Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 3: Priprema izvješća o izvedbi
• Dio 2 od 3: Stvaranje smislenog sadržaja
• Dio 3 od 3: Korištenje učinkovitog jezika
• Savjeti

Morate li napisati izvještaj o izvedbi? Mnoge pozicije to zahtijevaju, a često se radi o samoprocjenama koje traže da izvijestite o onome što radite tijekom cijele godine. Možda vam je naloženo da umjesto toga napišete izvještaj o sastanku. Znanje o tome kako pravilno napisati takvo izvješće može napraviti veliku razliku u tome smatrate li se uspješnim ili ne.

Kročiti

Dio 1 od 3: Priprema izvješća o izvedbi

1. Započnite sa sažetkom odlomka. Sažeti pregled na vrhu ocjene. Obavijestite čitatelje o cjelokupnoj izvedbi.
   • Možda pišete izvješće o radu za neprofitnu organizaciju. Možete sažeti uspjehe, poput organiziranja uspješnih događaja za dionike, stjecanja prepoznatljivosti u industriji i proširenja baze kupaca.
   • Sažetak ne morate pretrpati detaljima. Ovdje rezimirate najvažnije točke. Dajete pregled. Nastojte da izvješće ne bude predugo. Dvije su stranice dobro pravilo, osim ako poslodavac nema određenu želju. Zamolite poslodavca da provjeri postoji li preporučeni format.
2. Navedite detalje koji podržavaju svaku točku sažetka. Sada na početku morate obrazložiti glavne točke sažetka, a detalje kasnije u izvješću.
   • Upotrijebite obris teksta. Organizirajte različita područja u vlastitim odlomcima i koristite podnaslove ispod svakog naslova. Na primjer, jedan od vaših odlomaka može se nazvati "Organizirani događaji".
   • Ispod takvog zaglavlja možete objaviti (s oznakama ili slovima) kratki sažetak svakog događaja, njegove svrhe i kako je pomogao misiji grupe. Ovdje budite precizni.
3. Koristite profesionalni format. Ne prikupljajte izvještaj. Želite da izvješće izgleda dobro organizirano, u profesionalnom fontu i na lijepom papiru.
   • Stvorite naslov i centrirajte ga na vrhu stranice. Koristite podebljane podnaslove za organiziranje informacija.
   • Navedite osnovne informacije na vrhu izvješća. Predstavite datume obuhvaćene ocjenom te ime i naslov osobe koja ju je stvorila.
4. Vodite zapisnik za cijelo dotično razdoblje. Postaje puno lakše ako pratite napredak kako se događa.
   • Vodite dnevnik ili mapu u kojoj ćete pratiti svoje uspjehe tijekom razdoblja ocjenjivanja. To će vam puno olakšati život kada dođe vrijeme za pisanje izvještaja.
   • Ako to ne učine, može se zaboraviti važna postignuća koja su se dogodila na početku razdoblja.

Dio 2 od 3: Stvaranje smislenog sadržaja

1. Podsjetite ljude na svoje ciljeve i očekivanja. Morate podsjetiti ljude koji su ciljevi bili na početku razdoblja ocjenjivanja. Koji su bili ciljevi? Koja su očekivanja zadatka? Ako ne znate, neka to osigura vaš poslodavac.
   • Zatim objasnite kako su postignuti prikazivanjem stvarnih brojeva. Poanta je usporediti kakve su vaše aktivnosti ili rezultati bili u odnosu na izvorne projekte.
   • Na primjer: ako ste prikupili više novca nego što se očekivalo, to će pozitivno naići na investitore ili nadređene. Međutim, ako ne navedete mjerilo, teže je procijeniti je li i u kojoj mjeri postignut uspjeh.
2. Navedite snimke. Uključite nekoliko grafikona ili grafikona ako mislite da pomažu čitatelju u procjeni podataka koje predstavljate.
   • Imajte na umu da će neki čitatelji samo pregledati izvještaj jer će vjerojatno biti zauzeti. Vizualna pomagala stoga često mogu nešto učinkovitije prenijeti vašu poantu.
   • Međutim, nemojte bombardirati čitač s previše grafikona. Odaberite jedan ili dva grafikona koji ističu glavne točke.
3. Usredotočite se na CAR. Ova tehnika pomaže vam da dokumentirate svoje performanse. Označava izazov, akciju i rezultate. To će vam pomoći organizirati izvedbu.
   • Pogledajte izazov zadatka. Zatim iznesite radnju koju ste poduzeli za rješavanje problema, a zatim dokumentirajte svoje rezultate. Na primjer, recimo da ste menadžer u restoranu. Mogli biste napisati: Izazov - Redovi su se predugo oko večere povećali za 10 posto. Akcija - Konobarica raspoređena sat vremena ranije kako bi povećala broj zaposlenika tijekom gužve. Rezultat - Žalbe kupaca na duga vremena čekanja smanjile su se na dvije, što je smanjenje za 80 posto.
   • Glavna je stvar ovdje biti konkretan. Ukupna postignuća poput "Ja sam timski igrač" nemaju previše smisla jer svatko može reći takve stvari. Ključno je povezati rezultate s osnovnim problemima i pokazati uspjeh podacima i specifikacijama.
4. Navedite svoju metodologiju. Ako je vaš program uključivao neki oblik prikupljanja podataka, dobra je ideja ukratko objasniti metodologiju koju ste koristili.
   • Obavijestite čitatelje o razlogu odabrane metode istraživanja. Objasnite prednosti i rezultate ankete. Zašto je ovo bila vjerodostojna metoda? Na primjer, upotrijebite scenarij restorana da objasnite zašto ima smisla koristiti pritužbe kao metodologiju.
   • Objasnite što znače podaci istraživanja i što ste pokušali postići istraživanjem.
5. Usredotočite se na sebe izvođenje. Da biste fino podesili postignuća koja želite predstaviti, razmislite na što ste najponosniji u tom razdoblju. Možda je to bio vaš smirujući učinak na zabrinute posjetitelje. Možda je to bilo treniranje drugih. Ne bacajte previše detalja pred čitatelje.
   • Druga metoda koju možete koristiti za to je STAR metoda. Ova metoda sastoji se od kratkog opisa situacije i zadatka, radnji koje ste poduzeli da biste ih postigli i rezultata koje ste postigli. Kao i kod CAR metode, ovdje je cilj povezati probleme s rezultatima i objasniti kako ste ih postigli.
   • Usredotočite se na stvari kao što su poteškoće, jedinstvenost, prvi put, velika vidljivost, poštivanje rokova, inovacije te opseg i učinak vašeg rada.
   • Primjer toga je objasniti da je, kad ste započeli posao voditelja podružnice, godišnja fluktuacija zaposlenih iznosila 35 posto. Proveli ste anketu o zadovoljstvu zaposlenika, uspostavili mentorstvo zaposlenika i započeli tjedni sastanak osoblja. Kao rezultat, fluktuacija osoblja pala je na 15 posto. Kao što ovaj primjer pokazuje, izvedba ne mora biti pretjerano doslovna dok pruža ispravne veze.
6. Objasnite svoju vrijednost. Nemojte samo reći kakvi su vaši rezultati, već objasnite i zašto su ove izvedbe vrijedne za organizaciju.
   • Na primjer, recimo da ste počeli održavati sastanke osoblja. I onda? Kakvu je vrijednost to stvorilo za organizaciju? Dobro razmislite o tome. Ako nema konkretne vrijednosti, možda ćete morati naglasiti nešto drugo.
   • Ako su sastanci osoblja pomogli u jačanju morala zaposlenika, što dokazuje pad broja bolesnih (što je uštedjelo novac poslodavcu), tada ste pokazali svoju vrijednost.
7. Pročitajte izvješće prije nego što ga pošaljete. Pobjeđujete svrhu izvještaja o završetku ako predate nešto razdvojeno, što je neprofesionalno.
   • Lektorirajte izvješće zbog gramatičkih, interpunkcijskih i pravopisnih pogrešaka. Ostavite izvještaj preko noći i pročitajte ga sljedećeg jutra. Ne pišite izvještaj u zadnji tren.
   • Ispišite tiskanu kopiju i provjerite ima li pogrešaka tijekom lekture. Ponekad se čovjekove oči toliko prikače za zaslon računala da se očite pogreške više ne primjećuju.

Dio 3 od 3: Korištenje učinkovitog jezika

1. Navedite negativne stvari na pozitivan način. Ako postoji nešto u čemu niste ispunili očekivanja, bolje je to ne izbjegavati. Nemojte to učiniti središnjim fokusom izvješća, već se usredotočite na njega.
   • Tretirajte područja u kojima niste prošli tako dobro pozitivnim jezikom. Na primjer, usredotočite se na konkretne korake koje poduzimate da biste riješili problem, umjesto da se usredotočite na krivnju ili ispriku.
   • Ne krivite druge u izvještaju o izvedbi. Ostanite usredotočeni na ono što ste učinili. Ostani pozitivan. Usredotočite se na stvari koje ste vi ili vaša grupa dobro učinili. Odredite područja koja možete naglasiti.
2. Koristite brojeve i statistiku. Ako možete biti vrlo konkretni, vaši će se odgovori činiti vjerojatnijima. Gdje je moguće, potkrijepite ono što govorite nečim mjerljivim.
   • Općeniti superlativi poput "izvrsno" ili "pouzdano" nemaju puno smisla. Reći nekome da ste imali "izvrsnu godinu" nešto je što svatko može reći.
   • Zapamti ovu frazu: Ne govori, pokaži. Umjesto da ljudima kažete da ste imali izvrsnu godinu, pokažite im svoja postignuća detaljima i podacima. Umjesto da kažete da ste dobri u odnosima s kupcima, citirajte rezultate anketa o zadovoljstvu kupaca, primljena pisma i smanjenje broja pritužbi kupaca.
   • Podaci o upotrebi. Reći da ste upravljali velikim brojem zaposlenika ne znači puno ako nije jasno koliki je bio taj broj. Koristite brojeve za izražavanje veličine proračuna i ocrtavanje veličine zadataka.
3. Uvijek govori istinu. Ne pretjerujte. Ne laži. Ako vas uhvati laž, mogli biste biti u velikoj nevolji.
   • Drugi problem s laganjem, čak i očitim propustom, jest taj što ćete na kraju izgubiti samopouzdanje i nećete se moći poboljšati.
   • Radije pokažite iskrenu procjenu razdoblja ocjenjivanja, sa slabostima i pozitivnim točkama. Riješite slabosti. Samo pronađite pozitivan način za to.
4. Dajte drugima priznanje koje zaslužuju. Mnogi tečajevi poslovnog i tehničkog pisanja preporučuju da se ne koristi zamjenica "I". U nekim slučajevima to možete učiniti u izvješću o izvedbi.
   • Na primjer, možete reći: "Zaposlio sam 100 ljudi." Međutim, ne zaboravite na druge ljude koji su pridonijeli uspjehu. Posavjetujte se s timom (ako je primjenjivo).
   • Dodatne bodove dobivate ako se ne činite arogantnim. Promijenite strukturu rečenice tako da svaka rečenica ne započinje riječju "I".

Savjeti

• Nikada nemojte uzimati ljutitu bilješku u izvještaju o izvedbi. Gotovo uvijek se isplati ostati pozitivan.
• Koristite profesionalni, službeni jezik.