Sadržaj

• Koraci
• Savjeti
• Upozorenja

Za ispravnu organizaciju rada u uredu vrlo je važno imati učinkovit sustav računovodstva i pohrane dokumenata. Bez obzira na broj ljudi koji imaju pristup dokumentima, sustav bi trebao biti organiziran tako da svatko može pronaći traženi dokument. Ako je sustav za snimanje i pohranjivanje dokumenata težak za korištenje, tada ćete sve dokumente ostaviti pri ruci u strahu da ih ne izgubite u ormaru za spise, zbog čega će vaš stol biti zatrpan hrpama papira.

Koraci

1. 1 Odaberite sustav arhiviranja. Što god bilo, prije svega, mora biti logično kako biste znali točno mjesto svakog dokumenta. Moguća rješenja:
   • Abecednim redom. Ovaj sustav najbolje funkcionira ako većina vaših dokumenata sadrži imena klijenata, pacijenata ili kupaca.
   • Tema ili kategorije: Većina sustava organizirana je prema temi ili kategoriji, odlično funkcioniraju ako su pravilno organizirani, ali vrlo zbunjujuće ako nisu pravilno organizirani.
   • Brojčano / kronološki. Ovaj sustav najbolje funkcionira za dokumente s brojevima ili s datumom, poput narudžbenica ili recepata.
2. 2 Koristite viseće mape u ormarićima. Viseće mape se ne mogu ukloniti, one služe kao držači za omotnice koje ćete izvaditi iz kutija.
3. 3 Organizirajte dokumente u hrpe u kategorije. Ako je snop visok više od 5 cm, podijelite ga u potkategorije. Ako je hrpa preniska, kombinirajte je s drugom hrpom i preimenujte. Nazivi hrpa trebali bi vam omogućiti da lako odredite koji od njih želite poslati određeni dokument.
4. 4 Svaki snop stavite u papirnu omotnicu i jasno označite. Najbolje je koristiti mape s centriranim karticama, a ne razmaknute kako biste svojim dokumentima dali čistiji izgled.
5. 5 Koverte stavljajte u viseće mape. Za većinu dokumenata funkcionirat će obične viseće mape, ali za debele ili podkategorizirane dokumente koristite mape s ravnim dnom. Mape možete rasporediti bilo kojim redoslijedom, ali obično se za to koristi abecedni sustav.
6. 6 Označite viseće mape istim imenom kao i omotnice. Rasporedite sve plastične jezičke s lijeve strane mape ako ne koristite okomiti ormar za spise. U potonjem slučaju, s mapama slijeva nadesno u otvorenoj ladici, a ne sprijeda prema natrag, postavite jezičke s desne strane.
7. 7 Rezervne mape i omotnice trebaju se presavijati u blizini ormara za arhiviranje tako da uvijek možete brzo dodati mapu kada u rukama imate dokument koji ne pripada postojećim mapama. Nemojte koristiti previše debele ili tanke mape. Ne zaboravite promijeniti nazive mapa pri preuređivanju dokumenata.
8. 8 Na kraju godine uklonite sve mape, označite nove papirnate mape s istim nazivima kategorija i stavite ih u ormare. Prođite kroz stare mape da biste neke dokumente koji su vam potrebni prenijeli u trenutne mape, a ostale pošaljite u arhivu.

Savjeti

• Mape možete označiti bojama ispisujući oznake u boji na računalu kako bi vaš ormar izgledao impresivnije. No, kada trebate unijeti izmjene, na primjer, dodati jednu mapu, možete biti frustrirani kada otkrijete da vam ponestaju mape odgovarajuće boje i da morate mapu potpisati ručno. Jednostavnost je najsigurnija stvar.

Upozorenja

• Nikada nemojte stvarati hrpu pod nazivom "Razno", inače nikada nećete kategorizirati ove dokumente.
• Nakon organiziranja sustava arhiviranja, vodite red u ormaru za spise. Svaki dan odvojite vrijeme za sortiranje i uklanjanje dokumenata sa stola. Odolite iskušenju da postavite duboku košaru s dokumentima na ormar za dokumente, inače ćete je napuniti i završiti s neurednim skladištem.