak predstavlja ideju. Tijelo sadrži blagodati, potencijalne probleme i povezane troškove ideje. Tvrtka može koristiti studiju izvedivosti da odgovori na pitanja poput ovih: - Može li se ovaj projekt dovršiti u okviru proračuna?
- Je li ovaj projekt isplativ?
- Može li se ovaj projekt dovršiti u roku?
Predstavite rezultate istraživanja iz drugih studija. Ova vrsta izvješća o istraživanju predstavlja istragu određenog problema. Pruža detaljnu perspektivu vrlo specifičnog problema. Izvještaj treba sadržavati sažetak (sažetak), uvod, metode, rezultate, zaključak i preporuku. Također bi trebao navesti izvore navedenih studija. - Na primjer, tvrtka bi mogla provesti istragu tvrtke kako bi utvrdila treba li eliminirati pušenje u salonu zaposlenika. Osoba koja piše istraživanje mora napraviti izvještaj o istraživanju.
Pomozite tvrtki da poboljša nadzor politike, proizvoda ili procesa praćenjem. Ovo izvješće, koje se naziva periodično izvješće, piše se svako toliko, na primjer tjedno, mjesečno, tromjesečno itd. Ispituje učinkovitost, dobit i gubitak ili druge mjerljive brojke tijekom odabranog intervala. - Na primjer, prodajni suradnik u farmaceutskoj tvrtki može pružiti mjesečni sažetak svojih prodajnih poziva.
Izvještaj o određenoj situaciji. Specifična situacija - za razliku od određenog intervala - zahtijeva situacijsku analizu. Situacija može biti jednostavna poput informacija predstavljenih na konferenciji ili složena kao izvješće o odgovoru na prirodnu katastrofu. Ova izvješća sadrže uvod, sadržaj i zaključak. Upotrijebite uvod da biste opisali događaj i u srednjem odjeljku pružili kratki pregled onoga o čemu ćete razgovarati. U zaključku se razmatraju radnje poduzete ili potrebne u situaciji. - Na primjer: državno tijelo želi analizu stanja / izvještaj nakon uragana.
Predstavite različita rješenja problema ili situacije. Koristite izvještaj o procjeni kako biste pružili različita rješenja za određenu situaciju. Na temelju rezultata, pisac može predložiti određenu radnju ili radnju. Izvještaj mora sadržavati uvod, sadržaj i zaključak. U uvodu se navodi svrha izvješća. Srednji odjeljak prikazuje situaciju ili problem, nakon čega slijede potencijalna rješenja / alternative. Zaključak otkriva najbolje rješenje ili alternativu. - Na primjer: VDL Nedcar želi uspostaviti tvornicu u Aziji. Izvješće može pružiti tri mogućnosti za zemlju na temelju potreba poduzeća. Izvještaj tada može zaključiti koja je od tri zemlje najbolje mjesto za novo postrojenje.
Dio 2 od 2: Pisanje poslovnog izvješća
Odredite svoj cilj i format. Zapitajte se što želite postići izvještajem. Odaberite jedno od izvješća kao što je gore spomenuto na temelju željenog cilja. - Napravite točan gol bez obzira na odgovor. Ako je zbrkan, vaše će izvješće samo zbuniti čitatelja, što utječe na pouzdanost izvješća.
- Na primjer, želite veći proračun za oglašavanje za svoj odjel. Usredotočite svoje izvješće na trenutni proračun za oglašavanje i na to kako biste mogli učinkovito koristiti veći proračun.
Utvrdite tko je vaš čitatelj. Čitač može biti vanjska strana (netko tko ne radi u vašoj tvrtki) ili netko iz vaše tvrtke. Razmislite o znanju čitatelja o toj temi i o tome koliko je siguran u nju. Također razmislite o tome kako će čitatelj upotrijebiti informacije u izvješću. - Zapamtite, bez obzira na čitatelja, tvrtki ili klijentu ništa ne govori jasnije od novca.
- Na primjer, pretpostavimo da želite implementirati program za svoj odjel u kojem se dijele funkcionalni zadaci. Odlučili ste da se vaša ciljana publika sastoji od HR direktora tvrtke, izvršnog direktora i glavnog operativnog direktora. Razmislite koliko oni možda već znaju o tim vrstama programa. Odgovor na to postavlja ton izvješću. Ako tvrtka nikada nije razmišljala o takvom programu, izvještaj bi trebao biti informativan i strateški. Ako je tvrtka o tome već razmišljala, izvještaj bi trebao biti manje informativan i uvjerljiviji.
Odlučite što ćete naučiti. Najteži dio pisanja poslovnog izvještaja nije samo pisanje. Sastavlja zaključak i prikuplja potrebne podatke koji podupiru taj zaključak. To zahtijeva razne vještine, uključujući prikupljanje podataka i analizu tržišta. Što vi - i na kraju uprava - trebate znati da biste mogli donijeti utemeljenu odluku o toj temi? 
Prikupite točne podatke za svoje izvješće. Važno je da vaši podaci dolaze iz temeljitog istraživanja; u suprotnom riskirate utjecati na pouzdanost. Prikupljanje podataka ovisi o vrsti izvješća koje pišete. Obavezno upotrijebite točne pokazatelje koji su relevantni za svrhu izvješća. - Podatke možete pronaći interno, što znači da ih možete prilično brzo prikupiti.Na primjer, možete nazvati odjel prodaje radi podataka o prodaji, tako da možete brzo obraditi svoje podatke u svom izvješću.
- Vanjski podaci mogu biti dostupni i interno. Ako je odjel već napravio analizu kupaca, možete je posuditi. Ne morate sami istraživati. To se razlikuje ovisno o tvrtki, ali pisac poslovnog izvješća obično ne treba provesti početno istraživanje.
- Na primjer, ako pišete preporuku / savjetodavno izvješće, trebali biste istražiti sve prednosti predložene ideje i te rezultate ugraditi u svoje izvješće.
Sastavite svoje izvješće. Način na koji sastavljate svoje izvješće ovisi o vašem cilju. Na primjer, izvješće o usklađenosti sastavljate drugačije od studije izvedivosti. Jednom kad imate ideju kako želite sastaviti svoje izvješće, možete napisati sadržaj. - Podijelite relevantne podatke u različita poglavlja. Poslovno izvješće ne smije biti poplava brojeva i informacija. Podjela podataka u zasebna poglavlja važna je za uspješno napisano poslovno izvješće. Na primjer, podatke o prodaji držite odvojeno od analize kupaca i dajte im zaseban naslov.
- Upotrijebite naslove za strukturiranje izvješća tako da ga možete brzo pročitati kao neovisnu studiju uz istodobno podržavanje osnovne svrhe izvješća.
- Budući da neki dijelovi ovise o analizi ili ulozima drugih, često možete raditi na dijelovima odvojeno dok čekate na analizu.
Izvucite zaključke s određenim preporukama. Iz podataka u izvješću izvucite jasne zaključke koji logično slijede. Na temelju zaključka dajte jasnu preporuku o najboljoj politici. - Svi ciljevi trebaju uključivati specifične i mjerljive akcije. Zapišite sve promjene u opisima poslova, rasporedu ili troškovima potrebnim za provedbu novog plana. Svaka izjava mora odmah pokazati kako nova metoda pomaže u postizanju cilja / rješenja danih u izvješću.
Napišite sažetak upravljanja. Sažetak bi trebao biti na prvoj stranici izvještaja, ali to bi trebalo biti posljednje što napišete. Sažetak treba predstaviti vaše rezultate i zaključke te pružiti kratki pregled onoga što će netko pročitati ako odluči čitati cijelo izvješće. Poput prikolice u filmu ili sažetka u akademskom eseju. - Sažetak je nazvan tako da je vjerojatno jedino što bi zauzeti menadžer pročitao. Recite svom šefu glavne točke u najviše 200-300 riječi. Ako je vaš šef znatiželjan, on / ona može pročitati ostatak izvještaja.
Ako je potrebno, za podatke upotrijebite infografiku. U nekim slučajevima može biti korisno koristiti grafikone ili dijagrame za predstavljanje kvantitativnih podataka. Koristite boju jer privlači pažnju i ističe informacije. Gdje je moguće, upotrijebite točke, brojeve ili okvire s tekstom kako biste izvješće učinili lakšim za čitanje. To izdvaja vaše podatke od ostatka izvješća i pojačava njihovo značenje. - Općenito, vizualni brojevi dobra su ideja za poslovna izvješća jer sami tekst i podaci mogu biti pomalo suhi. Ipak, nemojte pretjerivati. Sve infografike moraju biti relevantne i potrebne.
- Koristite tekstualne okvire na stranicama s puno teksta bez tablica ili slika. Puna stranica teksta čitatelja može umoriti. Okvir za tekst također može biti učinkovit za sažimanje glavnih poanta.
Navedite svoje izvore ako je potrebno. Ovisno o vrsti istraživanja koje ste proveli, morat ćete objasniti odakle ste dobili svoje podatke. Svrha bibliografije ili stranice resursa u poslovnom izvješću je pružiti drugima izvor podataka u slučaju da bi oni željeli sami vidjeti podatke. - Upotrijebite prikladan način za citiranje izvora u svom izvješću na temelju vaše industrije.
Pročitajte ponovno svoje izvješće. Pravopisne pogreške ili jednostavne gramatičke pogreške mogu kod čitatelja stvoriti dojam da se niste dovoljno potrudili. Te pogreške mogu čak dovesti u pitanje pouzdanost vaših rezultata. Obavezno predstavite svoje podatke na jasan i točan način. - Na primjer, nemojte pretjerivati sa skupim riječima ili složenim rečenicama.
- Izbjegavajte dijalekt ili sleng.
- Ako su vaše izvješće i publika vezani uz određenu industriju, možete koristiti žargon ili tehničke izraze. Ali morate biti oprezni da je ne koristite prečesto.
- Općenito, poslovno pisanje je bolje u pasivnom obliku, a ovo je jedan od rijetkih slučajeva kada je pasivni oblik bolji od aktivnog.
- Često možete propustiti pogreške kad ponovno pročitate vlastiti rad jer ste mu previše poznati. Razmislite tko u vašem odjelu također ima koristi od izvješća i može ga pročitati umjesto vas. Budite otvoreni za povratne informacije. Bolje je pogreške čuti od zaposlenika nego od šefa. Pročitajte svaki komentar i prepišite izvještaj uzimajući u obzir komentare.
Napišite sadržaj. Neka poslovno izvješće bude što formalnije i izradite sadržaj tako da bude transparentan i da ljudi brzo mogu doći do poglavlja. Uključite sva relevantna poglavlja, posebno sažetak i zaključak. 
Povežite svoje poslovno izvješće. Temeljito, temeljito istraženo izvješće najbolje ide uz prekrasnu prezentaciju. To može uključivati lijepu mapu, povez ili papir. Poanta je u tome što vaše poslovno izvješće izgleda toliko oštro da ga čitatelj želi pročitati. - To se također odnosi na sve grafikone i grafikone u izvješću.
