Sadržaj

• Kročiti
• 1. dio od 2: Uljudno otkažite svoj sastanak
• Dio 2 od 2: Dogovorite drugi sastanak
• Savjeti

Bilo da je to zbog neočekivanog kašnjenja, problema u prometu ili nesporazuma u planiranju, ponekad je neizbježno morati otkazati sastanak. Prenošenje vijesti osobi koja će vam nedostajati može biti zastrašujuće, ali ako ste iskreni, pristojni i obavijestite ih što je prije moguće, osoba će to vjerojatno razumjeti. Zakažite novi sastanak istodobno kada otkažete ili što je prije moguće i ponudite mu sastanak u blizini osobe kako biste joj olakšali.

Kročiti

1. dio od 2: Uljudno otkažite svoj sastanak

1. Što prije kontaktirajte osobu s kojom ste se dogovorili. Što duže čekate s tim, to će mu biti teže. Otkazivanjem unaprijed, naznačujete da poštujete njegovo vrijeme.
2. Nazovite da osobno otkažete svoj termin ako otkažete u zadnji čas. Ako je manje od jednog dana, trebali biste izravno nazvati osobu s kojom ste se dogovorili. Slanje e-pošte, slanje SMS-ova ili pozivanje zaposlenika umjesto toga možete naići na nemara kada ga gnjavite promjenom u posljednjem trenutku.
3. Iskreno se ispričajte. Čak i ako otkažete unaprijed, recite mu da joj je žao što ste morali otkazati sastanak. Možda je otkazao druge planove za susret s vama i vjerojatno ste mu otkazali neugodnosti.
   • Dovoljna je kratka i jednostavna isprika, poput "Žao mi je što ovaj put ne mogu stići."
   • Ne upotrebljavajte nejasan jezik ili recite da "možda" ne možete održati dogovor. Uvijek je bolje biti iskren i iskren.
4. Ukratko objasnite zašto nećete uspjeti. Ako imate dobar razlog, kao što su problemi u prometu ili bolest, javite mu da ste ga zato morali otkazati. Ako imate manje prihvatljiv razlog, na primjer da ste zaboravili sastanak ili ste slučajno zakazali dvostruki sastanak, navedite općenito objašnjenje, na primjer, "Nešto se pojavilo od čega ne mogu pobjeći."
   • Nema potrebe detaljno govoriti o razlogu, čak i ako ste iskreni. Ako nastavite s vezenjem, može se činiti da nešto izmišljate.
   • Nikad nemojte reći "nešto važnije je došlo između" ili slično.
   • Ne izgovaraj se. Riskirate da druga osoba utvrdi da niste bili fer, što bi moglo pogoršati situaciju.
5. Dajte osobi do znanja da cijenite njihovo vrijeme. Svakako naglasite da cijenite njegovo prenošenje termina i da vam je žao što morate otkazati. Jasno stavite do znanja da prepoznajete da njegovo vrijeme nije neograničeno.
   • To je posebno važno ako bi vam se druga osoba trebala obratiti kao usluga, poput profesionalca u vašem području s više iskustva.

Dio 2 od 2: Dogovorite drugi sastanak

1. Ponudite ponovni susret ako otkažete. To vam ne samo da će kasnije uštedjeti gnjavažu oko ponovnog rasporeda, već će pokazati da ste i dalje zainteresirani za sastanak. Kada zovete ili šaljete e-poštu radi otkazivanja, na kraju biste trebali reći da želite prebaciti termin kada mu to najbolje odgovara.
2. Dajte nekoliko puta kad budete spremni za susret. Morate dati sve od sebe kako biste ispunili raspored druge osobe, ali korisno im je dati nekoliko mogućnosti na izbor. Tri ili četiri puta saznajte da ste na raspolaganju i pitajte jesu li ta vremena prikladna za njega ili nju.
   • Na primjer, možete reći: "Slobodan sam u petak nakon 14:00 i uvijek u ponedjeljak ili utorak između 13:00 i 17:00. Jesu li vam prikladna ta vremena ili više volite neko drugo vrijeme? "
3. Ponudite im sastanak izbliza. Da biste nadoknadili otkazivanje prvog sastanka, bilo bi dobro pokušati mu olakšati reprogramirani sastanak. Ponudite joj susret s osobom u njegovom uredu ili negdje blizu mjesta u kojem će se ona u tom trenutku nalaziti.
   • Također možete predložiti sastanak putem Skypea ili Google Hangoutsa ako je osoba s kojom pokušavate pregovoriti vrlo zauzeta ili je daleko.
4. Odaberite vrijeme kada znate da možete uspjeti. Nakon što jednom otkažete, ponovno otkazivanje može biti još neugodnije ili neugodnije, a možete oštetiti svoj ugled kod osobe s kojom se sastajete. Pažljivo provjerite svoj raspored i uvjerite se da vam je novo dogovoreno vrijeme prikladno i da za to vrijeme nema velike šanse za nešto neočekivano.
   • Primjerice, ako u prosincu nemate sastanaka, ali iz iskustva znate da će vam kalendar biti pun oko praznika, bolje je ne premještati svoj termin na te dane.
5. Snimite dogovoreno vrijeme. Nakon što odaberete vrijeme za zakazivanje sastanka, stavite ga u svoj kalendar. Također možete stvoriti fizičku bilješku i staviti je negdje gdje ćete je vidjeti kako biste se podsjetili.
6. Zahvalite osobi na strpljenju kad se sretnete. Započnite svoj sastanak tako da zahvalite osobi ili ljudima koje ste upoznali na premještanju sastanka. Ne morate se ponovno ispričavati, ali pokazivanje da ga cijenite zbog prilagodbe vašeg rasporeda pokazuje da cijenite njegovo vrijeme.

Savjeti

• Trebali biste izbjegavati otkazivanje dogovora što je više moguće, jer to može biti loše za vas i oštetiti vaše odnose.
• Ako ste se susreli s nekim čije usluge plaćate, poput savjetnika, provjerite ima li on ili ona pravila otkazivanja.