Sadržaj

• Kročiti
• 1. dio od 4: Promjena pristupa
• Dio 2 od 4: Smanjivanje skupne e-pošte
• Dio 3 od 4: Postavite vlastite filtre
• 4. dio od 4: Promjena navika
• Savjeti
• Upozorenja

Ako se oslanjate na e-poštu kao glavni oblik komunikacije, možda ćete u pristigloj pošti imati stotine nepročitanih poruka. Probijanje kroz ovu močvaru pokušavajući shvatiti koje e-mailove vrijedi pročitati može biti izuzetno frustrirajuće. Da biste izbjegli svakodnevno bavljenje brdom e-maila, pokušajte smanjiti broj e-mailova koje primate. Stoga je važno ograničiti broj e-poruka koje primate na one koje vas zanimaju.

Kročiti

1. dio od 4: Promjena pristupa

1. Naučite svoj program e-pošte prepoznavati neželjenu poštu. Označite poruke koje smatrate neželjenom poštom kako bi se u budućnosti automatski zaustavile u vašoj pristigloj pošti. Kad primite neželjenu poštu, odaberite poruku i označite je kao neželjenu poštu. To će označiti pošiljatelja kao pošiljatelja neželjene pošte, a sve sljedeće poruke završit će u mapi s neželjenom poštom.
   • Većina klijenata web pošte (poput Gmaila i Hotmaila) već ima ugrađen filtar neželjene pošte koji automatski premješta neželjenu poštu iz pristigle pošte u mapu neželjene pošte. Filteri za neželjenu poštu mogu prepoznati neželjenu poštu po tekstu i velikom broju primatelja.
   • Neželjene poruke su slučajne, masovno poslane e-poruke, često u marketinške svrhe ili prijevare.
   • Budući da neželjena pošta može sadržavati viruse, dobro je ne otvarati je da biste je označili kao neželjenu. Bolje je samo izbrisati poštu umjesto da dobijete virus jer poruku želite označiti kao neželjenu poštu kao neželjenu.
2. Isprobajte drugu uslugu e-pošte. Drugi klijenti e-pošte ponekad mogu imati moćnije filtre za neželjenu poštu i druge značajke. Ako niste impresionirani uslugom e-pošte, pokušajte s drugom.
   • Gmail se općenito smatra jednim od najučinkovitijih što se tiče filtriranja neželjene pošte, a na raspolaganju ima mnogo alata koji će vam pomoći u upravljanju e-poštom.
   • Ako vaša adresa e-pošte zahtijeva upotrebu određenog klijenta, ali svejedno želite isprobati drugog, proslijedite svoju e-poštu kako biste mogli primati e-poštu na drugu adresu putem drugog klijenta.
3. Izbjegavajte web stranice i usluge koje traže adresu e-pošte. Svoju e-poštu prosljeđujte samo web lokacijama kojima vjerujete i po kojima su dobro poznate. Nikada nemojte davati svoju adresu e-pošte osim ako je stvarno važna. Adresa e-pošte jedan je od vaših osobnih oblika kontakta, poput broja mobitela ili fiksnog telefona. Odgovornost pri registraciji za web stranice često će vam pomoći smanjiti e-poštu.
   • Iako web stranica na kojoj ostavljate adresu e-pošte možda neće sama poslati e-poštu, može se dogoditi da je proda drugoj tvrtki koja će vam poslati neželjenu poštu.
   • To mogu učiniti i tvrtke u kojima e-adresu ostavljate izvan interneta. Budite posebno oprezni prema ozloglašenim organizacijama kao što su putničke agencije i tombole. Budući da točno znaju što tražite, brzo će preprodati vaše podatke povezanim tvrtkama ili uslugama.
4. Ne objavljujte svoju e-adresu na web mjestima. Možda ćete ponekad doći u iskušenje da objavite svoju adresu e-pošte na web mjestu. To može biti vaše vlastito web mjesto ili kao odgovor na drugo web mjesto (poput web mjesta s vijestima ili blogova). Još jedna uobičajena pogreška je objavljivanje adrese e-pošte na forumima. Postoje trolovi koji pretražuju web tražeći adrese e-pošte, a zatim ih prodaju tvrtkama koje šalju neželjenu poštu. Poduzimanjem nekoliko mjera možete osigurati da se to ne dogodi.
   • Često korišteno rješenje je potpuno otkazati pretplatu na e-poštu umjesto kao e-adresu. Tako, na primjer, "[email protected]" postaje "jackjohn na email dot com".
   • Ako želite objaviti svoju adresu e-pošte na vlastitom web mjestu, stvorite vezu koja će automatski generirati e-poštu umjesto da navedete adresu e-pošte. To se naziva veza "mailto:".

Dio 2 od 4: Smanjivanje skupne e-pošte

1. Otkažite pretplatu na biltene. Osim neželjene pošte, bilteni su jedan od glavnih čimbenika koji pridonose velikom prilju e-pošte. Kada stvarate račune na raznim web mjestima (poput novina i internetskih trgovina gdje ste ikad nešto kupili) na kojima morate navesti adresu e-pošte, te vas web stranice automatski pretplaćuju na njihove biltene.
   • Da biste prestali primati biltene, dovoljno je samo otvoriti i pomaknuti poruku prema dolje. Na dnu biltena obvezno je postaviti vezu koja primatelju omogućuje odjavu pretplate na bilten. Kliknite vezu za odjavu ili odjavu i vaša e-adresa bit će uklonjena s mailing liste, tako da više nećete primati biltene s te web stranice.
   • Vaš filtar za neželjenu poštu neće filtrirati ove poruke jer dolaze s legitimnih web lokacija.
2. Promijenite postavke društvenih medija. Nalozi na društvenim mrežama kao što su Facebook i Twitter često se postavljaju tako da vam šalju e-poštu svaki put kad primite poruku, spomenite, označite "lajk" ili "komentirajte". Ako ste umorni od gubljenja vremena provjeravajući svoj mobitel svaki put kad ukazuje da je stigao lajk, promijenite postavke računa tako da budete obaviješteni samo kad se dogodi nešto važno ili da uopće ne primate obavijesti o događajima.
   • Umjesto da primate ove stalne obavijesti, bolje je da na kraju dana ručno provjerite imate li aktivnosti na računu. Ovo je bolje nego prolaziti kroz more e-mailova.
3. Postavite zasebnu e-adresu za neželjenu poštu. Druga mogućnost, ako koristite puno web lokacija na kojima morate navesti adresu e-pošte ili želite primati standardne skupne poruke, jest zatražiti zasebnu adresu e-pošte za primanje tih određenih poruka. Prenesite to web lokacijama i tvrtkama i koristite svoju privatnu ili poslovnu e-poštu onako kako je namijenjena.
   • To također možete preokrenuti i zatražiti novu adresu e-pošte za privatnu i poslovnu upotrebu.

Dio 3 od 4: Postavite vlastite filtre

1. Izradite vlastiti filtar. Većina klijenata web pošte ima mogućnost filtriranja za filtriranje poruka. Filtri za poruke rade na isti način kao filtri za neželjenu poštu, osim što ih prvi korisnik postavlja ručno. Možete stvoriti filtar za određene adrese e-pošte na takav način da svaki put kad primite poruku s tog računa, ona automatski završi u smeću.
   • Da biste stvorili filtre, idite na postavke računa i odaberite opciju "Filtar". Sada možete odrediti adresu e-pošte koju treba filtrirati i na koju treba biti preusmjeren (na primjer u smeće ili određenu mapu na vašem računu).
2. Filtriraj prema pošiljatelju. Ako vam neprestano pristižu neželjene e-poruke s određenih adresa e-pošte (poput onih dosadnih dnevnih šala koje dobivate od veselog kolege ili kolege iz razreda), razmislite o filtriranju iz pristigle pošte. U tom ćete slučaju vjerojatno želite filtrirati prema e-adresi pošiljatelja, a ne prema web mjestu. Tada možete osigurati da poruke s tih adresa e-pošte završe u zasebnoj mapi ili da se premjeste u neželjenu poštu.
3. Filtriraj po temi. Ako neželjena pošta uspije proći kroz mrežu standardnih filtara, možete odabrati postavljanje vlastitih filtara provjerom uobičajenih fraza neželjene pošte. Ovdje filtrirate sadržaj predmeta poruke e-pošte.
   • Primjeri mogu uključivati ​​sljedeće riječi "Cialis", "Viagra" ili "penis".
   • Pazite da ne koristite riječi koje su ponekad ispravne, a ponekad pogrešne. Možda su vam dosadile e-poruke o ponudama, ali korištenje riječi "ponuda" kao razloga za slanje poruke u smeće nije dobra ideja. Može se dogoditi da vas zanima određena ponuda.
4. Filtriraj prema sadržaju. Druga je mogućnost postaviti filtre koji provjeravaju sadržaj e-pošte za ključne riječi ili izraze, a zatim preusmjeriti ovu e-poštu ako je potrebno. Ovo je korisno ako ste umorni od primanja e-poruka o određenoj temi koja je u vijestima puno ili ako znate da će stizati puno poruka o nečemu što se događa.
   • Na primjer, pretpostavimo da vodite modnu tvrtku i da ste upravo lansirali novu košulju za hit seriju "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Možete postaviti filtar tako da se poruke o toj košulji prosljeđuju u posebnu mapu, tako da možete obrađivati ​​te e-adrese bez gubljenja ostalih važnih e-adresa u koje pristignete.

4. dio od 4: Promjena navika

1. Provjerite svoju e-poštu u određeno vrijeme. Previše je jednostavno potrošiti puno vremena provjeravajući svu svoju e-poštu tijekom dana. To je čest problem, posebno u uredskom okruženju. Zbog toga je dobra ideja pokušati promijeniti svoje navike i trošiti manje vremena na obradu e-pošte. Postavite ograničenja i dajte si samo 2 ili 3 kratka trenutka tijekom dana dopuštajući si da provjerite svoju e-poštu.
   • Na primjer, provjerite svoju e-poštu u 9:00, 13:30 i 17:00 i ne trošite više od 10 minuta odjednom.
   • Ako ste vlasnik tvrtke ili menadžer, osoblju također možete nametnuti ova pravila kako biste povećali produktivnost.
2. Izbjegavajte slanje e-pošte kako biste bili pristojni. Loša je praksa odgovarati na e-poštu iz ljubaznosti. Oni se prema tome ponašaju kao prema razgovoru, ali samo čine da svi dobiju još više e-pošte. Nemojte se osjećati primoranim odgovoriti na e-poštu s nečim poput "Ugodan dan" ili "Hvala".
   • Odgovorite samo da biste naznačili da ste primili poruku ako je to važno. Na primjer, ako vam je netko poslao neke papire, odgovorite samo vraćanjem dovršenog ili provjerenog djela ili slanjem e-pošte kad to mogu očekivati.
3. Pokušajte što više komunicirati putem drugih kanala. E-adrese su korisne za brze, kratke poruke. Vrsta pri kojoj je za završavanje razgovora potrebno najviše dvije ili tri razmjene poruka. Ako je potrebno poslati mnogo više poruka, prikladnije je to riješiti telefonom ili ugovoriti sastanak s dotičnom osobom, tako da međusobno štedite svu e-poštu i puno vremena.
4. Ograničite broj poruka koje možete dnevno slati. Ako želite smanjiti vrijeme koje trošite na e-poštu i količinu e-poruka koje drugi moraju pročitati, pokušajte ograničiti broj e-poruka koje možete dnevno slati. To vas tjera da bolje razmislite koje poruke jesu ili nisu dovoljno važne za slanje.
   • Na primjer, ako uskoro budete trebali poslati poruku šefu, možda ćete manje vjerojatno obavijestiti sve da je vaša kći započela novi posao.
   • Ako želite poslati istu poruku svima, postoje bolje metode. Pokušajte, na primjer, dohvatiti post-it na svačijoj kutiji za ručak u hladnjaku.

Savjeti

• Postoje slučajevi u kojima i dalje primate biltene čak i nakon otkazivanja pretplate. Kada se to dogodi, prijavite se izravno na web mjesto odakle dolazi bilten i idite na postavke računa da biste prestali primati e-poštu.
• Budući da je većina web-klijenata e-pošte besplatna, na njihovim poslužiteljima postoji samo ograničena količina prostora za pohranu vaše e-pošte. Zato ima smisla održavati čist poštanski sandučić.

Upozorenja

• Svako malo provjerite mapu s neželjenom poštom i provjerite jeste li propustili ništa važno.