Sadržaj

• Koraci
• 1. dio 2: Definiranje kvoruma kao većine
• Dio 2 od 2: Uspostavljanje kvoruma za statutarne dokumente
• Što trebaš

Kvorum je koncept koji definira minimalni broj ljudi potrebnih za određeni sastanak ili sastanak za pravo donošenja odluka.Prisutnost kvoruma osigurava da pravna ili financijska pitanja razmatra dovoljan ili reprezentativan broj članova organizacije. Iako kvorum u mnogim slučajevima može biti prosta većina, točan broj određen je pravilima i zakonima organizacije, a obično je naveden u podzakonskim aktima.

Koraci

1. dio 2: Definiranje kvoruma kao većine

1. 1 Pronađite broj članova odbora ili organizacije pozivajući se na njegova službena pravila donošenja odluka. To je potrebno za utvrđivanje kvoruma od slučaja do slučaja.
2. 2 Postoje slučajevi kada je za donošenje odluke potrebna samo jedna određena osoba. U takvoj situaciji prisutnost ovog člana bit će dovoljan i nužan uvjet za kvorum - to je takozvani kvorum jednog.
3. 3 Odredite koliko članova odgovara većini u vašoj organizaciji. Ako podzakonski akti ne određuju točnu vrijednost kvoruma, najbolje je to utvrditi prostom većinom članova prisutnih na sastanku.
   • Recimo da se odbor (vijeće) sastoji od osam članova: tada će većinu imati pet. Dakle, za kvorum vam je potrebno pet članova.
4. 4 Idite na definiciju točnog kvoruma u vašoj organizaciji i upišite ovu definiciju u podzakonska akta. Dodajte ovu definiciju na dnevni red sljedećeg sastanka, koji će se također morati sastati s većinom članova da odobri ovu odluku.
   • Možda ćete morati održati nekoliko sastanaka s većinom prisutnih članova kako biste utvrdili približan broj sudionika koji prisustvuju sastancima.

Dio 2 od 2: Uspostavljanje kvoruma za statutarne dokumente

1. 1 Odlučite koji je maksimalni broj sudionika koji se očekuje na sastanku u normalnim uvjetima (ne jako loše vrijeme itd.). Da biste to učinili, potrebno je uzeti u obzir iskustvo s prethodnih sastanaka, utvrđujući, prvo, koliko sudionika obično dolazi, i drugo, približan broj članova poželjnih za donošenje financijskih i organizacijskih odluka.
   • Pretpostavimo da ustanovite da samo tri osobe dolaze na svaki sastanak, čak i ako je ukupan broj članova odbora osam. U ovom slučaju, korisno je zamijeniti većinski kvorum kvorumom od tri u pravilima.
   • Ako broj članova odbora nije stalan i često se mijenja, kvorum možete definirati kao postotak od ukupnog broja članova u ovom trenutku.
2. 2 Glasajte za to da se nova definicija kvoruma uključi u podzakonska akta. Zamolite tajnika sastanka da zapiše ovu definiciju u zapisnik.
3. 3 Pošaljite ažurirane podzakonske akte s novom definicijom kvoruma svim članovima vaše organizacije i onim državnim agencijama koje zahtijevaju kopije vaših podzakonskih akata. Podsjetite sve da će se od sada odluke donesene na sastancima koje nemaju kvorum (prema novim pravilima) smatrati neprihvatljivima.
4. 4 Odlučite što će se dogoditi ako nema kvoruma: zakazujete li izvanredni sastanak ili čekate sljedeći prema rasporedu.
5. 5 Razmotrite dodatne načine za postizanje kvoruma. Članovima možete omogućiti daljinski pristup putem video ili konferencijskog poziva, povećavajući tako broj sudionika i osiguravajući kvorum.
6. 6 Započnite sastanke izvještajem predsjednika o tome je li soba dosegla kvorum. U pravilu, ako se kvorum promatra na početku sastanka, on se poštuje tijekom cijelog njegova trajanja. Ako kvorum nije postignut na početku, predsjedavajući bi trebao premjestiti planirana pitanja na sljedeći sastanak.

Što trebaš

• Statutarni dokumenti organizacije