Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 2: Pisanje dnevnog reda
• Stvorite dnevni red od nule
• Korištenje predloška kalendara
• Dio 2 od 2: Najbolji postupci za upotrebu kalendara
• Savjeti

Za uredan sastanak potreban je dobro napisan dnevni red. Neka vaš sastanak ne bude toliko zamoran i učinkovit koliko se čini mnogim sastancima. Pridržavajući se detaljnog, ali fleksibilnog dnevnog reda, možete održavati sastanak racionaliziranim i fokusiranim tako da postignete sve ciljeve sastanka u najkraćem mogućem roku. Bez obzira želite li napisati vlastiti kalendar, upotrijebiti predložak ili maksimalno iskoristiti kalendar koji već imate, pogledajte 1. korak dolje za početak!

Kročiti

Dio 1 od 2: Pisanje dnevnog reda

Stvorite dnevni red od nule

1. Započnite davanjem naslova kalendaru. Od najfinije literature do najsuše proračunske tablice, gotovo svaki važan dokument treba naslov, a dnevni red sastanaka nije iznimka. Vaš bi naslov čitaocu trebao reći dvije stvari: prvo, da čita dnevni red, i drugo, tema o kojoj se razgovara. Kad se odlučite, naslov stavite na vrh praznog dokumenta. Naslov ne mora biti cvjetan ili kompliciran - u poslovnom kontekstu obično su jednostavni i izravni naslovi najbolji.
   • Oduprite se nagonu da koristite zasebne ili velike fontove za naslov. U većini slučajeva poželjet ćete upotrijebiti jednostavan, dostojanstveni font poput Times New Roman ili Calibri i naslov učiniti jednakom veličini kao i ostala slova na dokumentu (ili samo malo veći). Zapamtite, svrha vašeg naslova je informirati čitatelje ono što gledaju, ne nužno da ih zabavi ili odvrati od njih.
2. Dodati "Who?’, ’pravi?"i"kada?"podaci u zaglavlje. Nakon naslova, dnevni red sastanka obično ima zaglavlje koje se može detaljno razlikovati ovisno o tome koliko je formalno vaše radno mjesto. Ovo se zaglavlje obično odnosi na redak ispod naslova. Obično u zaglavlju ukratko navedete činjenične podatke o sastanku koji nemaju nikakve veze s temom o kojoj se raspravlja. To je tako da ljudi koji nisu prisutni znaju kada i gdje se to dogodilo i tko je bio prisutan. Ispod je nekoliko stvari koje možete dodati; bez obzira na podatke koje ste odabrali, pobrinite se da jasno prepoznate svaki podatak (čineći da tekst etikete podebljano ovdje dobro funkcionira):
   • Datum i vrijeme. Oni se mogu grupirati zajedno ili u zasebne odjeljke.
   • Mjesto. Ako vaša tvrtka ima više lokacija, možete zapisati adresu, ali ako postoji samo jedno mjesto, možete imenovati sobu u kojoj se sastajete (npr. Soba za sastanke br. 3).
   • Polaznici. Naslovi poslova obično nisu, ali nisu potrebni.
   • Posebne osobe koje prisustvuju. To mogu biti posebni gosti, govornici ili vođe konferencija.
3. Napišite kratku izjavu s ciljevima. Sastanci koji nemaju jasno definiranu svrhu riskiraju gubiti dragocjeno vrijeme jer sudionici odlučuju o čemu će razgovarati. Preskočite redak iza zaglavlja i upotrijebite podebljani ili podcrtani tekst da biste odjeljak ciljeva odredili naslovom poput "Cilj" ili "Cilj", a iza njega dvotačka ili novi redak. Zatim u nekoliko jezgrovitih i oštrih rečenica opišete točke o kojima će se raspravljati na sastanku. Neka vam bude cilj da ovdje napišete oko 1-4 rečenice.
   • Na primjer, ako želimo napisati izjavu o ciljevima za proračunski sastanak, možemo koristiti sljedeće: "Cilj: Navedite ključne proračunske ciljeve za financijsku godinu 2014.-2015. I razgovarajte o dugoročnim mjerama uštede troškova. Uz to, direktor istraživanja i razvoja Marcus Feldman predstavit će rezultate nedavne ankete o konkurenciji. "
   • Ako ste ikad pisali u znanstvenom kontekstu, smatrajte izjavu ciljeva sažetkom sastanka. U osnovi govorite široko o čemu treba razgovarati na sastanku, bez ulaska u detalje.
4. Napišite raspored glavnih točaka sastanka. Rasporedi pomažu u suzbijanju tendencije predugog trajanja poslovnih sastanaka. Preskočite redak nakon izjave o ciljevima, dajte raspored podebljanim ili podcrtanim naslovom i počnite stvarati vremena (kako bi se podudarala s ključnim točkama rasprave) u rasporedu. Da biste ga lakše čitali, dajte svakom vremenskom razdoblju svoj redak.
   • Označite svako vremensko razdoblje s ili planirano vrijeme početka i završetka, ili vrijeme koje želite da vam pojedini dio oduzme. Odaberite jedan ili drugi sustav i budite dosljedni - miješanje stvari izgleda neprofesionalno.
   • Drugim riječima, svako vremensko razdoblje želite označiti s vremenom početka i završetka za tu temu razgovora ili jednostavno zapišite koliko želite da traje. Na primjer, primjer reda može biti "14:00 - 14:05: Uvod i prezentacija " ili ’5 minuta: Uvodi i prisutnost. ”Međutim, trebali biste izbjegavati prebacivanje između dva sustava.
5. U rasporedu odvojite vrijeme za sve posebne goste. Ako gosti dolaze na vaš sastanak kako bi razgovarali o važnim temama, morat ćete na sastanku odvojiti vrijeme za te ljude. Dajte svakom gostu svoj vremenski termin, čak i ako imaju više od jedne teme razgovora. Na taj način svatko može organizirati vlastite teme po želji.
   • Da biste izbjegli neugodne probleme sa zakazivanjem, unaprijed kontaktirajte goste da biste saznali koliko vremena će svakom od njih trebati na svojoj temi razgovora.
6. Na kraju sastanka ostavite dodatno vrijeme za bilo koje drugo poslovanje. Tijekom tog vremena ljudi mogu tražiti objašnjenja o zbunjujućim temama razgovora, iznositi vlastita mišljenja, predlagati teme za buduće sastanke i davati druge komentare. Ovu anketu možete učiniti eksplicitnom tako što ćete je uključiti kao posljednju stavku u svoj raspored ili je možete sami iznijeti nakon posljednje točke sastanka.
   • Ako stignete do kraja sastanka, a nitko nema dodatnih pitanja ili komentara, sastanak uvijek možete završiti rano. Mnogi će vam polaznici vjerojatno zahvaliti na ovome!
7. Također možete pružiti pregled tema razgovora. Raspored je obično lavovski dio dnevnog reda sastanka - dio koji ljudi žele voditi raspravu. Međutim, iako nije neophodno uložiti ovaj dodatni napor, pružanje dodatnog pregleda ključnih točaka može biti vrlo korisno za ometane sudionike. Okvir podsjeća prisutne na raspored ideja predstavljenih na sastanku i pomaže onima koji teško prate svaku spomenutu temu. Ispod je primjer vrste sažetka koji vjerojatno želite koristiti:

   • I. Visoko prioritetne stavke proračuna

     • A. Proračun putovanja zaposlenika

       B. Stope dilera

       • i. Pregovaranje o boljem dogovoru?

       C. Troškovi lobiranja

     II. Mjere za poboljšanje prometa

     • A. Alternativni ugovori o uslugama

       • ja Predstavite opcije kupcima

         ii. Dobiti povratne informacije

       B. Reinvestiranje u mobilnu tehnologiju

     ...i tako dalje.

8. Provjerite ima li u kalendaru pogrešaka prije nego što ih podijelite. Budući da se neki polaznici mogu u velikoj mjeri osloniti na dnevni red sastanka, vrlo je dobro provjeriti ga ima li pogrešaka prije nego što ga podijeli. To nije samo usluga onima koji prisustvuju - ono se također pozitivno odražava na vašu pažnju prema detaljima i na vrijednost koju imate za svoj položaj.
   • Štoviše, provjera da u vašem dnevniku nema pogrešaka može vam pomoći vrijeme i spasiti vas lice Trošenje vremena na objašnjavanje dnevnog reda prepunog pogrešaka može zbuniti vaš sastanak i biti vam neugodno, posebno kada su prisutni važni ljudi.

Korištenje predloška kalendara

1. Upotrijebite predložak koji ste dobili s programom za obradu teksta. Mnogi programi za obradu teksta, kao što su Microsoft Office, Pages za Mac i tako dalje, imaju standardne predloške za sve vrste osobnih i profesionalnih dokumenata, uključujući dnevni red sastanaka. Pomoću ovih predložaka možete začuđujuće brzo i jednostavno stvoriti dokument profesionalnog izgleda. Obično su ove vrste predložaka organizirane u logične odjeljke s estetski ugodnim izgledom - samo upišite relevantne podatke u odgovarajuće prostore i spremni ste!
   • Iako se svaki program za obradu teksta malo razlikuje, većina s opcijom predloška omogućit će vam da prijeđete na predloške s trake izbornika na vrhu prozora programa.
   • Ako vaš program za obradu teksta može koristiti predloške, ali nema odgovarajuće predloške dnevnog reda sastanka, možete ga preuzeti s web mjesta proizvođača programa. Predlošci za Microsoft Word, na primjer, dostupni su na office.microsoft.com, dok se predlošci za Pages za Mac mogu naći u trgovini Apple App.
2. Predložak možete preuzeti i iz vanjskog izvora. Ako vaš program za obradu teksta po defaultu nema predloške kalendara, a ne možete ih dobiti na službenoj stranici, ne brinite - na mreži je dostupno puno besplatnih predložaka. Jednostavno pretraživanje, na primjer, "predloška dnevnog reda sastanka" na vašoj željenoj tražilici dat će vam desetke relevantnih rezultata. Međutim, budući da svi ovi rezultati ne potječu iz službenih, pouzdanih izvora, važno je napraviti razliku prilikom odabira predložaka koji će se koristiti. Ispod je nekoliko vanjskih web lokacija koje biste mogli posjetiti:
   • Spremi predloške za Word - ovo profesionalno web mjesto nudi brojne kvalitetne predloške za Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Još jedan sjajan resurs za Word predloške. Međutim, ova stranica nudi samo nekoliko izbora.
   • iWorkCommunity - dobar predložak kalendara za stranice. Međutim, ovaj je predložak za starije verzije stranica (prije 2009.).
   • App Store također ima mnoštvo predložaka za stranice. Nažalost, nisu sve dostupne besplatno.
3. Ispunite polja u predlošku. Nakon što pronađete odgovarajući predložak u programu za obradu teksta ili preuzmete onaj koji vam se sviđa, sve što morate učiniti je ispuniti predložak potrebnim informacijama. Većina predložaka imat će jasno označena područja za unos imena, vremena, tema razgovora, naslova odjeljaka itd. Ispunite sva relevantna polja da biste dovršili svoj dnevni red, a nakon toga provjerite ima li pogrešaka u radu. Koliko god predlošci kalendara mogli biti korisni, ne štite vas od pravopisnih, gramatičkih i činjeničnih pogrešaka.
   • Ne ostavljajte nijedno polje prazno. Ništa ne izgleda amaterski od recimo retka u rasporedu koji kaže samo "Upišite ovdje". Ako iz nekog razloga postoje dijelovi predloška koje ne želite ispuniti, izbrišite ih umjesto da ih ostavite praznima.
4. Unesite manje izmjene kako biste svoj kalendar prilagodili svojim potrebama. Predlošci dnevnog reda sastanka mogu biti vrlo korisni, ali nema razloga zašto biste se točno držali zadanog stila i izgleda kalendara. Slobodno napravite promjene u sadržaju i stilu predloška kako smatrate potrebnim kako biste bili sigurni da vaš kalendar zadovoljava standarde koje je vaša tvrtka postavila za vas i koje ste vi postavili za sastanak.
   • Na primjer, ako mislite da određeni predložak izgleda vrlo dobro, ali njegovo je zaglavlje toliko dugo da vam odvlači pažnju, slobodno izbrišite sve nepotrebne odjeljke zaglavlja kako smatrate potrebnim, sve dok to činite na takav način da izgled dokumenta nije uništen ili dnevni red izgleda ružno.

Dio 2 od 2: Najbolji postupci za upotrebu kalendara

1. Prvo odaberite najvažnije teme. Kada zakazujete sastanke, obično je dobra politika stavljati najvažniju temu na prvo mjesto rasporeda. Ovim postižete dvije stvari. Prvo, omogućuje svima da razgovaraju o tim važnim temama kad su na rubu i još nisu umorni na početku sastanka. Drugo, u slučaju da sastanak završi prerano ili određeni sudionici moraju otići prije kraja, osigurava da su važne teme već raspravljene.
   • Sastanci ne idu uvijek po planu. Ako se na kraju sastanka odbace male, nevažne teme, možda ćete ih moći sami riješiti ili kasnije zakazati drugi sastanak. Međutim, ako niste u mogućnosti pokriti glavne teme razgovora, vaš sastanak nije uspio postići dio cilja, što za vas može biti i frustrirajuće i neugodno. Stavljanje najvažnijih tema na vrh vašeg rasporeda sprječava uglavnom ovaj problem.
2. Držite se kalendarskog rasporeda, ali budite fleksibilni. Pri planiranju i provođenju sastanka, jedna od najvećih opasnosti je ta što traje duže od planiranog. Zaposlenici ga obično imaju nevoljenje predugački sastanci s pravom jer mogu biti nevjerojatno dosadni i spriječiti ljude da umjesto njih rade stvarni posao. Da biste održali sastanak prema rasporedu, pripazite na sat i ako vam se pruži prilika, pristojno nastavite govoreći nešto poput: "Zaista moramo prijeći na sljedeću temu ako želimo odavde na vrijeme. "
   • Međutim, sastanci često ne idu prema planu, pa biste trebali biti spremni nadoknaditi ako bilo koji dio sastanka potraje duže nego što želite. Budite fleksibilni u raspravi što je više moguće u ograničenom vremenu koje imate za vaš sastanak. Na primjer, ako dio vašeg sastanka kasni, možete smanjiti raspravu za druge dijelove sastanka ili izostaviti relativno nevažne dijelove sastanka kako biste bili sigurni da će se završiti na vrijeme.
3. Počnite pisati svoj dnevni red prije sastanka. Iako kalendari nisu nužno toliko važni kao druge vrste poslovnih dokumenata (kao što su izvješća, proračunske tablice podataka, prezentacijski dijapozitivi itd.), I dalje želite da vaš kalendar izgleda profesionalno i glatko, pogotovo ako ga dijelite s kolegama tijekom sastanak. Da biste bili sigurni da imate dovoljno vremena za izradu kvalitetnog dokumenta, počnite pisati svoj dnevnik što je ranije moguće.
   • Rano započinjanje također vam daje prednost povratnih informacija o dnevnom redu sastanka. Dijeljenje preliminarne verzije kalendara s kolegama ili nadzornicima i traženje njihovog unosa mogu vam pomoći u otklanjanju nedostataka i dodavanju nedostajućih detalja kojih prije nije bilo. Ako pričekate do zadnje sekunde da napišete svoj kalendar, možda nećete imati vremena zatražiti ove povratne informacije.
   • Iako se danima prije sastanka možete riješiti pisanja dnevnog reda redovnog svakodnevnog sastanka, priprema za važan sastanak može potrajati tjednima.
4. Podijelite dnevni red sa sudionicima sastanka. Kako biste osigurali da svi na sastanak dođu sa potpunim znanjem o temi o kojoj će se raspravljati, morat ćete unaprijed podijeliti dnevni red sa svima. Ovisno o korporativnoj kulturi u kojoj radite, to bi moglo značiti ispis nekoliko primjeraka i njihovo osobno dijeljenje ili jednostavno slanje kalendara kao privitka. Kako god distribuirali svoj kalendar, prije slanja provjerite sadrži li tehničke pogreške.
   • Ovisno o važnosti sastanka, vjerojatno želite sudionicima dati dnevni red najmanje sat ili dva prije sastanka. Za velike važne sastanke možda će biti potrebno raspored poslati dan ili više unaprijed.
   • Budući da su ljudi često zauzeti ili zaboravni, pametna je ideja donijeti neke dodatne kopije dnevnog reda na sastanak u slučaju da netko zaboravi njihov.

Savjeti

• Ako netko ne može prisustvovati sastanku, razmislite o stvaranju odjeljka "Najavljeni odsustvo" na vrhu dnevnog reda ili ostavite prostora za to i jednostavno ga najavite tijekom sastanka.
• Izvrsan resurs za jednog produktivna sastanak koristi "DARV": ciljevi, dnevni red, uloge i odgovornosti. Prije svega, vaš sastanak trebao bi ga imati cilj imati. Ako samo održavate sastanak kako biste pružili informacije, ne gubite vrijeme na sastanke. Pošaljite im bilten. Cilj bi trebao imati aktivnu komponentu i ako je moguće proizvod za prikazivanje: "Postavite tromjesečne ciljeve za tim". Dnevni red je popis tema kojima ćete se baviti da biste postigli taj cilj, s vremenskim ograničenjem koje će vas držati na putu. Na primjer, "1. Provjerite status ciljeva iz posljednje četvrtine (15 minuta), 2. Sve ostale poslovne prijedloge za ciljeve (20 minuta), 3. Odaberite top 5 golova (10 minuta) itd." Za uloge i odgovornosti određujete tko vodi sastanak, tko bilježi i tko dodjeljuje radnje koje proizlaze iz sastanka.
• Ako vaša tvrtka ima poseban obrazac za kalendare, koristite ga kao obrazac. Ponegdje je držanje formule neophodno.
• Ovisno o tome što vaše kolege preferiraju, može biti korisno imati rok za ljude da predlože ideje za dnevni red. Navedite datum i vrijeme zatvaranja i držite se toga. Napravite mjesta za dodatke tamo gdje poboljšavaju kalendar ili kada događaji zamjenjuju vaš izvorni kalendar.