Sadržaj

• Koraci
• 1. dio 2: Format poslovnog pisma
• 2. dio 2: Kako napisati poslovno pismo
• Savjeti

Ako imate vlastiti posao, onda vjerojatno morate pisati poslovna pisma svojim klijentima. Ciljevi mogu biti različiti: obavještavanje o novim događajima ili uvjetima, odgovaranje na pritužbe kupaca u ime tvrtke. Bez obzira na razlog pisanja, važno je u svakom trenutku održavati profesionalni ton i poslovni stil.

Koraci

1. dio 2: Format poslovnog pisma

1. 1 Upotrijebite profesionalni memorandum. Poslovno pismo predstavlja vašu tvrtku. S tim u vezi, pismo bi trebalo imati odgovarajući oblik. Također, ne zaboravite koristiti logotip ili robnu marku svoje tvrtke.
   • Zaglavlje slova možete stvoriti pomoću gotovih predložaka boja za Microsoft Word. Koristite pravi logotip ili robnu marku tvrtke.
2. 2 Otvorite uređivač teksta. Sva poslovna pisma tvrtke moraju uvijek biti otkucana na računalu.
   • Izradite novi dokument i postavite margine na 2,54 centimetra.
   • Koristite serifni font poput Times New Roman, Georgia ili Arial. Dakle, veličina fonta ne smije biti veća od 12, ali ne manja od 10. Vrsta ili veličina fonta ne bi trebala negativno utjecati na čitljivost slova.
   • Koristite jedan prored.
3. 3 Prilagodite oblik bloka. Blok obrazac je najčešći format za poslovna pisma. Također ga je najlakše postaviti i pratiti. Svaka stavka je lijevo poravnana i odvojena jednim razmakom. Da bi od vrha stranice do dna, poslovno pismo trebalo sadržavati sljedeće stavke:
   • Današnji datum ili datum kada je pismo poslano. Ne zaboravite unijeti datum jer se koristi za obračun pošiljatelja i primatelja, kao i u pravne svrhe. Navedite točan datum.
   • Adresa pošiljatelja. Ovo je vaša adresa u standardnom formatu. Ako je vaša adresa već navedena u zaglavlju pisma, ovaj korak možete preskočiti.
   • Odlazna adresa. Unesite ime i adresu primatelja pisma. Možete koristiti adresu "Gospodar" ili "Gospodarica". Dakle, ako je primatelj Nina Serova, tada možete napisati i “gospođa Nina Serova” i “Nina Serova”.
   • Pozdrav. Možete napisati “Draga gospođo Serova” ili “Draga Nina Serova”. Ako niste sigurni tko će pročitati pismo, napišite “Poštovani”. Postoji i opcija "Za informacije svih zainteresiranih strana", ali treba je ostaviti kao posljednju mjeru ako je primatelj nepoznat.
   • Glavni dio pisma. O ovom dijelu će se detaljnije govoriti u sljedećem odjeljku.
   • Završni dio i potpis. Napišite: "S poštovanjem" - ili: "Najljepše želje."

2. dio 2: Kako napisati poslovno pismo

1. 1 Definirajte svoju ciljanu publiku. Ton pisma uvijek bi trebao ostati profesionalan, bez obzira na publiku, ali odabir riječi i jezičnih sredstava ovisi o primatelju pisma. Ako je pismo za odjel ljudskih resursa druge tvrtke, tada bi se trebao koristiti formalniji jezik. Prilikom obraćanja određenom klijentu možete pribjeći neformalnom i jednostavnom jeziku.
   • Također će vam pomoći da izbjegnete nesporazume. Nemojte koristiti termine koji su čitatelju neshvatljivi. Na primjer, korisnici možda ne znaju kratice koje se koriste za svemirski program u vašoj tvrtki, pa ih nemojte koristiti u svom pismu.
   • Najvažnije pravilo poslovnog pisanja je da tekst treba biti jasan, sažet i uljudan.
2. 2 U prvom retku navedite svrhu pisma. Razmotrite svrhu pisma. Želite li navesti novu adresu ureda? Podsjetiti klijenta na dug? Odgovoriti na žalbu? Imajte to na umu kad trebate napisati prvu rečenicu slova. Nemojte koristiti nejasne formulacije i prijeđite na stvar.
   • Napišite u prvom licu ako izrazite svoje mišljenje kao vlasnik tvrtke. Napišite u drugoj osobi ako se obraćate u ime tvrtke ili organizacije.
   • Upotrijebite nedvosmislenu izjavu poput: "Ovime vas obavještavamo" - ili: "Ovim želimo znati sljedeće." Napišite u prvom licu ako se obraćate kao vlasnik tvrtke poput: "Želim vas kontaktirati", - ili: "Nedavno sam naučio ..., pa bih želio ...".
   • Na primjer, vi (vlasnik tvrtke) želite obavijestiti Ninu Serovu o jednomjesečnom dugu. Započnite svoje pismo ovako: "Želim vas obavijestiti da od ožujka 2015. na vašem računu postoji dug."
   • Ako ste zaposlenik neke tvrtke i odgovarate na pritužbe kupaca o svemirskom programu vaše tvrtke, počnite ovako: "Primili smo vaše komentare u vezi s našim programom kolonizacije Marsa."
   • Ponekad morate čitatelju reći da je pobijedio na natječaju ili da je dobio mjesto u obrazovnoj ustanovi. Počnite ovako: "Drago mi je obavijestiti ...", - ili: "Drago nam je obavijestiti ...".
   • Ako trebate prijaviti loše vijesti, počnite s ovom frazom: "Sa žaljenjem vas obavještavamo ...", - ili: "Nakon pomnog razmatranja, odlučeno je ...".
3. 3 Upotrijebite valjani glas. U službenom govoru često se koristi pasivni glas, ali tekst može učiniti monotonim ili nerazumljivim. Važeći glas omogućuje prijenos informacija odlučujućim tonom.
   • Primjer pasivnog glasa: "Koji se koraci mogu poduzeti?" U ovom slučaju subjekt "koraka" nije izvršitelj radnje, već doživljava radnju na sebi.
   • Primjer valjanog glasa: "Koje korake možemo poduzeti?" U ovoj se verziji koristi aktivni glas koji vam omogućuje da jasno i jasno prenesete ideju.
   • Ponekad vam pasivni glas omogućuje da prenesete svoju poruku i ne skrenete previše pažnje na pogrešku ili ružnu činjenicu. Koristite ga samo u ovom slučaju. Obično se preferira valjani glas.
4. 4 Veza na prethodne događaje ili komunikacija s čitateljem. Možda ste prethodno obavijestili Ninu Serovu o dugu. Čitatelj bi na prošloj konferenciji mogao izraziti svoje nezadovoljstvo vašim svemirskim programom. Ako ste već komunicirali, podsjetite se na ovu činjenicu. Čitatelj će se moći prisjetiti važnih detalja, a vaše će pismo biti mnogo važnije i hitnije.
   • Koristite izraze poput: "Prema prethodnom pismu od ...", "Hvala vam na pravovremenoj uplati prošlog mjeseca", ili: "Bilo nam je drago čuti vaše konstruktivne komentare na konferenciji u svibnju."
5. 5 Učinite zahtjev ili ponudite pomoć. Postavite pozitivan ton uljudnim zahtjevom ili ponudite suradnju u obliku pomoći.
   • Recimo da ste vlasnik tvrtke i želite uvjeriti klijenta da plati dug. Upotrijebite izraz: "Bio bih vam zahvalan na pomoći i trenutnoj uplati."
   • Ako pišete u ime tvrtke, upotrijebite izraz: "Željeli bismo za vas dogovoriti osobni sastanak s našim menadžerom za ljudske resurse."
   • Također ponudite odgovor na sva moguća pitanja i odagnajte čitateljeve sumnje. Primjer: "Rado ćemo odgovoriti na svako vaše pitanje ili otkloniti sve nedoumice u vezi plaćanja", ili: "Želite li znati više pojedinosti o našem programu?"
6. 6 Dopuni pismo. Koristite poziv na radnju sa svoje ili strane klijenta. To može biti zahtjev za otplatu duga u određenom roku ili ponuda za dogovor o sastanku s klijentom.
   • Napišite prijedlog s nadom da ćete u budućnosti komunicirati: "Veselimo se susretu s vama na sastanku o proračunu sljedećeg tjedna", ili: "Rado ćemo s vama detaljnije razgovarati o svim tim aspektima kada se nađemo u našem uredu . ”
   • Navedite jesu li dokumenti priloženi uz pismo. Dodajte izraz poput: "Šaljemo vam račun za prošli mjesec" - ili: "Uz pismo je priložena kopija svemirskog programa."
   • Upotrijebite završnu rečenicu na kraju. Najbolje je da klijenti napišu: "S poštovanjem", - ili: "Najljepše želje."
   • U službenim pismima strancima upotrijebite izraz "S poštovanjem".
   • Napišite: “Sve najbolje” ako poznajete osobu ili surađujete s njom.
7. 7 Ispravi pogreške. Ispravno oblikovanje i formulacija neće igrati nikakvu ulogu ako u slovu postoje gramatičke pogreške!
   • Pokušajte pronaći sve slučajeve pasivnog glasa i izvršite odgovarajuće prilagodbe.
   • Obratite pažnju na dugačke i zbunjujuće rečenice. U poslovnom pismu vrijedi pravilo "Bolje manje bolje je" pa se duge rečenice trebaju odbaciti.

Savjeti

• Ispišite pismo na neobrađenom papiru formata A4. Ako šaljete poštom, presavijte pismo tri puta i stavite ga u standardnu ​​omotnicu.