Kako napisati izvješće o događaju

Sadržaj

Koraci
1. dio 3: Strukturirajte izvješće o događaju
Dio 2 od 3: Pronađite odgovarajući materijal za svoje izvješće
Dio 3 od 3: Zadnji detalji za pisanje izvješća o događaju
Savjeti
Što trebaš

Možda trebate napisati izvješće o događaju i utvrditi koliko je uspješan te rezultate usporediti s ciljevima. Ovo je važno kako bi ljudi ili tvrtke koji vode događaj mogli razumjeti trebaju li nešto promijeniti. Postoje načini na koje možete izvješće o događaju učiniti uspješnijim. Ovo je važno ako ćete održati bilo koji drugi događaj!

Koraci

1. dio 3: Strukturirajte izvješće o događaju

1 Odredite stil i format svoje prezentacije za određenu publiku. Izvješća o događajima mogu se spojiti, spajati, slati e -poštom u PDF formatu, izvršavati pomoću PowerPoint prezentacije i još mnogo toga.
- Izvješće o događaju svakako strukturirajte po odjeljcima. Trebate usporediti rezultate događaja sa ciljevima koje ste postavili. Sažmite glavne ishode događaja.
- Prilagodite izvješće o događaju potrebama i interesima svakog sponzora i publike. Razmotrite ciljeve sponzora. U određenoj mjeri, sponzori su ključna publika za vaše izvješće o događaju. Žele znati je li isplatilo sponzorirati vaš događaj. Zato ne zaboravite uzeti u obzir ono što žele znati i koji su im aspekti zaista važni.
- Također pripremite izvješće o događaju kako biste zadovoljili posebne zahtjeve događaja i jedinstvenost sponzora. Ne biste trebali pisati standardno, tipično izvješće.Vrijedi uzeti u obzir da će vaše izvješće također biti skrenuto pažnji uprave tvrtke i financijskih menadžera.
2 Organizirajte proces tako da bilježite potrebne informacije tijekom cijelog događaja. Ne oslanjajte se samo na svoje pamćenje.
- Zapisivanje informacija prije, tijekom i nakon događaja omogućit će vam stvaranje detaljnijeg, a time i učinkovitijeg izvješća. Također će vam pomoći u prezentiranju podataka kronološkim redoslijedom.
- Osigurajte kontinuirano prikupljanje podataka, po potrebi zaposlite više ljudi (uključujući potencijalne pripravnike). Ono što je najvažnije, ne morate čekati do kraja događaja da biste izradili izvješće.
3 Smanjite izvješće na ključne točke. Problem s nekim izvješćima o događajima je u tome što jednostavno navode redoslijed događaja ili se usredotočuju na promotivne ponude. Ne radi to. Umjesto toga, jasno i analitički naglasite ključne točke.
- Odaberite neke od događaja za detaljni prikaz. Razmislite koja su tri događaja bila najbolja, a koja tri najneočekivanija.
- Nemojte preopteretiti svoje izvješće nepotrebnim detaljima, poput izbornika za ručak ili detaljnog izlaganja glavnog govornika. Trebali biste istaknuti ono što je doista važno.

Dio 2 od 3: Pronađite odgovarajući materijal za svoje izvješće

1 Napišite sažetak projekta. Izvješće o aktivnostima treba sadržavati sažetak projekta, koji je skraćena verzija detaljnijeg cjelovitog izvješća. Uzmite ovaj životopis kao uvod.
- Možete izraditi dva izvješća - sažetak projekta namijenjen ljudima koji su zainteresirani za rezultate događaja i detaljnije cjelovito izvješće za one koji žele sponzorirati ili organizirati događaj.
- U sažetku projekta trebate se usredotočiti na ključne točke i rezultate. Sažetak projekta trebao bi biti kratak - jedna ili dvije stranice. Trebalo bi sažeti ključne detalje događaja i uključiti kratko tumačenje podataka.
2 Uključite ilustrativni materijal u svoje izvješće o događaju. Mnogo je učinkovitije publici predstaviti grafikon koji odražava statističke podatke, a ne dosaditi publici bezbrojnim brojevima i datumima.
- Ako je događaj uključivao novi proizvod, možete priložiti njegovu fotografiju. Fotografije samog događaja pomoći će u ilustriranju izvješća o događaju. Pokušajte objaviti sponzorske oglase na svojoj web stranici kako biste podržali svoje izvješće. Opet, ništa od ovoga ne može čekati do kraja događaja.
- Bilo bi dobro uključiti uzorke, reprodukcije i druge primjere za web mjesto. Prijavite broj ljudi koji su primili kupone od sponzora itd. Ponudite praćenje događaja na licu mjesta i izvan mjesta u tisku, za publiku, za sponzore.
3 Dokumentirajte svaku tiskovinu ili publicitet. Trebali biste procijeniti ono što je objavljeno u tisku u odnosu na ciljeve koje ste postavili.
- Usredotočite se na tiskane oglase i članke koji sadrže imena sponzora i oglase, osim prikupljanja brojeva i rangiranja oglasa.
- Dokumentirajte TV oglase, javne najave, ocjene i spominjanje vijesti.
- Ne zaboravite obratiti pozornost na informacije na radiju, objavu cjenika, vrijednost oglašavanja i promocije, revizijska izvješća i drugo.
4 U svoje izvješće obavezno navedite svrhu događaja. Vrlo je važno povezati ciljeve događaja s rezultatom, stoga ne zaboravite spomenuti koja su bila misija i ciljevi projekta.
- Također možete uključiti program događaja. Trebali biste spomenuti i ključne sudionike događaja. Ne zaboravite na kratkoću.
- Provedite većinu svog vremena nabrajajući i raspravljajući o ključnim ishodima događaja te ih uspoređujući s navedenim ciljevima.Budite realni i izbjegavajte zanemarivanje aspekata koji nisu bili jako uspješni.
5 Uključite informacije o financiranju u svoje izvješće o događaju. Važno je pružiti detaljnu raspravu o proračunu za događaj i o tome koliko je stvarno potrošeno (ili potencijalno uloženo). Uporedite potencijalne troškove sa stvarnim i pokažite što je prošlo dobro i na čemu je potrebno dodatno poraditi.
- Trebali biste pokriti sve troškove, uključujući marketinške i promotivne aktivnosti, naknade zaposlenicima i troškove sponzorstva. Važno je izraditi detaljan proračun. Financijski menadžeri i više rukovodstvo htjet će vidjeti činjenice koje idu u prilog rezultatima.
- Uključite izračune neto prihoda kao što su provizije, sponzorstva i uzorci. Ali ne zaboravite da usporedite zaradu s predviđenom. U usporedbi s čime? Dobro pitanje.
6 Uključite statistiku koja je čitatelju značajna. Nemojte stvarati izvješće koje sadrži samo informacije zbog kojih se osjećate dobro. Također treba navesti broj posjetitelja. Bilo bi dobro dati mjerljive podatke.
- Ostale relevantne statistike su ukupna prodaja i posjetitelji. Ova vrsta podataka dodaje vjerodostojnost vašem izvješću o događaju. Unesite podatke o posjetitelju. Uključite demografiju, broj posjeta i javno istraživanje (poput navika kupovine).
- Prijavite broj ljudi koji su se odazvali sponzorskim kampanjama i donacijama u dobrotvorne svrhe. Dokumentirajte gospodarski utjecaj i sudjelovanje zaposlenika.
7 Podržite podatke elementom kvalitete. Vaše izvješće treba sadržavati statističke podatke, ali vam je potreban i doprinos ljudi kako biste pružili kvalitetne povratne informacije.
- Prikupljajte povratne informacije od sudionika i članova tima tako da podaci o uspjehu i neuspjehu događaja ne dolaze samo od autora izvješća. Na taj će način vaše izvješće izgledati vjerodostojnije.
- Razmislite o uključivanju neovisnog istraživanja. Procjena medijskog izvještavanja jedan je od primjera gdje se može provesti neovisno istraživanje.
- Procijenite mjesto i okruženje. Trebali biste odvojiti malo vremena da procijenite mjesto i postavku iz perspektive drugih. Raspravite o tome koliko se dobro prostor koristio na konferenciji, događaju itd.

Dio 3 od 3: Zadnji detalji za pisanje izvješća o događaju

1 Pripremite svoje izvješće na vrijeme. Pokušajte napraviti i objaviti izvješće odmah nakon događaja. Ne zaboravite označiti ovaj događaj u kalendaru. Neki misle da bi izvješće trebalo objaviti u roku od mjesec dana nakon događaja, ali drugi smatraju da je bolje to učiniti za nekoliko dana.
- Kad god postoji rok, trebate na vrijeme podnijeti izvješće. Možda pišete izvještaj za neku agenciju koju je klijent naručio. Obratite pažnju na sve zahtjeve.
- Bitno je da će vaša publika očekivati duboko i pravodobno izvješće. Zato odvojite vrijeme da to ispravite, ali nemojte odgađati proces.
2 Ispravite svoje izvješće. Provjerite je li vaše izvješće o događaju dobro napisano i bez pravopisnih ili interpunkcijskih pogrešaka.
- Provjerite je li vaše izvješće dovoljno duboko. Uzmite u obzir dobro pravilo - "pokaži, a ne govori". To znači da je izvrsna ideja dati konkretne primjere koji podupiru općenitije točke navedene u izvješću.
- Ne zaboravite na svoju publiku i pobrinite se da ono što napišete zvuči formalno i profesionalno. Izvješće o događaju nije rutinski dokument; važan je dokument za utvrđivanje je li aktivnost vrijedna sredstava uloženih u nju, pa bi izvješće trebalo zvučati uvjerljivo.

Savjeti

Napravite više fotografija nego što mislite da će biti potrebno.Dok pišete svoje izvješće, cijenit ćete korisnost ovog savjeta.
Kada prikupljate povratne informacije od domaćina i ljudi koji su planirali događaj, ne biste to trebali učiniti odmah. Oni će ostati na mjestu i nakon završetka događaja, prvo trebate pitati ljude iz gomile; oni će prvi napustiti događaj. Također, nemojte gnjaviti voditelja ako je zauzet nečim drugim, naći ćete ga kasnije i možete pitati o svemu.
Kada prikupljate povratne informacije, vodite razgovor i postavljajte pitanja prirodno, tada će vaš sugovornik iskreno reći što misli o događaju.
Prikupite više recenzija nego što mislite da vam je potrebno. To će vam kasnije biti drago.
Dobre fotografije pokazuju što se događalo na događaju, kao i reakcije ljudi.
Pokušajte snimiti cijelu sliku, uključujući ljude i voditelja na jednoj fotografiji, kako biste čitatelju prenijeli koliko je događaj bio velik.