Sadržaj

• Koraci
• Savjeti
• Upozorenja

U poslovanju postoje dva glavna područja koja računovođa mora održavati - potraživanja i obveze. To su dva smjera čiji nazivi govore sami za sebe. Ako je prvi odgovoran za primanje sredstava od prodaje roba i usluga, onda je drugi odgovoran za plaćanje robe i usluga potrebnih za poslovanje. Ovaj članak će vas naučiti kako pratiti potraživanja, pod pretpostavkom da je kupac već primio robu ili usluge, a da je račun također poslan na plaćanje.

Koraci

1. 1 Izradite zasebni račun za svakog klijenta u svom računovodstvenom sustavu. Za vođenje malih zapisa možete koristiti Excel (Microsoft Excel). Međutim, ako imate veliki broj transakcija, bolje je koristiti posebne računovodstvene programe kao što su 1C, QuickBooks.
   • Morate imati podatke o tvrtki: ime, kontakt osobu, adresu, broj telefona i faks.
   • Unesite podatke u elektronički sustav dodjeljujući im broj računa ili identifikacijski kod.
   • Kada prodajete robu ili usluge ovom korisniku, unesite podatke u njihovu fakturu.
   • Evidenciju vodite elektronički, a papirnate kopije čuvajte ako to zahtijevaju računovodstvene politike.
2. 2 Izradite izvještaj o osobama s dospjelim dugovima većim od 30 dana u računovodstvenom programu za mjesečno računovodstvo. Provjerite jesu li vaše račune profesionalno pripremljene i sadrže logotip i naziv vaše tvrtke, kao i adresu, brojeve telefona i faksa.
   • Potraživanja koristite samo za one klijente koji vam duguju. Pošaljite tim klijentima popis transakcija. Ovaj dokument također mora sadržavati datum kupnje, iznos duga, troškove povezane s dostavom i dodatne usluge.
   • Svaki račun za plaćanje mora sadržavati kaznu primijenjenu u slučaju kašnjenja u plaćanju. Takve uvjete treba pregovarati s klijentom.
   • Račune plaćene nakon dogovorenog roka dospijeća također treba uključiti u izvješće. Napravite popis koji uključuje datum kupnje i datum kašnjenja plaćanja (na primjer, 30, 60, 90 i 120 dana ili više).
3. 3 Unesite podatke o plaćanju dok sredstva primate od klijenta, zatvarajući njegov dug prema vašoj tvrtki.
4. 4 Obratite se agenciji za naplatu ako imate dugoročni dospjeli dug. Tako ćete smanjiti loše dugove i povećati svoju imovinu u opticaju.

Savjeti

• Mnogi računovodstveni programi imaju obrasce za generiranje potrebnih izvješća. Međutim, obrasce možete pronaći i na Internetu. SampleWords.com ima različite oblike na engleskom jeziku koje možete besplatno preuzeti.

Upozorenja

• U vašem je interesu pohraniti skenirane narudžbe, otpremne dokumente, kao i druge dokumente u zasebne elektroničke mape, ako ne smatrate potrebnim pohraniti ih u papirnatom obliku. Bolje je imati puno dokumenata nego nedovoljno ako morate dokazati dug klijenta.