Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 2: Osnove
• Metoda 2 od 2: Sadržaj
• Savjeti

Sažetak je najvažniji dio poslovnog dokumenta. To je prvi (i često jedini) dio koji će drugi čitati i zadnji dio koji biste trebali napisati. To je kratki pregled cijelog dokumenta, osmišljen kako bi zauzetim ljudima koji će čitati vaš dokument na brzinu pokazao koliko treba pročitati i kakva će radnja vjerojatno biti poduzeta.

Kročiti

Metoda 1 od 2: Osnove

1. Shvatite da je sažetak kratki pregled poslovnog djela. Ovdje su riječi "kratki" i "pregledni". Sažetak nipošto nije sveobuhvatan niti je zamjena za izvorni dio. Sažetak ne smije prelaziti 10% izvornog dokumenta. Pokušajte dobiti između 5% i 10%.
   • Sažetak se razlikuje od izvatka. Izvadak pruža čitatelju pregled i orijentaciju, dok sažetak više izražava suštinu i daje smjernice. Izvodi se češće koriste u akademskim radovima, sažeci se više koriste u poslovne svrhe.
2. Obavezno se pridržavajte smjernica za stil i strukturu. Najutjecajniji sažeti izvori slažu se da bi se trebale primijeniti određene smjernice za stil i strukturu. To uključuje:
   • Odlomci bi trebali biti kratki i precizni.
   • Sažeci moraju biti razumljivi bez čitanja izvornog izvješća.
   • Sažeci bi trebali biti napisani na način koji odgovara publici za koju je tekst napisan.
3. Definirajte problem. Sažetak bi trebao definirati jasan problem, bilo da se tiče upravljanja lancem opskrbe ili marketinških kampanja u inozemstvu. Jasna definicija problema posebno je važna u sažetcima, jer temeljne dokumente često pišu tehničari koji slabo razumiju konceptualna pitanja. Provjerite je li problem napisan jasnim, razumljivim riječima.
4. Dajte rješenje. Problem uvijek treba riješiti. Da biste postigli jasan cilj (i razlog za financiranje uzroka), morate predstaviti rješenje na takav način da učinkovito rješava problem. Ako vaš problem nije jasno definiran, ni vaše rješenje vjerojatno nema smisla.
5. Koristite slike, metke, naslove ako to olakšava navigaciju u dokumentu. Sažetak nije esej; ne moraju biti dugi blokovi teksta. Ako povećaju razumijevanje, na dobrom ste putu:
   • Kip. Dobro predstavljena slika koja precizno naglašava prirodu problema kupca može razjasniti srž sažetka. Poticanje vizualnog često je jednako učinkovit kao i analiza.
   • Nabrajanja. Duge informacije mogu se raščlaniti na popise kojima se više može upravljati.
   • Glave. Ako je potrebno, organizirajte teme u sažetku pod naslovima. To će pomoći čitatelju da ostane na putu dok započinje sažetak.
6. Sažetak neka bude svjež i bez žargona. Žargon je neprijatelj razumijevanja. Jednostavno je prilično popularan u poslovnom svijetu. Riječi poput "sučelje", "poluga", "temeljne kompetencije" i slično sve su riječi koje treba izbjegavati. Oni prikrivaju pravo značenje i čine sažetak nejasnim i neodređenim.

Metoda 2 od 2: Sadržaj

1. Započnite s izvornim dokumentom. Budući da sažetak sažima drugi dokument, morate biti upoznati s izvornim dijelom kako biste ga mogli komprimirati u upravljivu i informativnu verziju. Bez obzira je li taj izvorni dokument izvješće, poslovni plan, prijedlog, priručnik ili nešto drugo, prođite kroz njega i pronađite glavne točke.
2. Napišite kratki pregled Koja je svrha tvrtke koja podupire dokument ili samog izvornog dokumenta? Koji je opseg?
   • Primjer: Women World Wide neprofitna je organizacija kojoj je cilj povezati sve žene na svijetu kroz učinkovita rješenja za obiteljsko nasilje i pružanjem mreže podrške žrtvama obiteljskog nasilja. Djelujući iz svog sjedišta u Alberti u Kanadi, preporuke su dobivale žene iz 170 zemalja svijeta. "
3. Osigurajte dobrog sudionika. Ovo je vjerojatno najvažniji dio sažetka. U jednoj ili dvije rečenice morate čitatelju razjasniti što je tako posebno u vašem poslu. Zašto je vrijedno pažnje, trgovine ili suradnje ljudi koji čitaju sažetak?
   • Možda je Michael Jordan vaš kupac i besplatno je reklamirao vaš proizvod na Twitteru. Možda ste upravo sklopili partnerstvo s Googleom. Možda ste upravo nagrađeni patentom ili ste upravo poslali veliku narudžbu.
   • Ponekad je dovoljan kratak citat ili neko iskustvo. Riječ je o tome da privučete pažnju svoje publike, napravite slučaj što uglednijim i uvučete čitatelja u ostatak dokumenta.
4. Definirajte veći problem. Prvi stvarni dio sažetka je rasprava o problemu, stoga opišite problem na koji se odnosi vaš proizvod ili usluga. Provjerite je li problem opisan što jasnije. Loše definiran problem ne čini se uvjerljivim i neće pružiti vaše rješenje s najvećim učinkom.
   • Primjer: „Los Angeles je zakrčen prometom. Nakon centra Washingtona DC, promet u Los Angelesu je najgori u zemlji. To nije samo dosadno. Smog i zagađenje iz prometa smanjuju produktivnost ljudi, povećavaju razinu astme i polako, ali sigurno stvaraju ozbiljan zdravstveni problem. U LA-u ima više automobila nego ljudi dovoljno starih za vožnju. "
5. Dođite sa svojim jedinstvenim rješenjem. Veliki je problem lagan dio. Sada morate uvjeriti čitatelja da imate rješenje velikog problema. Kad predstavite ova dva sastojka, na tragu ste super ideje.
   • Primjer: „Innotech je dizajnirao revolucionarni sustav kontrole prometa koji smanjuje vrijeme potrebno za minutažu vožnje, instalirajući patentirane 'pametne petlje' u trake za pred-sortiranje semafora, koji registriraju količinu automobila u određenom vremenu i okreću upaljena svjetla. služi toj bazi. Vozači više ne moraju stajati nekoliko minuta ispred semafora, dok je zeleno svjetlo s druge strane upaljeno za niz nula automobila. "
6. Govoreći o tržišnim prilikama. Proširite veliki problem uključivanjem statistika za vašu industriju. Pazite da se ne pretvarate da ste veći nego što jeste! Činjenica da industrija medicinskih proizvoda godišnje vrijedi 100 milijardi USD nije značajna jer vaš novi medicinski uređaj služi samo malom dijelu te industrije. Usitnite ga na realne dijelove tržišnog udjela.
7. Dajte naziv svom jedinstvenom prodajnom prijedlogu. Ovdje razrađujete svoje jedinstveno rješenje. Zašto su vaš proizvod ili usluga bolji od konkurencije? Možda zato što vaša organizacija kućne njege šalje liječnike ljudima kod kuće umjesto specijalista za njegu ili možda zato što jamčite da će se ljudi uslužiti isti dan, tako da ne morate planirati unaprijed. Objasnite zašto ste posebni.
   • Primjer: „Intellilight ima dodanu vrijednost trenutnog otkrivanja kada nikoga nema kod kuće. Ako svjetlo ostane upaljeno u praznoj sobi, automatski će se isključiti i ponovno uključiti čim se u sobi otkrije kretanje. To štedi novac kupca na računu za struju i troši manje energije. "
8. Razgovarajte o svom poslovnom modelu ako je potrebno. Nekim sažetcima nije potreban poslovni model (na primjer, neprofitne organizacije obično nemaju poslovni model). Ali ako ga vaše poslovanje ima, poslovni model trebao bi biti jasan i lak za slijediti. Zapravo odgovarate na pitanje "Kako natjerati ljude da vam daju novac iz novčanika?" Neka model bude jednostavan, posebno u sažetku. Potreban je brzi sažetak.
9. Razgovarajte o svom menadžerskom timu ako je potrebno. Ovisno o sektoru u kojem radite, ovo bi mogao biti jedan od najvažnijih dijelova vašeg sažetka. Vaši investitori ili bankari vjeruju timu, a ne ideji. Ideje je lako smisliti, ali provedbu tih ideja može učiniti samo jak tim. Odmah pokažite zašto vaš tim ima iskustva i znanja za izvršenje vašeg poslovnog plana.
10. Pružite financijsku potporu i predviđanje kako biste podržali svoja potraživanja na temelju vašeg tržišta, poslovnog modela i prošlih rezultata. Morate razviti financijsku sliku odozdo prema gore. Poanta tih predviđanja je pokazati vašu sposobnost i sposobnost da nacrtate financijsku sliku na temelju zdravih pretpostavki.
    • Kada izrađujete plan za skupinu investitora, ne trošite previše vremena na to, jer znaju da nemate pojma koliko novca možete zaraditi. Ulagači uglavnom ne donose odluke na temelju vaše financijske slike. U konačnici donose vlastite financijske odluke.
11. Polako, ali sigurno odgovorite na vaš zahtjev. Sada je vrijeme da zatražite investiciju ili zajam, ovisno o svrsi vašeg sažetka. Možete ponovno objasniti zašto vaša tvrtka dodaje vrijednost. Podsjetite čitatelja na veliki problem koji ćete riješiti i vaš mogući tržišni udio. Na kraju, još jednom naglasite svoj tim i sposobnost da obavite posao. Zatražite iznos novca koji će vam trebati da dosegnete sljedeću važnu prekretnicu za vaše poslovanje. Nemojte pokazivati ​​koliko ste dionica spremni odustati niti koje ste kamate spremni platiti. To se mora učiniti kasnije u osobnim pregovorima.
12. Pročitajte sažetak ponovo. Nakon što napišete osnove, pažljivo ih pročitajte. Trebali biste pažljivo provjeriti sažetak. Dok budete čitali, razmislite o publici za svoju predstavu. Obavezno objasnite nove reference i jezik je jasan nekome tko nije upoznat s temom. Prepišite gdje je potrebno.
    • Neka netko drugi pročita vaš sažetak sa svježom perspektivom, obraćajući posebnu pozornost na:
      • Jasnoća. Jesu li riječi jasne, ideje jasnije i je li sažetak bez žargona?
      • Greške. Još uvijek mogu biti prisutne gramatičke, interpunkcijske i pravopisne pogreške. Također može biti dobra ideja da netko ponovno provjeri brojeve i statistiku.
      • Vlast. Prevode li se ideje u uzbudljiv prijedlog? Gdje prijedlog ne uspije, ako uopće?
      • Koherentnost. Koji dijelovi ne idu zajedno? Koji?

Savjeti

• Što je sažetak prometniji, to će se manje čitati.
• Pogledajte možete li započeti s predlošcima dokumenata dostupnim u većini softvera za obradu teksta.
• Te se četiri komponente također mogu koristiti za sažetke u raznim poslovnim okruženjima.