Sadržaj

• Koraci
• Metoda 1 od 2: Kako napisati plan upravljanja organizacijskim promjenama
• Metoda 2 od 2: Kako pratiti promjene u bilo kojem projektu
• Preporuke

Postoje dvije vrste planova upravljanja promjenama. Jedan od njih uzima u obzir utjecaj promjena na organizaciju i ima za cilj podržati prijelazno razdoblje. Druga vrsta plana omogućuje vam praćenje napretka pojedinog projekta, bilježenje odstupanja ili promjena u tijeku i opsegu projekta. Cilj oba plana je jasno i jasno artikulirati što točno treba učiniti.

Koraci

Metoda 1 od 2: Kako napisati plan upravljanja organizacijskim promjenama

1. 1 Navedite razloge promjene. Navedite one čimbenike koji su utjecali na odluku o provedbi promjene, poput niske produktivnosti, nove tehnologije ili promjene u misiji organizacije.
   • Jedan od pristupa je opisati trenutno stanje u organizaciji i stanje u kojem će u budućnosti dovesti zacrtani plan.
2. 2 Odredite vrstu i opseg promjena. Ukratko opišite prirodu očekivanih promjena unutar projekta. Navedite točno na što će promjena utjecati: odgovornosti za posao, procesi, politika i / ili organizacijska struktura. Navedite odjele, timove, sustave i ostale komponente organizacije na koje će nadolazeće promjene utjecati.
3. 3 Navedite koji dionik podržava ovaj projekt. Navedite sve zainteresirane strane na koje će provedba ovog plana utjecati, kao što su više rukovodstvo, voditelj projekta, sponzor projekta, krajnji korisnici i / ili zaposlenici tvrtke. Za svaku kategoriju navedite podržavaju li ti dionici projekt promjene.
   • Pokušajte odraziti ove podatke u tablici radi veće jasnoće i jasnoće. Na primjer, metrike poput svijesti, podrške i utjecaja mogu se uzeti kao koristan predložak i rangirati kao visoke / srednje / niske za svaku skupinu dionika.
   • Ako je moguće, provedite intervjue licem u lice kako biste izgradili podršku dionika.
4. 4 Formirajte tim za upravljanje promjenama. Ovaj je tim odgovoran za prenošenje informacija svim dionicima, osluškivanje njihovih zabrinutosti i osiguravanje što jednostavnije provedbe promjena. Odaberite ljude kojima organizacija vjeruje i poštuju ih i koji imaju dobre komunikacijske vještine.
   • To se odnosi i na viši menadžerski nivo. Naglasite pozornost čelnika da će se od njih morati ne samo složiti oko plana, već i aktivno promicati promjene.
5. 5 Razviti konceptualni pristup upravljanju organizacijom. Puna podrška utjecajnih osoba u organizaciji ključna je za uspješnu provedbu promjena. Neka svaki vođa kaže svoje mišljenje o promjenama i potaknite sve da igraju aktivnu ulogu u donošenju uspješnih promjena.
6. 6 Napravite plan za svaku skupinu dionika. Procijenite rizike i zabrinutosti svake skupine dionika, uključujući one koji podržavaju promjene. Podijelite zadatke između članova tima za upravljanje promjenama kako biste riješili ova pitanja.
7. 7 Napravite komunikacijski plan. Komunikacija je najvažnija komponenta upravljanja promjenama. Komunicirajte što je češće moguće sa svima koji su uključeni u proces promjene. Neumorno naglašavajte razloge promjene i koristi koje će ona donijeti.
   • Zainteresirane strane trebale bi moći osobno komunicirati kako bi se osigurala dvosmjerna komunikacija. Sastanci licem u lice su neophodni.
   • Izvor informacija trebao bi biti sponzor višeg rukovodstva, linijski rukovoditelj svakog zaposlenika i svi dodatni predstavnici tvrtke kojima dionici vjeruju. Sve informacije trebaju biti provedene na jedinstven način.
8. 8 Otpor gusjenica. Promjene se uvijek primaju neprijateljski. To se događa na individualnoj razini, stoga osobno razgovarajte s dionicima kako biste utvrdili temeljni uzrok otpora. Pratite pritužbe i pritužbe kako bi tim za upravljanje promjenama mogao pravodobno riješiti probleme. Najčešći problemi ove prirode uključuju:
   • Nedostatak motivacije za promjenu ili nedostatak osjećaja hitnosti.
   • Nerazumijevanje široke slike ili razloga zašto su potrebne promjene.
   • Nedostatak ulaznih podataka u proces.
   • Nesigurnost u pogledu budućnosti, budućih odgovornosti ili zahtjeva za buduće odgovornosti.
   • Neuspjeh menadžmenta u ispunjenju očekivanja u pogledu provedbe promjena ili komunikacije.
9. 9 Uklonite prepreke. Odgovor na većinu pritužbi trebao bi biti dodatne informacije ili promjene u komunikacijskoj strategiji o određenim pitanjima. U drugim slučajevima mogu biti potrebni dodatni koraci koje treba uključiti u vaš plan ili ostaviti timu za upravljanje promjenama da ih provede prema potrebi. Razmislite koje od sljedećih stavki mogu biti relevantne za vašu organizaciju:
   • U slučaju promjena radnih obaveza ili radnih procesa, potrebno je usredotočiti se na obuku osoblja.
   • Ako očekujete pad moralnosti tima ili pretjerano stresan prijelaz u novu sredinu, ublažite atmosferu korporativnim događajem ili nagradom zaposlenika.
   • Ako dionici nisu motivirani za promjenu, razvijte sustav poticaja.
   • Ako se dionici osjećaju pretjerano, održite sastanak kako biste dobili povratne informacije i prema tome prilagodili svoj plan.

Metoda 2 od 2: Kako pratiti promjene u bilo kojem projektu

1. 1 Odredite uloge u upravljanju promjenama. Navedite sve uloge koje su potrebne za ovaj projekt. Opišite odgovornosti i vještine potrebne za svaku ulogu. U najmanju ruku, uključite voditelja projekta koji mora svakodnevno provoditi promjene i sponzora projekta koji mora pratiti ukupni napredak i donositi odluke o upravljanju promjenama na razini upravljanja.
   • Za veće projekte u velikoj organizaciji morat ćete podijeliti ulogu upravljanja projektima na nekoliko ljudi s različitim iskustvom.
2. 2 Koristite upravljačku ploču za promjenu. Softverski projekti obično imaju nadzornu ploču za kontrolu promjena kojoj mogu pristupiti članovi svake skupine dionika. Takav softver omogućuje automatsko usklađivanje zahtjeva za promjenama, uklanjajući ovu odgovornost voditelja projekta, kao i informiranje dionika o odlukama. Ovaj pristup dobro funkcionira u projektima s velikim brojem dionika, kao i u onim projektima koji zahtijevaju redovitu reviziju opsega i ciljeva projekta.
3. 3 Razviti postupak za provedbu zahtjeva za promjenom. Razmislite kako se ideja pretvara u stvarnost kada netko u timu identificira sljedeći potreban korak. Opišite ovaj proces i unaprijed ga koordinirajte sa cijelim timom. Evo primjera:
   • Član tima ispunjava obrazac zahtjeva za promjenu i prosljeđuje ovaj zahtjev voditelju projekta.
   • Voditelj projekta registrira ovaj zahtjev na općem popisu zahtjeva i bilježi status zahtjeva kada se donese odluka o provedbi ideje ili odustajanju od nje.
   • Voditelj izdaje zadatak članu tima da sastavi konkretniji plan, uzimajući u obzir potrebna sredstva.
   • Voditelj projekta šalje plan na odobrenje sponzoru projekta.
   • Promjena se provodi. Zainteresirane strane redovito se informiraju o trenutnoj situaciji.
4. 4 Napravite obrazac zahtjeva za promjenu. Svaki zahtjev za promjenu mora biti registriran na općoj listi zahtjeva i uključivati ​​sljedeće:
   • datum zahtjeva za promjenu;
   • Promijenite broj zahtjeva koji je dodijelio voditelj projekta
   • ime i opis;
   • ime podnositelja zahtjeva, adresa e -pošte i telefonski broj;
   • prioritet (visok, srednji, nizak). Planovi upravljanja neposrednim promjenama zahtijevaju jasan vremenski okvir;
   • broj proizvoda i verzija (za projekte razvoja softvera).
5. 5 Zabilježite dodatne informacije u dnevnik zahtjeva. Dnevnik zahtjeva također treba odražavati trenutnu odluku i mjere provedbe. Osim podataka navedenih u obrascu zahtjeva, ovdje bi trebali sadržavati i sljedeće podatke:
   • oznaku rezultata homologacije (odobrene ili poništene);
   • potpis osobe koja je odobrila zahtjev;
   • rok provedbe promjene;
   • datum završetka projekta promjene.
6. 6 Pratite velike promjene. Osim što ćete svakodnevno pratiti status projekta, bit će korisno pratiti i sve važne odluke za dati projekt. Zapisi poput ovih olakšavaju praćenje dugoročnih projekata ili projekata tijekom kojih se događaju promjene vodstva. Ti se podaci također koriste za informiranje klijenata i višeg rukovodstva. Za sve promjene u vremenu, opsegu ili zahtjevima projekta, prioritetima ili strategiji obratite pozornost na sljedeće podatke:
   • Tko je donio odluku.
   • Kad je odluka donesena.
   • Kratak opis razloga za odluku i procesa provedbe. Priložite sve dokumente koji se odnose na ovaj postupak.

Preporuke

• Izgradite povjerenje i predanost među svojim zaposlenicima i klijentima. Zbog promjena ljudi se osjećaju neugodno. Dokazivanje ljudima da ste predani djelovanju u njihovom najboljem interesu može vam pomoći da dobijete njihovu podršku.