Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 3: Postavljanje SOP-a
• Dio 2 od 3: Pisanje SOP-a
• Dio 3 od 3: Osiguravanje uspjeha i preciznosti
• Savjeti

Standardni operativni postupak (SOP) sadrži informacije o tome kako izvesti zadatak korak po korak. Postojeći SOP treba samo izmijeniti i ažurirati, ali mogli biste se naći i u situaciji da ga morate potpuno postaviti.

Kročiti

Dio 1 od 3: Postavljanje SOP-a

1. Odaberite format. Ne postoji ispravan i pogrešan način pisanja SOP-a. No, vaša tvrtka vjerojatno već ima brojne SOP-ove koje možete pogledati kako biste dobili ideju o željenoj postavci. Kao primjer upotrijebite postojeće SOP-ove - ako postoje. Ako ih nema, imate nekoliko mogućnosti:
   • Postavljanje jednostavnim koracima. To je dobro za rutinske postupke, koji su kratki, daju malo mogućih rezultata i razumno su konkretni. Zapravo, osim potrebne dokumentacije i sigurnosnih mjera predostrožnosti, to je samo popis točaka koji čitatelju jednostavnim rečenicama govore što treba učiniti.
   • Postavljanje s hijerarhijskim koracima. To dobro funkcionira kod dužih postupaka - s više od deset koraka, koji zahtijevaju donošenje, pojašnjenje i objašnjavanje terminologije. Ovo je općenito popis glavnih koraka i njihovih podkoraka određenim redoslijedom.
   • Postavljanje s dijagramima tijeka. Ako je postupak sličniji mapi s mnogo različitih mogućih ishoda, najbolje je rješenje dijagrama toka. Ovu postavku trebali biste odabrati kada se ishodi ne mogu pravilno predvidjeti.
2. Razmislite o svojoj publici. Tri su važne stvari koje treba uzeti u obzir prije pisanja SOP-a:
   • Što vaša publika već zna? Je li vaša javnost upoznata s organizacijom i njezinim postupcima? Znaju li terminologiju? Jezik koji upotrebljavate trebao bi odgovarati znanju i doprinosu čitatelja.
   • Jezične sposobnosti vaše publike. Je li moguće da postoje ljudi koji ne govore vaš jezik ako pročitaju vaš SOP ""? Ako je tako, dobra je ideja uključiti slike s natpisima i dijagramima.
   • Veličina vaše publike. Ako vaš SOP istodobno čita više ljudi (u različitim ulogama), morate postaviti dokument kao dijalog u predstavi: korisnik 1 učini nešto, zatim korisnik 2 itd. Na taj način svaki korisnik može vidjeti kako je zupčanik u glatkom stroju.
3. Razmislite o "svom" znanju. Dno svega je ovo: Jeste li prava osoba koja je ovo zapisala? Razumijete li o čemu se radi? Kako bi moglo krenuti po zlu? Kako bi to trebalo biti sigurno? Ako ne, radije posao prepustite nekom drugom. Loše napisan - ili još gore, pogrešno napisan - SOP ne samo da dovodi do smanjenja produktivnosti i organizacijskog neuspjeha, već može biti i nesiguran i utjecati na sve, od vašeg tima do okoliša. Ukratko, nije rizik koji želite preuzeti.
   • Ako je to projekt za koji se osjećate obveznim dovršiti, nemojte se bojati tražiti pomoć one koji se svakodnevno bave postupkom. Provođenje intervjua uobičajeni je dio procesa stvaranja SOP-a.
4. Odaberite između kratkog ili dugog SOP-a. Ako pišete ili ažurirate SOP za grupu ljudi koji su upoznati s protokolom, terminologijom itd. I samo žele kratki i sažeti SOP, poput kontrolnog popisa, možete ga zadržati kratkim.
   • Osim općeg cilja i ostalih relevantnih podataka (datum, autor, ID broj, itd.), Sadrži samo popis koraka. Ako nisu potrebni daljnji detalji ili pojašnjenja, ovo je dovoljno.
5. Imajte na umu svrhu SOP-a. Jasno je da imate posla s postupkom koji se ponavlja i ponavlja u vašoj organizaciji. No postoji li neki određeni razlog zašto je ovaj SOP toliko vrijedan? Treba li u njemu naglasiti sigurnost? Mjere poštivanja? Koristi li se za trening ili svakodnevno? Evo nekoliko razloga zašto je vaš SOP neophodan za uspjeh vašeg tima:
   • Kako bi se osiguralo da su ispunjeni standardi usklađenosti
   • Da bi se povećali zahtjevi za proizvodnjom
   • kako bi se osiguralo da postupak ne štetno utječe na okoliš
   • Da bi se osigurala sigurnost
   • Kako bi bili sigurni da sve ide prema rasporedu
   • Da bi se izbjegle proizvodne greške
   • Koristiti se kao dokument o osposobljavanju
     • Znajući što treba naglasiti u svom SOP-u, olakšat ćete strukturiranje dokumenta oko tih točaka. Također je lakše vidjeti koliko je važan vaš SOP.

Dio 2 od 3: Pisanje SOP-a

1. Opišite potreban materijal. Tehnički SOP-ovi općenito se, "osim" samog postupka, sastoje od četiri elementa:
   • Naslovnica. To uključuje 1) naslov postupka, 2) identifikacijski broj SOP-a, 3) datum izdavanja ili preinake, 4) naziv tvrtke, odjela ili odjela na koji se SOP odnosi i 5) potpise onih koji su pripremili i odobrili SOP. Ovu stranicu možete postaviti kako god želite, sve dok su ti podaci jasni.
   • Indeks. To je potrebno samo ako je vaš SOP dugačak, tako da ga možete lako potražiti. Jednostavno standardno postavljanje je ono što vam treba ovdje.
   • Kvaliteta i kontrola kvalitete. Postupak nije dobar ako se ne može provjeriti. Provjerite imate li na raspolaganju potreban materijal i detalje kako bi čitač mogao provjeriti je li postignut željeni rezultat. To može biti u obliku drugih dokumenata, kao što su, na primjer, primjeri procjene.
   • Referenca. Svakako imajte popis svih citiranih ili citiranih referentnih knjiga. Kada se pozivate na druge SOP-ove, osigurajte da su potrebne informacije uključene u dodatak.
     • Možda vaša organizacija koristi druge protokole osim ovih. Ako se možete pozvati na već postojeće SOP-ove, pustite ovu strukturu i držite se onoga što već postoji.
2. U samom postupku pridržavajte se sljedećeg:
   • Opseg i primjenjivost. Drugim riječima, opišite svrhu procesa, njegove granice, ali i kako će se koristiti. Dodajte standarde, propise, uloge i odgovornosti te ulazne i izlazne podatke.
   • Metodologija i postupci. Ovo je meso na kostima - navedite sve korake, uključujući potrebne detalje i svu potrebnu opremu. Uključite naknadne postupke i čimbenike odluke.Utvrdite točke "što ... ako" i bilo kakve potencijalne povrede ili sigurnosne probleme.
   • Pojašnjenje terminologije. Utvrdite kratice i fraze koje nisu u uobičajenom jeziku.
   • Upozorenja o zdravlju i sigurnosti. Navedite ih u zasebnom poglavlju, a također ih navedite pored koraka na koje se odnose. Ne banalizirajte ove stvari.
   • Oprema i zalihe. Navedite što je potrebno i koju opremu ili standarde opreme možete pronaći kada i gdje.
   • Upozorenja i problemi. Dakle, odjel za probleme. Razgovarajte o svemu što može poći po zlu, na što treba paziti i što bi moglo predstavljati problem konačnom, savršenom proizvodu.
     • Dajte svakoj temi svoje poglavlje (obično numerirano) kako vaš SOP ne bi postao previše jezičan i zbunjujući te kako bi stvari ostale dostupne.
     • Ovo nije iscrpan popis; ovo je samo vrh proceduralnog ledenog brijega. Vaša organizacija može naznačiti na koje druge aspekte treba obratiti pažnju.
3. Neka vaši tekstovi budu jezgroviti i laki za čitanje. Šanse su da ih vaša publika ne čita iz zabave. Neka bude kratak i sladak - u protivnom ćete izgubiti pažnju ili će do njih biti teško doći i teško će ih razumjeti. Neka vaše rečenice budu što kraće.
   • Evo jednog loše primjer: Obavezno uklonite svu prašinu s otvora za zrak prije nego što ih upotrijebite.
   • Evo jednog dobro primjer ": Prije uporabe usisajte svu prašinu s otvora za zrak.
   • Općenito, ne govorite o „ti“. To govori samo za sebe. Govorite aktivno i započnite svoje rečenice s imperativom.
4. Ako je potrebno, intervjuirajte zaposlenike koji sudjeluju u procesu o tome kako obavljaju posao. Posljednje što želite je napisati SOP koji jednostavno nema smisla. Ugrožavate sigurnost, učinkovitost i vrijeme svog tima i ne uzimate u obzir postupke koji se već koriste - nešto što vam kolege neće zahvaliti. Postavljajte pitanja ako je potrebno! To mora biti učinjeno kako treba!
   • Ako su stvari nejasne, zamolite različite ljude da donesu sve uloge i odgovornosti. Jedan član tima ne smije se pridržavati SOP-a, a drugi može biti uključen samo u neke radnje.
5. Razlomite velike dijelove teksta na dijelove dijagramima i dijagramima toka. Ako imate posla s jednim ili dva koraka koja su posebno nezgodna, čitateljima možete olakšati grafikon ili grafikon. Postaje lakše čitati i daje umu predah od svih napora da sve razumije. A vama izgleda cjelovitije i dobro napisano.
   • Nemojte ih koristiti samo da začinite ili da vaš SOP izgleda impresivnije; učinite to samo ako to ima smisla ili ako pokušavate prevladati jezičnu barijeru.
6. Svaka stranica mora imati ispravno kodiranje. Vaš je SOP nesumnjivo jedan od mnogih SOP-a. Iz tog bi razloga vaša organizacija trebala voditi neku vrstu baze podataka u kojoj se sve čuva na temelju određenog sustava indeksiranja. Vaš je SOP dio tog indeksiranja i zato treba dohvatiti neki oblik kodiranja. Zato to mora biti jasno rečeno.
   • Svaka stranica treba imati kratki naslov ili ID broj, datum i broj stranice. Možda će vam trebati fusnote; to ovisi o politici vaše organizacije u ovom trenutku.

Dio 3 od 3: Osiguravanje uspjeha i preciznosti

1. Testirajte postupak. Ako svoj postupak ne želite testirati, vjerojatno ga niste dovoljno dobro napisali. Zamolite nekoga s "ograničenim razumijevanjem" postupka (ili nekoga predstavnika uobičajenog čitatelja) da se koristi vašim SOP-om i da ga se vodi. Na koje probleme nailaze? Ako postoje, trebate im se obratiti i izvršiti potrebne prilagodbe.
   • Najbolje je da vaš SOP testira nekoliko ljudi. Različiti će ljudi naletjeti na različite stvari, što će vam dati mnogo (nadam se korisnih) odgovora.
   • Pobrinite se da postupak testira netko tko to nikada nije radio. Netko s predznanjem oslanjat će se na to da bi napredovao, a ne na prvom mjestu u svom poslu, tako da promaši ocjenu.
2. Neka SOP procijene oni koji stvarno provode postupak. Na kraju nije važno stvarno što vaši šefovi misle o SOP-u. Riječ je o onima vani zapravo moraju surađivati. Dakle, prije nego što ga pošaljete šefovima gore, pokažite plod svoje olovke onima koji će raditi ili već rade posao. Naći što ona od toga?
   • Uključujući ih i čineći ih dijelom procesa, vjerojatnije je da će prihvatiti ovaj SOP. I oni nesumnjivo imaju sjajne ideje!
3. Neka vaš SOP provjere vaši savjetnici i odjel za kontrolu kvalitete. Nakon što je tim u redu, možete ga proslijediti savjetnicima. Možda će imati manje reći o samom radu, ali javit će vam je li postavka u redu, ako ste nešto zaboravili, i javit će vam kako sve učiniti službenim i dijelom sustava.
   • Upotrijebite službene sustave usmjeravanja za dobivanje odobrenja za dokumente kako biste bili sigurni da je postupak davanja odobrenja pravilno odjavljen. To se razlikuje od organizacije do organizacije. Vi samo želite biti sigurni da je svatko rekao svoje i da su se slijedila sva pravila.
   • Ispod moraju biti potpisi. Većina tvrtki više nema problema s elektroničkim potpisima.
4. Počnite koristiti svoj SOP čim je odobren. Prvo ćete možda trebati organizirati obuku za uključene zaposlenike, ali to može značiti i da vam je papir obješen u zahodu. Bilo kako bilo, pobrinite se da vaš rad bude iskorišten! Uspio si. Vrijeme je za malo prepoznavanja!
   • Provjerite je li vaš SOP ažuriran. Ako to više nije slučaj, odmah dogovorite ažuriranje, osigurajte da su ažuriranja odobrena i dokumentirana i pošaljite SOP ponovno. O tome ovise sigurnost, produktivnost i uspjeh vašeg tima.

Savjeti

• Jednostavno upotrijebite nizozemski kako biste objasnili korake.
• Ne zaboravite uključiti dionike ako je moguće kako bi pisani postupak bio u skladu sa stvarnim postupkom.
• Provjerite postoji li starija verzija SOP-a. Možda se možete ograničiti na nekoliko brzih podešavanja. Obavezno ih i pravilno dokumentirajte!
• Uz svaku novu verziju imajte povijest dokumenata.
• Koristite dijagrame toka i slike kako bi čitač mogao pravilno pratiti postupak.
• Obratite pažnju na jasnoću. Pazite da više tumačenja nisu moguća. Pokažite postupak nekome tko ga ne poznaje i pitajte ga što misli: još uvijek biste se mogli suočiti s iznenađenjima.
• Neka vaš dokument bude provjeren prije nego što ga odobrite.