Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 2: Postavljanje izvješća
• Dio 2 od 2: Sastavljanje svega

Izvještaj o stanju može se činiti dosadnim radom, ali njegovo pisanje zapravo može biti dobra prilika za komunikaciju s upravom. Bez obzira na projektu na kojem radite, trebali biste se usredotočiti na pružanje konkretnih detalja koji opisuju proračun i napredak projekta. Na početku stavite najvažnije informacije u sažetak. Zatim nastavite s glavnim detaljima koji opisuju projekt u smislu rezultata i izazova. Neka stvari budu kratke, ali informativne, a uprava je oduševljena.

Kročiti

Dio 1 od 2: Postavljanje izvješća

1. Usredotočite se na troškove i raspored. Bez obzira na projektu na kojem radite, menadžeri žele znati kako stoje stvari u pogledu proračuna i napretka. Postavite svoje izvješće prikupljajući informacije o financijskom poslovanju projekta. Uz to, na vrijeme dajte nekoliko komentara o tome je li projekt na pravom putu.
2. Budite iskreni u vezi s problemima. Ako znate da postoje problemi s troškovima i napretkom projekta, nemojte ih skrivati. To će tek kasnije dovesti do većih problema. Umjesto toga, razmislite o tome kako se ti problemi odnose na stvari koje idu dobro.
   • Na primjer, ako vaš projekt uključuje proizvodnju i isporuku 1.000 majica za 1.000 američkih dolara, mogli biste biti zabrinuti ako ste zaradili samo 300, a već potrošili 500 američkih dolara.
   • Mogli biste se naći i dva dana prije roka i to komentirati.
3. Ponudite rješenja za probleme. Dio svrhe izvješća o statusu je pomoći upravitelju da odluči o sljedećim koracima. Možete pomoći predlažući rješenja za određene probleme koje primijetite. Dok postavljate izvješće, bilježite kako su vaša rješenja relevantna za troškove i napredak.
   • Na primjer, ako je posao s vašim majicama prije roka i zaostaje za proračunom, to biste mogli vidjeti kao razlog za ubrzanje proizvodnje i uravnoteženje stvari.

Dio 2 od 2: Sastavljanje svega

1. Dajte izvještaju naslov. Započnite svoje pisano izvješće kratkim sažetkom, naslovom i datumom. Budući da bi izvješća o statusu trebala biti kratka, ne moraju biti na zasebnoj naslovnoj stranici. Ako izvještaj podnosite e-poštom, dovoljno je imati jasnu temu kako bi vaš upravitelj znao o čemu se radi u e-pošti.
   • Nešto poput "Izvješća Parker Transport za kolovoz 2017." je u redu.
   • Uvijek dajte podatke kako bi bilo jasno o kojem razdoblju izvještavate.
   • Ako vaša tvrtka koristi određene formate izvješćivanja, pobrinite se da koristite i njih.
2. Započnite sa sažetkom. Menadžeri su zauzeti i moraju odmah vidjeti najvažnije informacije. Nekoliko redaka na početku izvješća ide u srž stvari, ukratko objašnjavajući kako projekt ide u smislu proračuna i napretka.
   • Pokušajte osigurati da vaš upravitelj vidi sve informacije u prvim minutama čitanja izvješća.
   • Na primjer, svoje izvješće možete započeti odmah s nečim izravno poput: „Parker Transport trenutno prelazi raspored. Potrošili smo 50% proračuna i proizveli 30% proizvoda. Ubrzavanjem proizvodnje možemo smanjiti troškove. "
   • Ako su menadžeri zadovoljni onim što vide na početku, možda već znaju dovoljno. Ako u sažetku postoji nešto što ukazuje na problem, mogu se brzo prebaciti od tamo do relevantnih informacija dalje u izvješću.
3. Navedite najrelevantnije detalje. Navedite najvažnije rezultate do sada, usredotočujući se na prekretnice i ključne podatke. Obavijestite svog menadžera u smislu rezultata, a ne aktivnosti.
   • Na primjer, nemojte pisati nešto poput „Naši vođe proizvodnje, Frank i Sandra, učinili su dobar posao. Frank je uvijek tu vrlo rano, a Sandra uvijek posljednja odlazi kako bi se pobrinula da sve napravimo na vrijeme. "
   • Umjesto toga, naglasite ključne podatke: "20% smo ispred roka, jer su voditelji proizvodnje (Frank i Sandra) povećali vrijeme proizvodnje za dva sata dnevno."
4. Organizirajte činjenice. Ovdje izvješće možete prilagoditi stilu vašeg menadžera. Ako znate način rada vašeg menadžera, možete prilagoditi izvješće u skladu s tim. Ako niste sigurni, usredotočite se na kratak izravni sažetak u stilu koji dobro poznajete.
   • Ako vaš menadžer želi vidjeti veliku priču, možete jednom poglavlju dati naziv "Rezultati", drugom "Izazovi", a trećem "Rješenja".
   • Za menadžera koji voli stvari vidjeti kronološki, isprobajte poglavlje "Napredak ovog tjedna", a zatim "Sljedeći koraci".
5. Koristite metke. Menadžerima se moraju pružiti potrebne informacije na brz i jednostavan način. Odlomci su predugi za čitanje i prikrivanje ključnih podataka. Ali s popisima je lako pregledati izvješće.
   • Ako vaš menadžer ili tvrtka izričito traži potpuno napisano izvješće, naravno morate ispuniti tu želju.
6. Po potrebi dodajte vizualne elemente. Neki menadžeri smatraju korisnim dodavanje vizualnih znakova kako bi objasnili kako ide projekt. Na primjer, mogli biste staviti zeleno svjetlo pored metka o troškovima, ako to dobro ide, ali narančasto svjetlo pored svjetla o napretku, ako vjerojatno malo zaostajete.
7. Pregledajte i izmijenite svoje izvješće po potrebi prije nego što ga pošaljete upravitelju. Pravopisne pogreške i nepretrgane rečenice nikada nisu valjane, čak ni u kratkom, relativno neformalnom izvješću o statusu. Ne oslanjajte se isključivo na elektroničke provjere pravopisa i gramatike. Da bi izvješće bilo kratko i izravno, razmotrite što se može ukloniti (poput nepotrebnih priloga i pridjeva).
   • Na primjer, izbjegavajte fraze poput "Kolovoška prodaja ide dobro, najbolji mjesec do sada, zahvaljujući uistinu izvrsnim naporima Marie i Sama."
   • To možete reći i sažeto: "Kolovoška prodaja je najbolja do sada, zahvaljujući marljivom radu Marie i Sama."
8. Izvještavajte najmanje jednom mjesečno, osim ako nemate drugih uputa. Vaša tvrtka može zatražiti da dostavite izvješća o statusu prema određenom vremenskom okviru, na primjer tjedno ili dvotjedno. Izvještavanje barem jednom mjesečno općenito je dobro za informiranje vašeg menadžera. Obratite mu se ako niste sigurni kada trebaju biti izvješća o statusu.
   • Ako vaš upravitelj želi rjeđe dobivati ​​izvještaje, naravno, učinit ćete kako se od vas zatraži.