Sadržaj

• Koraci
• Metoda 1 od 2: Sortirajte po abecedi
• Metoda 2 od 2: Indeksiranje dokumenata
• Savjeti
• Upozorenja

Organiziranje ispisanih dokumenata - kako za poslovne, tako i za osobne svrhe - može se obaviti bez mnogo muka sortiranjem po abecedi. Ova organizacija dokumenata omogućit će vama i bilo kojoj drugoj osobi da brzo pronađete potrebne podatke, kao i osigurati zaštitu dokumenata. Međutim, nije sve tako jednostavno, a postoji nekoliko suptilnosti u sortiranju dokumenata po abecedi, o čemu ćemo vam sada reći.

Koraci

Metoda 1 od 2: Sortirajte po abecedi

1. 1 Organizirajte dokumente abecednim redom prema naslovu. Za to upotrijebite takozvani abecedni indeks.
2. 2 Stavite dokumente u jednu ili drugu mapu sa slovima, na temelju toga s kojim slovom počinju. Razvrstavanje dokumenata koji počinju istim slovom treba se temeljiti na drugom slovu imena. Ako je drugo slovo isto, onda treće. Ili četvrti. Ili peti. Tu nema odstupanja od ovog algoritma i ne može biti, ali će vas stostruko nagraditi - ovo će sortiranje izbrisati sve bijele mrlje u dokumentaciji.
3. 3 Opišite kako ste sortirali dokumente. Želite da svi koji imaju pristup dokumentima koje ste naručili znaju kako su oni uređeni.
4. 4 Stavite dokumente u ladicu ili na mjesto gdje ih treba držati u redu. Kada dokumentima dodajete nešto novo, ne zaboravite na abecedu!

Metoda 2 od 2: Indeksiranje dokumenata

1. 1 Koristite oznake sa slovima abecede. Indeksiranje (drugim riječima, potpisivanje) dokumenata osnova je osnove organiziranja dokumenata. U ovoj će se fazi dokumenti prenijeti u odgovarajuće odjeljke i odjeljke vašeg kataloga. Zapravo, nazivi odjeljaka koriste se za opisivanje njihovog sadržaja, a zatim naziv odjeljka postaje i naziv dokumenta. Rasporedite dijelove po abecedi koristeći donje savjete.
2. 2 Vlastita imena mogu se indeksirati sljedećim redoslijedom: prezime, zatim ime, pa patronim ili srednje ime. Interpunkcija se može zanemariti.
   • Ako se koriste prefiksi, povežite prefiks s dijelom imena kojemu prethodi i stavite ga na prvo mjesto. Nije potrebna interpunkcija.
   • Crtice se mogu zanemariti, a dijelove imena prije i poslije crtice treba staviti na prvo mjesto.
   • Kratice i riječi s jednim slovom indeksirane su kakve jesu. Inicijali su podijeljeni u zasebne dijelove.
   • Položaji i nazivni sufiksi navedeni su posljednji, pri čemu je prvo naznačeno mjesto, a zatim nastavak.
3. 3 Dokumenti koji se odnose na organizacije mogu se sortirati prema nazivima tih poduzeća. U tom se slučaju svaka riječ naziva organizacije smatra zasebnim elementom. Računovodstvo je istim redoslijedom kojim su riječi navedene u naslovu.
   • Kratice i riječi od jednog slova indeksirane su kakve jesu. U tom slučaju slova treba odvojiti razmacima i smatrati ih zasebnim elementima.
   • Interpunkcijski znakovi u ovom slučaju su izostavljeni, riječi prije i poslije interpunkcijskih znakova označene su u prvom elementu.
   • Brojevi i brojevi pišu se u slovnom formatu i indeksirani su kao da su izvorno riječi. Interpunkcijski znakovi opet su izostavljeni. Dokumenti čiji naziv počinje rimskim brojevima nalaze se ranije od sličnih čiji naziv počinje arapskim brojevima, dok su brojevi označeni od najmanjeg do najvećeg. Tek tada možete postaviti dokumente koji počinju riječima.
   • Svi su znakovi napisani riječima, svi brojevi izravno povezani sa znakom trebaju biti navedeni u prvom elementu.
4. 4 Nazivi vladinih organizacija indeksirani su prije svega sa zemljom i regijom nadležnosti određene organizacije. Naziv organizacije naveden je u sljedećem elementu, a riječi "uprava", "biro", "predstavnik" i slično navedene su na samom kraju.
5. 5 U slučaju da su imena ista, koristite adresu za katalogiziranje dokumenata. Koristite sljedeći redoslijed: naziv> regija> grad> naziv ulice> kućni broj.

Savjeti

• Uvijek vratite svoje dokumente odakle ste ih uzeli.
• Prilikom indeksiranja važno je prije svega slijediti standardna pravila, a tek onda - korporativna.
• Razviti sustav koji će naznačiti kada i od koga je dokument primljen.

Upozorenja

• Što više ljudi ima pristup katalogu dokumenata, to će biti više nereda.