Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 2: Sastavljanje poslovnog pisma
• Dio 2 od 2: Pisanje poslovnog pisma
• Savjeti

Kada vodite posao, vjerojatno morate pisati pisma svojim kupcima. Možda ćete im trebati reći o novim događajima ili posebnim ponudama ili ćete morati odgovoriti kupcu koji ima prigovor u ime vašeg poslovanja. Bez obzira na razlog vašeg pisma, uvijek upotrijebite profesionalni ton.

Kročiti

Dio 1 od 2: Sastavljanje poslovnog pisma

1. Koristite profesionalnu zaglavlje. Poslovno pismo predstavlja vašu tvrtku. Stoga mora izgledati prepoznatljivo i biti visokokvalitetno. Na njemu mora biti i logotip tvrtke ili marka.
   • Zaglavlje možete izraditi s izgledima u programu Microsoft Word. Obavezno upotrijebite postojeći logotip ili robnu marku u zaglavlju.
2. Otvorite program za obradu teksta. Uvijek biste trebali stvoriti poslovno pismo na računalu.
   • Stvorite novi dokument i postavite margine dokumenta na 1 inč.
   • Koristite font serifa kao što je Times New Roman, Georgia ili Ariel. Obavezno koristite veličinu fonta koja nije veća od 12, ali ne manja od 10. Pismo ne bi trebalo biti teško pročitati zbog pogrešnog fonta ili veličine.
   • Obavezno koristite jedan razmak.
3. Upotrijebite oblik bloka. Blok obrazac je najčešći format za poslovna pisma. S njim je i najlakše raditi. Svaki naslov mora biti nasuprot lijevoj margini, a nakon svakog naslova bit će razmak. Počevši od vrha do dna, vaše poslovno pismo trebalo bi imati sljedeće naslove:
   • Trenutni datum ili datum slanja pisma. Datum je važan jer se može koristiti za vaše zapise i adrese primatelja. Tada se također može legalno koristiti. Stoga pripazite da je datum točan.
   • Adresa pošiljatelja. Ovo je vaša adresa, formatirana u standardnom formatu adrese. Ako je vaša adresa već na zaglavlju, možete preskočiti ovaj korak.
   • Adresa adresata. To se sastoji od imena i adrese osobe kojoj pišete pismo. Korištenje gospodina / gospođe nije obavezno. Dakle, ako na primjer pišete Nini de Vries, možete izostaviti dio Mevrouw.
   • Preambula. To može biti "Draga gospođo de Vries" ili "Draga Nina de Vries". Ako niste sigurni tko će pročitati pismo, upotrijebite "Poštovani ili gospođo". Također možete koristiti "L.S.", ali samo u krajnjem slučaju ako nemate pojma tko će čitati vaše pismo.
   • Tijelo pisma. Na to ćemo se usredotočiti više kasnije u ovom članku.
   • Zatvaranje pisma, s potpisom. To može biti "S poštovanjem" ili "S poštovanjem".

Dio 2 od 2: Pisanje poslovnog pisma

1. Utvrdite tko je vaša ciljana publika. Ton pisma uvijek treba biti profesionalan, bez obzira na vašu ciljnu publiku. No, možda ćete morati promijeniti jezik ili izbor riječi ovisno o primatelju. Ako pišete odjelu za ljudske resurse druge tvrtke, trebali biste biti formalniji na svom jeziku. Ali ako pišete određenom klijentu, možete koristiti malo ležerniji ili ležerniji jezik.
   • Određivanje vaše ciljne skupine također znači da možete biti jasni prema svojoj ciljnoj skupini. Izbjegavajte koristiti terminologiju koju čitatelj ne razumije. Primjerice, kupac vjerojatno ne zna kratice korištene za svemirski program vaše tvrtke, pa ih nemojte koristiti u pismu.
   • Zlatno pravilo pisanja dobrog poslovnog pisma je biti jasan, sažet i pristojan.
2. Navedite svrhu pisma u prvoj rečenici. Razmotrite svrhu pisma. Je li to informiranje kupaca o vašem novom mjestu? Je li to podsjećanje kupca na neplaćeni račun ili nepodmireni dug? Ili odgovoriti na žalbu kupca? Imajući ovaj cilj na umu, izradite nacrt za prvu rečenicu koji će čitatelja odmah obavijestiti o čemu se radi u pismu. Ne budite nejasni u vezi sa svrhom svog pisma. Budite otvoreni.
   • Započnite s "Ja" ako želite izraziti svoje mišljenje kao vlasnik tvrtke. Koristite "Mi" kada pišete u ime tvrtke ili organizacije.
   • Usredotočite se na izravnu izjavu poput: "Ovim dopisom želimo vas obavijestiti" ili "Ovim dopisom želimo vas zatražiti". Izjavu "I" možete koristiti i ako pismo pišete kao vlasnik tvrtke. Kao što je: "Kontaktiram vas zbog" ili "Nedavno sam to čuo ... i želio bih znati više o ..."
   • Na primjer, ako vi (kao vlasnik tvrtke) napišete pismo Nini de Vries o neplaćenom računu od prošlog mjeseca, mogli biste započeti s: "Kontaktiram vas putem ovog pisma zbog nepodmirenog stanja na vašem računu iz ožujka 2015. . "
   • Ili, kao zaposlenik tvrtke, ako odgovorite na pritužbu kupca na svemirski program tvrtke, možete započeti pismo s "Primili smo vašu žalbu na naš svemirski program na Mars."
   • Možda pismo napišete kako biste obavijestili kupca da je pobijedio na natjecanju ili mjestu na tečaju. Započnite rečenicom poput: "Drago mi je što vas obavještavam ..." ili "Želimo vas obavijestiti da ..."
   • Ako morate iznijeti loše vijesti, započnite rečenicom poput: "Žao nam je što vas obavještavamo ..." ili "Nakon pažljivog razmatranja, odlučio sam da neću ..."
3. Upotrijebite aktivni glas umjesto pasivnog glasa. U općenitom jeziku često koristimo pasivni oblik. Ali pasivni oblik čini ono što pišete dosadnim i zbunjujućim. Aktivni oblik mnogo je učinkovitiji u poslovnom pismu jer daje asertivniji ton.
   • Primjer pasivnog oblika je, na primjer: „Koje konkretne prigovore mogu riješiti za vas?“ Predmet rečenice, kupac („vi“) nalazi se na kraju rečenice, umjesto na početku rečenice.
   • Primjer aktivnog obrasca je, na primjer, „Što mogu učiniti da riješim vaše prigovore?“ Ova je verzija rečenice u aktivnom obliku puno jasnija i čitatelju je lakše razumljiva.
   • Korištenje pasivnog oblika može biti sjajan način da svoju poruku prenesete bez obraćanja pažnje na pogrešku ili sumnjivu točku. Ali upotrijebite samo ovo tada. Općenito, aktivni je oblik mnogo učinkovitiji u poslovnim pismima.
4. Istaknite prethodni događaj ili razgovor s čitateljem, ako je primjenjivo. Možda ste ranije ovog mjeseca kontaktirali Ninu de Vries s upozorenjem o njenom neplaćenom računu. Ili je možda klijent izrazio nezadovoljstvo svemirskim programom na konferenciji prošlog mjeseca. Ako ste već komunicirali s čitačem, priznajte ovo. Podsjeća čitatelja na vaš prethodni kontakt i čini da se poslovno pismo čini hitnijim i važnijim.
   • Upotrijebite frazu poput: "Nastavak mog pisma o vašem neplaćenom računu" ili "Zahvaljujemo na uplati u ožujku". Ili "Bilo je vrlo korisno čuti o vašem stavu o svemirskom programu na svibanjskoj konferenciji."
5. Pošaljite zahtjev ili ponudite pomoć. Postavite pozitivan ton čitatelju tako što ćete uljudno zatražiti ili mu ponuditi pomoć u obliku suradničke veze.
   • Recimo da ste vlasnik tvrtke koja od kupca traži da plati račun. Upotrijebite frazu poput: "Cijenim ako podmirite svoj neplaćeni račun što je prije moguće."
   • Recimo da pišete u ime svoje tvrtke. Upotrijebite rečenicu poput: "Rado bismo dogovorili sastanak licem u lice između vas i našeg službenika za ljudske resurse."
   • Također možete ponuditi odgovor na sva pitanja ili nedoumice koje vaši čitatelji mogu imati. Upotrijebite frazu poput: "Rado ću odgovoriti na sva vaša pitanja ili nedoumice u vezi s vašim računom." Ili "Želite li da vam pružimo više detalja o programu?"
6. Zatvori pismo. Dodajte poziv na akciju, za sebe i za čitatelja. To može biti zahtjev za plaćanje prije određenog datuma ili napomena o formalnom dogovoru s čitateljem.
   • Dodajte rečenicu u kojoj ćete se adresirati u budućnosti. „Radujem se što ćemo vas vidjeti na sastanku o proračunu sljedeći tjedan." Ili „Radujem se što ću s vama još razgovarati tijekom našeg posjeta sjedištu."
   • Obratite pažnju na sve dokumente koje želite dodati u svoje pismo. Dodajte rečenicu poput "U privitcima ćete pronaći nepodmirenu fakturu" ili "U prilogu ćete pronaći kopiju našeg svemirskog programa."
   • Završite pismo završnom rečenicom. Koristite "Iskreno" za kupce ili klijente.
   • Koristite "Iskreno" u službenim pismima ljudima koje ne poznajete.
   • Koristite "Srdačan pozdrav" ili "Srdačan pozdrav" samo kada pišete nekome koga dobro poznajete ili s kime radite.
7. Ponovno pročitajte pismo. Sve vaše točno oblikovanje i riječi bit će uzaludni ako je pismo puno pravopisnih pogrešaka!
   • Obratite pažnju na bilo kakvu upotrebu pasivnog oblika i pokušajte promijeniti rečenicu u aktivni oblik.
   • Obratite pažnju na sve duge, nejasne i složene rečenice. U poslovnom pismu obično je manje više, pa skraćujte duljinu rečenica ako je moguće.

Savjeti

• Kad ispisujete pismo, koristite prazan A4. Kad pošaljete pismo, presavijte ga u trećine i pošaljite u standardnoj omotnici.