Sadržaj

• Koraci
• Metoda 1 od 2: Osnove
• Metoda 2 od 2: Značajke
• Savjeti

Sažetak (uvod, bilješka) najvažniji je dio poslovnog dokumenta, posebno prijedloga projekta. Ovo je prva (a ponekad i jedina) stvar koja će se pročitati u vašem dokumentu, i posljednja stvar koja je napisana pri sastavljanju. Sažetak je kratki izvadak iz kojeg bi odmah trebalo postati jasno o čemu će se u dokumentu govoriti i koje će radnje trebati poduzeti.

Koraci

Metoda 1 od 2: Osnove

1. 1 Upamtite, životopis je kratki sažetak poslovnog dokumenta. Upravo "kratko" i precizno "sažeto". Životopis nije dokument slične važnosti i ozbiljnosti izvorniku, a ne zamjena za njega. Njegov volumen ne smije prelaziti 10% izvornog volumena. Ciljajte na 5 do 10% volumena.

   Savjet: Sažetak nije sažetak koji daje pregled sadržaja i strukture dokumenta ili knjige. Sažetak odražava glavnu bit dokumenta. Sažeci se češće pišu u obrazovnim ustanovama, dok sažeci sažetaka služe poslovnoj svrsi.

   
   
2. 2 Držite se pravila stila i organizacije teksta. Većina mjerodavnih izvora o pripremi poslovnih dokumenata kaže da morate slijediti određena pravila stila i strukturiranja. Ova pravila uključuju sljedeće:
   • Neka odlomci budu kratki i sažeti.
   • Životopis bi trebao biti razumljiv, čak i za osobu koja nije pročitala izvorni dokument.
   • Životopis bi trebao biti napisan na jeziku koji odgovara njegovoj ciljnoj publici.
3. 3 Iznesi problem. Problem u životopisu trebao bi biti jasno naznačen, bilo da se radi barem o pitanjima upravljanja lancem opskrbe, barem o marketinškim kampanjama u drugim zemljama. Sažeci zahtijevaju jasnu definiciju pitanja, jer dokumente na kojima se temelje (zahtjeve za prijedloge) često pišu ljudi tehničkih zanimanja kojima je teško istaknuti najvažniju stvar. Zato pokušajte jasno i jasno opisati bit problema.
4. 4 Predložite rješenje. Ako imate problem, trebate rješenje. Da biste privukli novac za rješavanje problema, morate ponuditi učinkovito rješenje problema. Imajte na umu da ako jasno ne navedete problem, rješenje možda neće zanimati nikoga.
5. 5 Upotrijebite grafiku, popise i naslove kako biste tekst bolje razumjeli. Sažetak projekta nije esej ili esej, ovdje nije potreban čvrst tekst. Poboljšati čitateljsku percepciju teksta ili napraviti sažetak projekta prikladnije za čitanje, može se koristiti:
   • Grafikoni i grafikoni. Dobar raspored na pravom mjestu može biti ključna točka životopisa. Vizualizacija problema često nije ništa manje učinkovita od bilo kojeg drugog analitičkog izvješća.
   • Popisi. Dugi popis podataka može se pretvoriti u čitljivije popise.
   • Naslovi. Organizirajte sažetak projekta koristeći naslove za usmjeravanje čitatelja dok dublje ulazite u sažetak projekta.
6. 6 Izbjegavajte profesionalizam i žargon. Žargon je neprijatelj razumijevanja, skriva pravo značenje i čini sažetak projekta nejasnijim i neodređenijim. Riječi poput "poluga", "pozadina" ili "temeljne kompetencije" ili čine dokument manje razumljivim ili ne govore ništa određeno.

Metoda 2 od 2: Značajke

1. 1 Pogledajte original. Budući da je životopis kratki sažetak drugog poslovnog dokumenta, nije potrebno spominjati da ga morate temeljito pročitati kako biste stvorili sažetu i informativnu verziju. Nije važno je li izvornik izvješće, poslovni plan, prijedlog, smjernica ili nešto drugo: pročitajte i izolirajte bit od njega.
2. 2 Napišite kratak sažetak. Što tvrtka za izradu dokumenata želi postići? Koja je svrha izvornog dokumenta?
   • Primjer: “Women WorldWide je neprofitna organizacija posvećena okupljanju žena diljem svijeta radi rješavanja obiteljskog nasilja i pomoći žrtvama obiteljskog nasilja. Sjedište organizacije je u Alberti, Kanada; održava kontakt sa ženama iz 170 zemalja svijeta. "
3. 3 Na zanimljiv način opišite bit projekta. Da, ovo može biti najteži dio pisanja životopisa projekta. U 2-3 rečenice morate objasniti zašto je vaše poslovanje tako dobro i zašto zaslužuje veću pozornost čitatelja.
   • Možda je među vašim klijentima i sam Michael Jordan, koji vas besplatno oglašava na svom Twitteru? Jeste li potpisali ugovor o partnerstvu s Googleom? Možda ste dobili patent ili ste zaključili svoj prvi veliki posao?

   Savjet: ponekad je dovoljan samo citat ili izjava. Cilj je privući pozornost svoje publike, prikazati svoje poslovanje u najboljem mogućem svjetlu i privući čitatelja dovoljno da pročita ostatak dokumenta.

   
   
4. 4 Opišite ozbiljan problem. Prvi pravi sastojak u sažecima projekata je rasprava problema, pa opišite problem koji vaše usluge rješavaju. Pokušajte opisati problem što jasnije i razumljivije... Nerazgovjetno formuliran problem zvučat će neuvjerljivo, pa će se stoga važnost rješenja koje ste predložili čitateljima učiniti manje vjerodostojnom.
   • Primjer: “Los Angeles je zakrčen u prometu. Gore samo u gradskom području. Prometne gužve ne samo da nas živciraju, to je i problem dima, zagađenja okoliša, smanjenja produktivnosti rada, povećanja učestalosti astme i drugih ozbiljnijih bolesti. U Los Angelesu ima više automobila nego vozača. "
5. 5 Predložite svoje jedinstveno rješenje. Opisati problem nije bilo teško, ali sada je vaš zadatak uvjeriti čitatelja da nudite jedinstveno rješenje problema. Stoga, ako i vi možete ponuditi takvo rješenje, smatrajte da imate sve šanse za uspjeh.
   • Primjer: “Innotech je stvorio inovativni sustav upravljanja prometom koji stanovnicima grada štedi vrijeme instaliranjem posebnih patentiranih modula ugrađenih u semafore. Ovi moduli broje broj automobila u svakoj traci i prema tome reguliraju promet. Vozači više neće morati stajati minute ispred crvenog signala, dok je zeleno svjetlo uključeno u susjednoj traci, gdje nema automobila. "
6. 6 Opišite potencijal tržišta. Uvjerljivost opisa problema bit će korisna samo ako navedete podatke o industriji. No, izbjegnite iskušenje da pretjerate na tržištu. Činjenica da industrija medicinske tehnologije procjenjuje promet od sto milijardi godišnje samo znači da će vaš novi uređaj osvojiti samo mali dio tog tržišta. Budite realni i budite realni u pogledu tržišnog potencijala.
7. 7 Pišite o svom jedinstvenom prodajnom prijedlogu. U ovom dijelu u biti opisujete svoje rješenje problema. Što je toliko posebno u vašem proizvodu ili usluzi što vaši konkurenti nemaju? Napiši po čemu si drugačiji.
   • Primjer: “Još jedna značajka Intellilight sustava je mogućnost utvrđivanja ima li ljudi kod kuće ili nema. Kad svjetlo ostane upaljeno u praznoj prostoriji, sustav ga automatski isključuje i ponovno uključuje kada otkrije kretanje u prostoriji. Tako klijent štedi na računima za struju. "
8. 8 Opišite svoj poslovni model ako je potrebno. Ponekad nema potrebe govoriti o tome u sažetku projekta, što vrijedi za neprofitne i nevladine organizacije. Ali ako vam ova stavka i dalje treba, pokušajte učiniti poslovni model jasnim i razumljivim. U osnovi, u ovom trenutku morate odgovoriti na pitanje: "Kako natjerati ljude da otvore svoje novčanike i daju nam svoj novac?" U sažetku projekta, poslovni model trebao bi biti jednostavan. Brzi sažetak je ono što vam treba, imajte ovo na umu.
9. 9 Recite nam nešto o svom upravljačkom timu. Ovisno o tome koje tržište želite osvojiti, ova točka može biti možda najvažniji dio sažetka projekta. Investitori i bankari ne vjeruju idejama, vjeruju timu. Ideje dolaze i odlaze, ali se postižu samo radom bliskog tima. Opišite zašto vaš tim ima iskustvo i znanje za rješavanje problema.
10. 10 Kako bi projekt bio uvjerljiviji, opišite njegove financijske izglede. Ovisno o tržištu, poslovnom modelu i povijesti vaše tvrtke, možda ćete morati stvoriti financijsku prognozu odozdo prema gore. Opisane financijske perspektive pomoći će čitateljima razumjeti vašu razinu kompetencije, kao i vašu sposobnost da napravite financijske prognoze na temelju postojećih pretpostavki.
    • Ako je vaš plan za skupinu ulagača, nemojte trošiti previše vremena na ovaj dio sažetka projekta, jer ulagači već jako dobro znaju da nemate pojma koliko novca možete prikupiti. Ulagači općenito ne donose odluke na temelju vaše vizije financijskih izgleda. Oslanjaju se na vlastito mišljenje.
11. 11 Pažljivo se krećite prema svojim zahtjevima. Sada je vrijeme da se prijavite za ulaganje ili zajam, što god vam više treba.Morate ponoviti zašto je vaša tvrtka vrijedna ulaganja. Podsjetite čitatelja kakav užasan problem možete riješiti i koliko veliko tržište možete osvojiti. Ponovno naglasite iskustvo i sposobnost tima da postigne rezultate. Zapišite koliko vam je potrebno za postizanje sljedećeg glavnog cilja. Nemojte pisati koliko ste dionica spremni prodati ili koje ste kamate spremni platiti. Za to će vrijeme doći kasnije, tijekom osobnih pregovora.
12. 12 Ponovo pročitajte sažetak projekta. Nakon što napišete glavni dio, morate pažljivo ponovno pročitati ono što ste napisali. Pregled sažetka projekta treba učiniti s posebnom pažnjom. Istodobno, morate stalno razmišljati o tome kako će vaša ciljna publika shvatiti sažetak projekta. Sve reference treba objasniti i komentirati, jezik bi trebao biti jasan čak i nespecijalistu. Ako treba nešto popraviti, popravite.
    • Pokažite svoj životopis nekome tko ga još nije pročitao. Svježe oko može pronaći greške. Posebno obratite pažnju na sljedeće:
      
      • Sveobuhvatnost. Jesu li sve riječi jasne? Jesu li sve ideje jasne? Postoji li žargon u sažetku projekta?
      • Pogreške. Bilo koja gramatička, interpunkcijska, logička, činjenična. Posebno pažljivo provjerite svoje podatke i statistiku.
      • Uvjerljivost. Jesu li vaše ideje dovoljno uvjerljive? Da li tekst "hvata"?
      • Integritet i koherentnost. Je li tekst dobro poravnat?

Savjeti

• Ovisno o duljini izvornika, sažeci projekata također mogu varirati po duljini, ali općenito uvijek trebaju biti relativno kratki. Vaš cilj je uklopiti što je moguće više informacija u što manje teksta. Ako u sažetku projekta navedete bilo koje pojedinosti, neka se prvo objave najvažniji detalji, poput zaključaka i preporuka.
• Predlošci dostupni u većini uređivača teksta mogu vam pomoći u početku.
• U mnogim industrijama sažetak projekta napisan je pomoću sličnih predložaka.
• Što je vođa zauzet, manja je vjerojatnost da će čitati. Razmislite o ovome dok pišete.