Sadržaj

• Koraci
• 1. dio od 3: Odabir stila i jezika Memoranduma
• 2. dio 3: Priprema za pisanje dopisa
• 3. dio 3: Pisanje dopisa

Dopis je svjetski prihvaćen način prenošenja informacija unutar tvrtke. Bilješke o uslugama također se mogu koristiti u korespondenciji između dvije tvrtke. Dopis bi trebao biti profesionalan i jasno prenositi informacije. Ne brinite ako nikada niste napisali dopise - ovaj članak će vas naučiti kako.

Koraci

1. dio od 3: Odabir stila i jezika Memoranduma

1. 1 Nemojte koristiti neformalni jezik. Jezik dopisa trebao bi biti jednostavan, ali formalan.
   • Nemojte pisati bilješku poput „Zdravo! Napokon je petak! Želim vam reći o jednoj važnoj stvari. "
   • Umjesto toga, napišite ovo: "Ova će vas bilješka obavijestiti o napretku projekta 319."
2. 2 U bilješci se držite neutralnog tona - nemojte biti pretjerano emotivni i subjektivni. Potrudite se osloniti se na činjenice i dokaze prilikom podnošenja tužbe.
   • Na primjer, ne biste trebali pisati ovako: "Mislim da ćemo svi biti puno sretniji ako dolazimo na posao petkom u što god želimo."
   • Umjesto toga, istražite žele li se svi zaposlenici petkom odjenuti u ležernu odjeću i kako to utječe na korporativnu etiku.
3. 3 Koristite signalne izraze. Kad ćete pružati dokaze ili citirati izvor, svakako upotrijebite odgovarajuće izraze.
   • Na primjer: "Prema našim podacima, ..." ili "Provedene studije pokazuju da ...".
4. 4 Odaberite odgovarajući font i veličinu. Dopis bi trebao biti jednostavan za čitanje, stoga izbjegavajte korištenje previše sitnog tiska; 11 ili 12 je standardna veličina fonta.
   • Također biste trebali odabrati jednostavan stil fonta poput Times New Roman. Nemojte pisati bilješku smiješnim ili otmjenim fontom poput Comic Sans (nasmijat će vam se ako to učinite!).
5. 5 Koristite standardna polja. Margine od 2,5 cm standardni su za bilješke, iako neki uređivači teksta mogu sadržavati predloške bilješki s velikim marginama (na primjer, 3 cm).
6. 6 Servisne napomene pišu se s jednim proredom. Ostavite prazan redak između odlomaka i odjeljaka.
   • Ne uvlačite odlomke.

2. dio 3: Priprema za pisanje dopisa

1. 1 Ako trebate obavijestiti nekoliko ljudi o nečemu važnom (na poslu), pošaljite im dopis. Možete ga poslati čak i jednoj osobi ako je potrebno dokumentirati činjenicu da ste prenijeli informacije.
   • Međutim, u nekim je slučajevima bolje samo razgovarati s ljudima koje želite.
   • Osim toga, neke se informacije ne mogu prenijeti u pisanom obliku.
2. 2 Ovisno o prenesenim informacijama, sadržaj i format bilješke mogu se razlikovati. Većina bilješki sadrži sljedeće podatke:
   • Nova ideja ili rješenje problema.Na primjer, ako znate riješiti problem s planiranjem troškova prekovremenog rada, napišite to u dopisu i pošaljite svom šefu.
   • Narudžbe. Na primjer, slanje dopisa učinkovit je način za raspodjelu odgovornosti na predstojećoj konferenciji čiji će domaćin biti vaš odjel.
   • Izvješće. Također možete poslati bilješku kako biste obavijestili kolege o nedavnom događaju ili ih obavijestili o novim informacijama o projektu ili podnijeli izvješće o rezultatima studije.
3. 3 Možda radite na mnogim projektima i želite ih podijeliti u dopisu. Ne bi trebao to raditi. Bilješke o uslugama sadrže informacije o jednom određenom pitanju (tema, projekt itd.).
   • Dopis bi trebao biti kratak, informativan i lak za čitanje. Stoga, fokusiranjem na samo jednu temu, osiguravate da se informacije čitaju i uzimaju u obzir.
4. 4 Sadržaj i stil vaše bilješke ovise o ciljnoj publici, stoga razmislite tko će čitati vašu bilješku.
   • Na primjer, stil dopisa za vaše suradnike o planiranju važnog datuma i stil bilješke za vašeg šefa s izvješćem o napretku bit će vrlo različiti.

3. dio 3: Pisanje dopisa

1. 1 Naslov bilješke. Uobičajena je praksa u poslovnoj korespondenciji s vlasničkim dokumentima.
   • Na primjer, pri vrhu stranice napišite "Dopis" ili "Dopis".
   • Naslov možete postaviti u središte ili ga pritisnuti lijevo od stranice. Najbolje je pogledati bilješke koje ste ranije primili i kopirati njihov format.
2. 2 Napišite naslov bilješke. Trebao bi sadržavati sljedeće podatke:
   • TO: Napišite imena i titule osoba kojima šaljete bilješku.
   • OT: napišite svoje ime i naslov.
   • DATUM: Napišite točan datum uključujući godinu.
   • TEMA: Dajte kratak, ali točan opis o čemu će biti riječ u bilješci.
   • Imajte na umu da umjesto "Predmet" možete napisati "Ref."
3. 3 Na popis primatelja bilješke svakako uključite sve osobe kojima ćete je poslati. Ograničite primatelje bilješke na osobe na koje utječu informacije u njoj.
   • Ne šaljite bilješke svima u svom odjelu ili tvrtki ako se problem u njima tiče samo nekoliko ljudi.
   • Ako šaljete bilješke svim zaposlenicima tvrtke odjednom, bit će bombardirani bilješkama i neće ih pažljivo čitati ili ih uopće neće čitati.
4. 4 Na popis primatelja bilješke unesite puna imena i naslove. Čak i ako ste na kratkoj nozi sa svojim šefom, bolje je držati se službenog tona u poslovnom dopisivanju. Na primjer, možete ga nazvati "Vladimir" kada odete u njegov ured, ali u svom dopisu nazivajte ga "gospodin Dmitriev" ili "Vladimir Nikolajevič".
   • Imajte to na umu pri popisu primatelja bilješke - uključite puno ime i naslov.
5. 5 Ako šaljete poruku nekome iz druge tvrtke, vrlo je važno odrediti ispravan oblik kontaktiranja. Odvojite vrijeme da pronađete informacije o ovoj osobi; najvjerojatnije, to se može učiniti na web stranici njegove tvrtke.
   • Na primjer, ako je osoba doktorirala, svakako je uključite.
   • Također, svakako pronađite poziciju koju ta osoba ima i uvrstite je u svoju bilješku.
6. 6 Razmislite o temi svoje bilješke. Trebao bi biti sažet i jasan.
   • Na primjer, "Novi kupci" prilično je neodređena tema, a ako netko želi pronaći vašu bilješku za nekoliko dana ili tjedana, bit će mu teško to učiniti.
   • Najbolja tema je: "Izvješće o proširenju korisnika".
7. 7 Pozdravi se u pravilu ne zapisuju u servisnim dopisima. No, ako želite, tekst bilješke možete započeti s "Poštovani gospodine Dmitriev" ili "Dragi kolege".
   • Bilješka bi trebala biti kratka i sadržajna, pa se pozdrav može izostaviti.
8. 8 Napišite uvodni dio bilješke. U njemu jasno navedite svrhu pisanja i slanja dopisa.
   • Na primjer, "Pišem za ...". Uvodni dio bilješke trebao bi sadržavati kratak pregled informacija iznesenih u njoj.
9. 9 Uvodni dio trebao bi biti kratak. Nema potrebe unositi pojedinosti i druge pojedinosti.
   • Napravite uvodni dio od nekoliko kratkih rečenica (kratki odlomak).
10. 10 Odlučite o stilu izlaganja glavnih informacija. Treba ga priložiti u 2-4 stavka. Stil izlaganja ovisit će o samim podacima.
    • Na primjer, možete prikazati informacije po važnosti ili prema procesima na koje se vaš projekt raščlanjuje.
11. 11 Bilješka o usluzi mora biti podijeljena na odjeljke (odlomke) kako bi njezini čitatelji mogli lako usvojiti informacije; osim toga, odjeljci će im pomoći da identificiraju važne točke u bilješci.
12. 12 Naslovite svaki odjeljak; naslov odlomka trebao bi jasno naznačiti podatke koje sadrži.
    • Na primjer, svoju nadolazeću bilješku o preseljenju možete podijeliti u sljedeće odjeljke: Nova lokacija ureda, Upute za pakiranje opreme i dokumenata i Raspored preseljenja.
13. 13 Prva rečenica svakog odjeljka trebala bi čitateljima reći o čemu se radi u ovom odlomku.
    • Pojedini odlomci ili dijelovi vaše bilješke trebali bi se usredotočiti na određenu točku o temi koja se razmatra.
14. 14 Da biste istaknuli važne točke, izradite popis ili popis. To će čitateljima pomoći da se usredotoče na ključne točke te brže čitaju i apsorbiraju informacije.
15. 15 Veličina bilješke ne smije prelaziti 1-2 stranice.
    • Ovo je standardna veličina bilješki s jednim proredom i praznim redom između odlomaka.
16. 16 Razmislite o uključivanju odlomka koji sažima predstavljene informacije. U većini slučajeva to nije potrebno, pogotovo ako ste napisali kratku bilješku.
    • No ako su predočeni podaci vrlo složeni ili ako je veličina dopisa više od standardne, bolje je uključiti mali odlomak koji sažima prezentirane informacije (naime, ključne točke).
17. 17 Uključite završni odlomak, čak i ako mislite da vam to ne treba. Uzmite u obzir sljedeće:
    • Koji su ciljevi dopisa? Potaknuti čitatelje da učine nešto? Moraju li se zaposlenici javiti na vrijeme? Ako je tako, jasno to navedite u posljednjem odlomku.
    • Ako nisu potrebne dodatne radnje, napišite sljedeći zaključak: "Rado ću razgovarati o ovom pitanju" ili "Ako imate pitanja ili komentare na ovu temu, rado ću vam odgovoriti."
18. 18 Ako želite, stavite svoje ime ili potpis na kraj bilješke (ali to nije potrebno). Ako je to slučaj, pogledajte bilješke koje ste primili od drugih zaposlenika.
    • Ako potpišu bilješke (na primjer, "S poštovanjem, Ivanov AA), učinite isto.
    • Ako ne želite potpisati bilješku, svoje inicijale možete staviti na kraj dokumenta.
19. 19 Podsjetite se na sve privitke ako su bilješci priloženi tablice, grafikoni ili izvješća. Da biste to učinili, na kraju dokumenta napišite, na primjer, "Dodatak: Tablica 1".
    • Prilozi se moraju navesti u glavnom tekstu bilješke.
    • Na primjer, ako pišete o skorom preseljenju u novi ured, mogli biste napisati nešto poput: „Namjeravamo dovršiti premještaj do kraja tromjesečja. Detaljan raspored selidbi potražite u priloženoj tablici 1. "
20. 20 Prije slanja bilješke svakako to provjerite. Provjerite jesu li rečenice gramatički točne, nema li u bilješci pravopisnih ili sintaksičkih pogrešaka te jesu li informacije smislene.
    • Ne šaljite bilješku nakon prve provjere (osim ako se radi o hitnoj bilješci). Odložite dokument i ponovno ga provjerite za sat vremena. Možda ćete pronaći nove pogreške i netočnosti koje ste ranije propustili.
    • Ako bilješka sadrži povjerljive podatke, provjerite politiku privatnosti svoje tvrtke i saznajte ime osobe koja će pregledati vašu bilješku i dati svoje mišljenje o njezinoj usklađenosti s utvrđenim pravilima.