Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 2: 1. dio: Imati prave vještine
• Metoda 2 od 2: Dio 2: Budite reprezentativni
• Savjeti
• Upozorenja

Svaka tvrtka koja prima posjetitelje treba recepcionara. Recepcionar je netko tko prima posjetitelje na šalteru tvrtke ili ustanove. Obično je to prva osoba koju bi posjetitelj trebao upoznati, a kao što znate, prvi su dojmovi uvijek vrlo važni. Recepcionar mora posjetitelja primiti ljubazno i ​​odgovoriti točno, također telefonom ili e-poštom. To je, kao, posjetnica tvrtke.

Kročiti

Metoda 1 od 2: 1. dio: Imati prave vještine

1. Imati izvrsne organizacijske sposobnosti. Kao recepcionar vi ste posjetnica tvrtke - vi ste osoba s kojom kupac prvo razgovara i kojoj zaposlenici dolaze radi informacija i planiranja. Uz pozivanje i upućivanje posjetitelja, često morate imati posla s kupcima, organizirati sve vrste događaja, dogovarati sastanke itd. Budući da to podrazumijeva brojne odgovornosti, važno je da ste kao recepcionar dobro organizirani, tako da možete učiniti nekoliko stvari istodobno.može učiniti. Ako ne možete istodobno preuzeti nekoliko zadataka i izvršiti ih ispravnim redoslijedom, nećete izdržati dugo kao recepcionar.
   • Dobar način za organizaciju je ulaganje u sustav arhiviranja s kojim možete surađivati. Važno je da znate koji papiri i podaci mogu biti potrebni vašem šefu, kolegama i kupcima. Sve ove podatke čuvajte u različitim mapama - na radnoj površini računala ili na papiru. Organizirajte svoj sustav na način koji najbolje odgovara vama - ako za to trebate neonske ljepljive bilješke, i to je u redu.
   • Ako se organizirate, to znači da se možete motivirati - ne treba vam nitko tko će vam reći kako nešto učiniti ili vas držati na dobrom putu. Ako ste dobro organizirani, točno znate koje zadatke morate izvršiti u jednom danu i koje stvari imaju prioritet.
   • Obavezno imajte pri ruci (puno) telefonskih brojeva, na primjer brojeve kolega, izvođača, prodavača, hitnih službi itd. Trebat će vam svi u određeno vrijeme. Telefonske brojeve pohranite u poseban računalni program ili u Rolodex.
2. Obavezno imajte malo tehničkog znanja. Najvažniji dio tehnologije s kojim se recepcionar mora nositi je telefon - i svi oni gumbi i crte povezani s njim. Računalne vještine su također neophodne - većina recepcionera mora znati slati e-poštu i biti dobra u korištenju programa za obradu teksta. Korisno je i ako znate izrađivati ​​proračunske tablice i koristiti programe specifične za tvrtku u kojoj radite.
   • Imajte na umu da ćete najvjerojatnije također trebati biti sposobni rukovati kopirnim strojem, skenerom i pisačem (i riješiti probleme s kojima se vaši suradnici susreću pri radu s tim uređajima). Ako znate kakvu opremu koristite, zaronite u priručnike kako biste mogli riješiti najčešće probleme.
3. Budite pouzdani. Očekuje se da će recepcionar biti stalno za svojim stolom - tvrtka dobiva loše ime ako se nitko ne javi na telefon ili ako su čekanja jako duga. Učinite pouzdanje svojim prioritetom - ako vaš šef zna da se može osloniti na vas i da ste uvijek tu da pomognete, postajete nezamjenjivi.
4. Budi dobar slušatelj. Važan dio recepcije je slušanje drugih ljudi - telefonom, kada kupac postavi pitanje za stolom ili kada vam se proslijede informacije. Ako dobro slušate, možete raditi učinkovitije - moći ćete lakše rješavati probleme ako odmah shvatite što netko traži od vas, a kupce možete bolje uputiti u odjel gdje im se može pomoći.
5. Zabilježite sve. Kad vas šef zatraži da nešto učinite, zabilježite detalje. Kad kupac nazove, obavezno zapišite njegove podatke (ime, podatke za kontakt, što želi, itd.). Bilješke vam pomažu da ostanete organizirani i podsjećaju vas na sve sitnice koje se pojave u danu. Bilješke zapisujte u bilježnicu ili bilježnicu i stalno ih držite kod sebe. Iznenadit ćete se koliko je to korisno, pogotovo ako želite znati što je htjela ona osoba koja je nazvala prije pet sati.
   • Obavezno ispišite poruke i pročitajte što ste napisali. Ponovite poruku i / ili podatke za kontakt dok ih zapisujete kako biste bili sigurni da imate točne podatke.
6. Uljudno se odgovorite na telefon standardnim pozdravom, poput "Dobro jutro, razgovarate s ____ (vaše ime), od ____ (naziv tvrtke), kako vam mogu pomoći?Obavezno se javite na telefon nakon jednog ili dva zvona. Nije u redu stavljati ljude na čekanje dulje od minute (to je duže nego što možda mislite).
   • Pažljivo slušajte ime osobe koju osoba koja zove traži. Ponovite ako želite biti sigurni. Pitajte može li pozivalac napisati ime ako je to teško razumjeti.
   • Prenesite razgovor uredno uz standardnu ​​frazu, poput "Čekajte malo, prevest ću vas do gospodina Smitha". Ili ako je osoba u razgovoru: "Gospodin Smit je trenutno u razgovoru. Želite li pričekati ili ću proslijediti poruku?". Uljudno zahvalite pozivatelju i preusmjerite poziv.
7. Dostavljače paketa pozdravite s jednakom profesionalnošću i ljubaznošću kao i bilo koji drugi posjetitelj. Možda ćete morati potpisati dostavu. Provjerite je li vaš potpis čitljiv. Dostavljaču će možda trebati upute gdje staviti paket. Obavezno kontaktirajte odgovarajuće zaposlenike za takva pitanja.
8. Primite kupce koji dolaze u posao učinkovito i uljudno. Nakon što vam posjetitelj kaže tko su i koga traže, povežete se s tom osobom i kažete joj tko je tamo. Standardna rečenica koju za ovo možete koristiti je: "Gospodin Smit, gospođa Jansen iz XYZ b.v. je ovdje zbog sastanka u 2 sata". Uvijek pokušajte navesti ime i prezime te tvrtku koju predstavljaju. Korisno je pitati ima li zakazan sastanak. Gospodin Smit tada će dati daljnje upute o tome gdje natjerati kupca da čeka i koliko će to trebati. Tada posjetitelju možete reći: "Gospodin Smit stiže za minutu". Ili: "Gospodin Smit kaže da završava sastanak i da će biti tamo za 5 minuta. Molim vas, sjednite".

Metoda 2 od 2: Dio 2: Budite reprezentativni

1. Imajte pozitivan stav. Kao što je gore spomenuto, recepcionar je posjetnica tvrtke - kupci vas prvo vide i odgovaraju na pitanja ljudi koji ne mogu doći u ured. Nitko ne želi da ga dočeka kiselo ili mrzovoljno lice. Uvijek imajte osmijeh na licu i vedru osobnost. Budite strpljivi s teškim kupcima, čak i ako vam idu na živce.
   • Čak i ako imate vrlo teškog klijenta, i dalje se podsjećajte da imate snažnu, sretnu osobnost. Recite si da oni iskaljuju vaše frustracije na vama, ali znajte da dokle god se potrudite da ih prilagodite, vi niste ta koja radi nešto loše. Bolje se ohladiti nego eksplodirati.
2. Pripremite pozdrav. Uvijek je važno kupce pozdraviti prijateljski. Čak i ako morate nešto završiti prije nego što možete pomoći kupcu, važno je pozdraviti ga kako bi znali da su viđeni i da će im se pomoći.
   • Na primjer, možete pozdraviti sa: "Dobro jutro! Ako sjednete, odmah dolazim s vama!".
3. Biti pristojan. Imaj poštovanja. Ponašajte se prema svima kao da su najvažnija osoba koja će danas ući u ured. Ovo je vaš posao - nikoga nije briga što ste jutros sate proveli u gužvi ili što ste novu kožnu obuću samo prelili kavom. Osobne brige ostavite kod kuće. Neka se kupac osjeća ugodno i uživajte u razgovoru s vama.
4. Predstavnik haljine. Predstavljate tvrtku, pa morate izgledati uredno. Uložite u odjeću koja odgovara korporacijskoj kulturi. Ako ste recepcionar za određenu vrstu posla (na primjer, marka odjeće), možda bi bilo dobro nositi odjeću te marke. Naginjte konzervativnoj strani, osim ako ne radite na mjestu gdje su moda ili drugi čimbenici važni.
   • Provjerite ima li vaša tvrtka posebne propise u vezi s odjećom. Vaša tvrtka može biti u redu sa svečanom radnom odjećom, ali nikada vas se ne sjeća do odjenite se formalno (trenirke se možda ne cijene).
5. Uvijek izgledajte uredno.

Savjeti

• Osobne stvari držite odvojeno od posla. To također znači da na poslu ne vodite osobne razgovore i e-poštu. IT odjel može nadgledati vaše računalne aktivnosti.
• Budite ljubazni prema menadžerima, pogledajte možete li im pomoći kad nemate što raditi.
• Sjetite se tko vam isplaćuje plaću i uvijek ih poštujte.
• Nađite nekoga tko može pripaziti na stol ili telefon kad trebate ići u kupaonicu, kad izađete na ručak, na odmor itd. Na taj način neće vas čekati ljutiti ljudi kada se vratite.
• Pitajte kolege možete li išta pomoći. Prijatelje možete stvoriti boljim pomažući nego neprijateljima prigovarajući.
• Rukovanje poštom često je također dio vašeg posla. Prvog dana odmah shvatite kamo treba ići, tko će ga dostaviti i kada.
• Uvijek budite spremni naučiti novi zadatak. Svestranost vam može puno donijeti.
• Napišite poruke u dva primjerka i dajte kopiju osobi kojoj je poruka namijenjena. Ili upotrijebite dnevnik, što olakšava pronalaženje stvari, pogotovo ako tražite ime ili telefonski broj.

Upozorenja

• Nikad nemojte reći "Neću". Tada ćete brzo izgubiti posao.
• Ne pretvaraj se da si fin. Ljudi to točno vide. Budite iskreno zainteresirani, pristojni i s poštovanjem. Ako to ne možete učiniti, ne biste trebali postati recepcionar. Rušite reputaciju tvrtke. Radije potražite posao u uredu gdje ne morate izlaziti javno.
• Nemojte se prepirati s kupcem ili pozivateljem. Uputi ga nadređenom.