Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 2: Automatski pregled
• Metoda 2 od 2: Ručno grupiranje podataka
• Savjeti
• Upozorenja

Excel ima neke zaista korisne funkcije, ako znate gdje ih pronaći. Uporabe koje je najlakše naučiti su grupiranje i pregled, koji mogu minimizirati velike količine podataka i olakšati upravljanje složenim proračunskim tablicama. Poduzmite sljedeće korake kako biste iskoristili grupiranje podataka u novijoj i starijoj verziji programa Excel.

Kročiti

1. Otvorite datoteku s kojom želite raditi. Grupiranje je vrlo korisno za stvaranje većih tablica upravljivijim u smislu veličine i prezentacije, ali radi jednostavnosti za ovu demonstraciju koristimo malu proračunsku tablicu.
2. Ići podaci. U novijim verzijama Excela ovo je dio vrpce. Ako imate stariju verziju, kliknite je Podaci padajući izbornik.

Metoda 1 od 2: Automatski pregled

1. Ići podaci > Grupiranje > Automatski pregled. U starijim verzijama Excela idite na Podaci> Pregled> Automatski pregled.
   • Excel prilikom grupiranja pretražuje podatke koji se nalaze u logičkim jedinicama (npr. zaglavlja na početku i ukupne formule na kraju), odabire ih i daje vam mogućnost da ih umanjite. Kada Excel naznači da se automatski pregled ne može stvoriti, to je zato što u proračunskoj tablici nema formula. U tom slučaju podatke morate grupirati ručno (pogledajte Ručno grupiranje podataka).
2. Pogledajte automatski pregled proračunske tablice. Ovisno o složenosti i izgledu proračunske tablice, vidjet ćete da su pojedinačni dijelovi podataka podijeljeni u skupine označene uglastim zagradama na vrhu i lijevo od vašeg raspona ćelija. Uzorak radnog lista vrlo je jednostavan i grupiran je samo na jednom mjestu.
   • U primjeru pregleda, podaci između prvog retka (zaglavlja) i zadnja dva retka (koji sadrže obje formule) automatski se grupiraju. Na primjer, ćelija B7 sadrži formulu SUM.
     
     
     
     
   • Kliknite gumb [-] da biste minimizirali skupinu podataka .
     
     
     
     
   • Pogledajte podatke koji su ostali. To su obično važne informacije koje korisniku proračunske tablice daju mogućnost da uđe ili ne dublje u pojedinosti, što olakšava nadzor nad proračunskom tablicom.
     
     
     
     
3. Uklonite automatski pregled ako želite. Ako je Excel pogrešno protumačio određene podatke i niste zadovoljni rezultatima, možete ponovno izbrisati pregled odlaskom na podaci > Razgrupiraj se (ili Pregled) i onda Jasan pregled odabrati; od ovog trenutka možete ručno grupirati i razvrstati podatke (pogledajte metodu dolje). Ako automatskom pregledu treba samo nekoliko izmjena, možete uštedjeti vrijeme malim prilagodbama.

Metoda 2 od 2: Ručno grupiranje podataka

1. Odaberite stanice koje želite minimizirati. U ovom slučaju želimo prikazati zaglavlja i ukupan zbroj tek nakon minimiziranja podataka, pa odabiremo sve između.
2. Ići podaci > Grupiranje > Grupiranje . Za starije verzije Excela idite na Podaci > Pregled > Grupiranje.
3. Kada se to zatraži, odaberite Redovi ili Stupci. U ovom primjeru želimo vertikalno sažeti podatke pa odabiremo Redovi.
4. Pogledajte dio podataka koji su grupirani. Sada je označen uglastim zagradama uz lijevu stranu ili vrh ćelija.
5. Kliknite gumb [-] da biste ga smanjili.
6. Odaberite i grupirajte ostale odjeljke po želji. Proširite trenutni odabir ako je potrebno (pritiskom na [+]), a zatim ponovite korake od 1 do 4 da biste stvorili nove grupe. U ovom ćemo primjeru stvoriti novu podskupinu unutar prve skupine, bez međuzbrojeva, pa odabiremo sve ćelije između naslova i podzbrojeva.
   • Pogledajte dio podataka koji su grupirani.
     
     
     
     
   • Smanjite novu grupu i primijetite razliku u izgledu.
     
     
7. Da biste razvrstali odjeljak: odaberite ovaj odjeljak tipkom Shift i idite na podaci > Razgrupiraj se > Razgrupiraj se. U starijim verzijama Excela idite na Podaci > Pregled > Razgrupiraj se
8. Da biste sve razgrupirali, idite na podaci > Razgrupiraj se (ili Pregled) > Razgrupiraj se.

Savjeti

• Značajka AutoOverview često ne radi točno onako kako biste željeli. Ručni pregled - odnosno stvaranje niza grupa - ponekad je jednostavniji i usmjereniji na podatke u vašoj proračunskoj tablici.
• Ovu funkciju ne možete koristiti ako se radni list dijeli.

Upozorenja

• Koristite grupiranje ne ako želite Excel datoteku spremiti kao html stranicu.
• Koristite grupiranje ne ako želite osigurati radni list; korisnik neće moći proširiti ili sažeti retke!