Sadržaj

• Koraci

Način na koji odaberete odgovoriti nekome može utjecati na način na koji vas i oni percipiraju. Srećom, znati kako i kada dati povratne informacije nešto je što možete naučiti poboljšati. Ako razgovarate s nekim licem u lice, ključno je obratiti pozornost na njega i pustiti ga da izrazi svoje misli prije nego što date pažljiv odgovor. Tijekom čavrljanja s tekstnim porukama postoji nekoliko prešutnih pravila koja morate slijediti kako biste uspješno komunicirali. E-pošta je formalniji oblik komunikacije sa profesionalnim konvencijama kojeg se morate pridržavati da biste učinkovito komunicirali i na odgovarajući način odgovorili.

Koraci

Metoda 1 od 3: odgovaranje na tekstualne poruke

1. 

   Koristite svakodnevni jezik kad pišete tekst. E-pošta, dopisivanje, pa čak i razgovor licem u lice mogu se odvijati na formalniji način.Zbog sažete i ograničene prirode tekstnih poruka, prikladnije je korištenje opuštenijeg jezika koji prenosi poruku da je razgovor osobniji.
   • Na primjer, umjesto "vi" mogli biste upotrijebiti "b" da biste uštedjeli prostor, brže poslali poruku i izrazili opušteni ton.
   • Pravila interpunkcije obično su ugodnija u razmjeni tekstnih poruka. Na primjer, obvezno pravilo zareza može učiniti razgovor razgovorom bombastičnim i formalnim.
   • Ne pretpostavljajte uvijek da je slanje poruka u redu, ali ako se druga osoba koristi svakodnevnim jezikom, odgovorite joj kako biste joj pomogli da se opusti.

2. 

   
   
   Postavljajte otvorena pitanja da biste razvili razgovor. Ako želite nastaviti tekstualni chat, postavljanje otvorenih pitanja pomaže drugoj osobi da više razgovara i izrazi svoje mišljenje o temi. Postavljajući pitanja koja daju jezgrovit odgovor, da ili ne, razgovor će biti dosadan.
   • Na primjer, ako razgovarate s nekim o svom poslu, možete pitati: "Kako se osjećate prema novom projektu?"
   • Ako želite znati više o razmišljanjima neke osobe o nekoj temi, pokušajte joj poslati poruku poput: "Slažem se s tobom, ali zašto tako misliš?"

3. 

   
   
   Izbjegavajte slati oštre ili jednostruke odgovore. Tekstualne poruke trebaju biti relativno kratke, ali kratak ili brzoplet odgovor mogu prenijeti poruku da ste ljuti ili uznemireni zbog te osobe. Ako odgovarate na nečiju poruku, pošaljite im smislen odgovor koji sadrži najmanje 1 ili 2 rečenice.
   • Ponekad je sasvim prihvatljivo odgovoriti "OK" ako to ima smisla u kontekstu. Međutim, izbjegavajte ponovno slati riječ "K" jer se osjećate grubo i bezobrazno.

   Savjet: Ako obično dajete kratke odgovore, to možete i dalje činiti.

   
   

4. 

   Upotrijebite interpunkciju i emojije da biste prenijeli ton. Zbog objektivne prirode tekstnih poruka, ljudi mogu razumjeti ton ili osjećaje jezgrovitim jezikom. Svoje ideje možete jasno komunicirati pomoću interpunkcije i emojija ako vaša poruka izgleda neodređeno.
   • Na primjer, mogli biste odgovoriti: „Znam, hvala. :) ”, tada se u tekstu ne čini kao da ste iznervirani ili nagli na osobu.
   • Ponekad se pomoću točkica čini kao da ste bijesni. Primjerice, ugodnije je reći: "Ne, nema ga", umjesto "Ne". Nema ".

5. 

   Pregledajte poruku prije slanja. Prije slanja poruke, trebali biste brzo provjeriti. Provjerite ima li pravopisnih pogrešaka i provjerite dajete li ispravnu poruku i koristite li ispravan ton.
   • Jednom kad poruku pošaljete, ne možete je dohvatiti! Stoga je najbolje provjeriti prije slanja.

6. 

   Ne šaljite sljedeću grupu poruka. Grupe obavijesti i niti tekstnih poruka mogu smetati i frustrirati druge. Pošaljite odgovor koji uključuje sve što želite reći, umjesto da šaljete puno kratkih poruka.
   • Također je normalno poslati dodatni tekst ako zaboravite svoj um ili trebate nešto pojasniti.
   • Ako netko ne odgovori na 2 poruke zaredom, vjerojatno ne želi razgovarati s vama ili nije na telefonu. U svakom slučaju, trebali biste im dati vremena i prostora da odgovore.

7. 

   Zatražite telefonski poziv ako razgovor postane prekompliciran za slanje poruka. Tekstualne poruke trebaju biti kratke i sažete. Ako tekstualni razgovor počne postajati previše nespretan do te mjere da ne možete pravilno izraziti svoje misli, pitajte može li vas osoba nazvati kako biste mogli detaljno razgovarati ili pravilno razgovarati o svojim mislima. Cjelovita teza.
   • Pokušajte poslati poruku ovako: „Bit će lakše objasniti telefonom. Možete li me nazvati, hvala! "
   oglas

Metoda 2 od 3: Razgovarajte izravno s nekim

1. 

   Pažljivo slušajte kad netko razgovara s vama. Kad god netko razgovara s vama, uspostavite kontakt očima i obratite pažnju na ono što govori. To pokazuje da slušate i razumijete što govore.
   • Obratite punu pažnju na zvučnik kako bi se osjećali ugodno kad razgovaraju s vama.
   • Nagnite se blizu ili pitajte svog partnera možete li se preseliti na mirnije mjesto ako vam je teško jasno čuti.

2. 

   Obratite pažnju na neverbalne znakove zvučnika. Govor tijela može prenijeti više nego samo čovjekove riječi. Dok netko razgovara, promatrajte njegov govor tijela kako biste vidjeli kako biste trebali reagirati.
   • Na primjer, ako netko nastavi razgledavati ili okretati noge naprijed-natrag, može biti zabrinut ili uplašen. Pitajte ih jesu li dobro, umjesto da odgovore na ono što govore.
   • Također biste trebali slušati način na koji govore. Ako govore naglas ili uvredljivo, vjerojatno su uzrujani ili bijesni zbog razgovora. Trebat će vam drugačiji pristup prilikom reagiranja kako biste izbjegli daljnji stres.

3. 

   Izbjegavajte odgovarati dok netko govori. Ako ste previše uzbuđeni ili oduševljeni odgovaranjem prije nego što netko završi s razgovorom, primijetit će i možda će se uznemiriti. Pričekajte dok ne završe razgovor i čuli ste sve što žele reći prije nego što date odgovor.
   • Bilo bi nepristojno miješati se u vlastite misli dok netko drugi govori.

   Savjet: Slušajte i imajte na umu glavne točke na koje planirate odgovoriti dok netko govori, ali nemojte zanemariti ono što kasnije kažu kako biste mogli dati pametnije ili brže odgovore. brzo.

4. 

   Pričekajte dok ne završe s govorom prije nego što progovorite. Kad razgovarate s nekim, pustite ga da završi svoje misli prije nego što odgovorite. Na taj ćete način znati sve činjenice i informacije koje žele prenijeti kako biste mogli dati pronicljive i pronicljive odgovore.
   • Ponekad će ljudi dodati malo više informacija nakon što završe razgovor. Na primjer, mogli bi reći: "Oh, čekaj, zaboravio sam ovo reći." Neka kažu sve što žele reći.

5. 

   Razmislite o odgovoru kako biste mogli razgovarati s povjerenjem. Prije nego što odgovorite, odvojite trenutak i razmislite o svim informacijama koje već znate. Ako date odgovor izvan teme, druga će osoba pomisliti da zapravo niste slušali ono što su rekli.
   • Uzimanje trenutka za razmišljanje o tome kako odgovoriti, također osigurava vaš inteligentan odgovor.

6. 

   Postavljajte pitanja ako trebate objašnjenje ili više informacija. Ako ne možete čuti ili razumjeti što netko govori, ne pokušavajte odgovoriti nerazumijevanjem ili zabludom. Pitajte ih što su rekli ili što su mislili kako biste mogli odgovoriti u skladu s tim.
   • Ako niste sigurni u nečije namjere ili želite da objasne svoje pravo značenje prije nego što odgovore, postavite otvoreno pitanje: "Kako to mislite?"
   • U redu je ponovno pitati nekoga ako ne čujete ili ne razumijete u potpunosti ono što je rekao.

7. 

   Govorite izravno i jasno kad odgovorite. Nakon što izvagate informacije koje dobijete i razmislite o tome što želite reći, govorite jasno i samopouzdano. Ne upotrebljavajte dvosmislen ili oprečan jezik da biste pokušali izgledati brže ili pametnije. Ljudi cijene istinu, zato dajte iskrene povratne informacije kako biste pokazali da ih volite i razumijete.
   • Pazite da obraćaju pažnju kako ih ne biste morali ponavljati.
   • Znajte želi li netko drugi razgovarati i pružite mu priliku za razgovor.
   • Neka druga osoba odgovori na ono što ste rekli. Ne napuštajte i ne prekidajte razgovor jer ste imali priliku razgovarati.

8. 

   Pripremite se kad se netko usprotivi. Čak i ako ste razmislili o onome što želite reći, uvijek postoji šansa da se netko usprotivi vašim riječima. I to je u redu! Budite spremni u slučaju da se netko svađa ili pokušava previdjeti ono što govorite.
   • Ostanite mirni i nemojte se ljutiti ako vas netko pokušava isprovocirati.
   • Neka drugi potvrde svoja uvjerenja i mišljenja. Ne pokušavajte ih prisiliti da prihvate vaše stajalište.
   oglas

Metoda 3 od 3: Povratne informacije putem e-pošte

1. 

   Odgovorite na e-poruke u roku od 48 sati. Pravovremeni odgovor na e-poštu važan je za pokazivanje uljudnosti i profesionalnosti.Ne morate odmah odgovoriti, ali trebali biste odgovoriti u roku od najmanje 2 dana.
   • Bez obzira je li adresa e-pošte irelevantna za vas ili greškom, odgovorite pošiljatelju da biste je obavijestili da je poslao pogrešnu osobu.

2. 

   U odgovoru na e-poštu upotrijebite profesionalni pozdrav. E-pošta je često formalnija od tekstnih poruka ili telefonskih poziva. Odgovorite s "Zdravo" ili "Bok" ispred imena osobe da biste pravilno pokrenuli e-poštu.
   • Ako osoba kojoj odgovarate posebno želi pozdraviti ili želi da je pozovete po imenu, učinite kako je zatraženo. Na primjer, ako žele da ih zovete kratkim imenom, poput "Bob" umjesto "Robert", koristite to dano ime.

3. 

   Ograničite upotrebu uskličnika. Odgovor bi trebao imati odgovarajuću gramatiku, pravopis i interpunkciju. Međutim, upotreba previše uskličnika može učiniti da djelujete neiskreno ili pretjerano agresivno. Izbjegavajte ih koristiti ako nije prikladno.
   • Uskličnici su izvrstan način da nekome čestitate ili prenesete uzbuđenje, ali ako budu zlostavljani, oni će biti neučinkoviti.

4. 

   Izbjegavajte fontove koje je teško vidjeti kada šaljete e-poštu. Odaberite osnovni font kako bi vaša e-pošta izgledala profesionalno. Nemojte koristiti šareni font ili font poput Comic Sans kada šaljete e-poštu s povratnim informacijama.
   • Osnovni izbor je veličina 10 ili 12 za font Arial ili Times New Roman.

5. 

   Obratite pažnju na primatelja u odgovoru na e-poštu. Ponekad pomaže uključiti nekoga drugog u odgovor kako biste ga mogli uključiti u raspravu. Međutim, slanje nepovezanom savjetniku ili kolegi zapravo će uznemiriti ili naljutiti osobu na koju odgovarate.
   • Ako u e-poštu trebate uključiti nekoga drugog, upotrijebite značajku "BCC", što znači slanje e-pošte mnogim ljudima, ali podaci o tim ljudima bit će privatni.

6. 

   U grupi e-poštom navedite kome želite odgovoriti. Ako je odgovor svima u grupi bio ispravan odgovor, odaberite "Odgovori svima" kad ga vratite. Međutim, ako trebate pitati ili pojasniti određenu temu ili problem s osobom, pošaljite je izravno toj osobi.
   • Ako je u e-poruci velika grupa ljudi, ali trebate odgovoriti samo nekolicini ljudi, samo trebate odgovoriti tim ljudima.

7. 

   Izbjegavajte slanje e-pošte s zahvalnicom ako to nije potrebno. Kratka e-pošta koja nije korisna za razgovor neće biti potrebna. Ako pošiljatelj ne zatraži da potvrdite da ste primili i razumjeli e-poštu, slanje e-poruka s "Hvala" bit će nepotrebno i dosadno.

   Savjet: Ako vam netko pošalje "pregledanu" poruku, potvrdite da ste dobili e-poštu klikom na poruku da biste mu poslali obavijest.

8. 

   Ponovno pročitajte e-poštu i provjerite primatelja prije slanja. Pravopisne ili gramatičke pogreške mogu učiniti vašu e-poštu neprofesionalnom. Prije slanja, odvojite trenutak da ponovno pročitate odgovor. Provjerite ispravnost pravopisa i gramatike te pošaljite pravu osobu.
   • Ne ovisite o provjeri pravopisa da biste pronašli sve pogreške!
   • Pokušajte naglas pročitati e-poštu prije slanja kako biste mogli jasno čuti sadržaj.
   • Aplikacije ili programi za e-poštu često automatski popunjavaju adrese e-pošte dok upisujete polja s podacima o primateljima, što može uzrokovati slučajno slanje e-pošte pogrešnoj osobi.
   oglas