Sadržaj

• Koraci
• Metoda 1 od 3: Upotrijebite popis
• Metoda 2 od 3: Upotrijebite grafikon
• Metoda 3 od 3: Uklonite smetnje
• Slični članci

Možda ste redovni student koji pokušava bolje upravljati svojim vremenom ili ste poslodavac koji pokušava pronaći izlaz kako bi njihovi zaposlenici prestali gubiti vrijeme. Bez obzira na vašu ulogu, vjerojatno ste usredotočeni na to kako stvoriti dnevnu rutinu koja vam omogućuje da prestanete gubiti vrijeme i iskoristite svoj dan na najbolji način. Organizacijske strategije poput popisa i rasporeda, kao i mjere za smanjenje smetnji koje troše dragocjeno vrijeme mogu biti od pomoći.

Koraci

Metoda 1 od 3: Upotrijebite popis

1. 1 Navedite zgrade za taj dan. Uzmite olovku i komad papira. Razmislite o zadacima koje planirate obaviti tog dana ili obavezama za taj dan i sve to zapišite na papir. Popis može biti sličan jednom od sljedećih: "Kupovina, pranje rublja, čišćenje, domaća zadaća" ili "Izvješća za klijente, provjeravanje pošte i slanje pisama, sastanci, rad s dokumentima".
   • Na popis dodajte što više zadataka, od malih do velikih. Morate se sjetiti svih obveza i zadataka za taj dan kako biste ih sigurno stavili na listu prioriteta.
2. 2 Dajte prioritet zadacima. Jedan od načina za učinkovit rad je da se prvo usredotočite na zadatke s najvišim prioritetom, a zatim se pomaknete na popis do zadataka s najnižim prioritetom. To se zove pravilo 80/20, gdje bi aktivnosti koje pružaju najviše koristi trebale oduzeti 80% vašeg vremena, a aktivnosti koje pružaju najmanju korist trebale bi vam zauzeti 20%.
   • Prođite kroz popis i dodijelite svakom zadatku broj koji će odgovarati njegovoj važnosti. Zatim ih rasporedite tako da popis počinje s najvišim prioritetom i najkorisnijim zadacima, a završava s onima s najmanjim prioritetom i isplativim.
3. 3 Grupirajte povezane zadatke zajedno. Nakon što kreirate i postavite prioritet svom popisu zadataka, morate male zadatke grupirati u grupe tako da čine jedan proces. Na primjer, možete grupirati zadatke kao što su odgovaranje na e -poštu i pozivanje kupaca u jednu grupu, odvojiti jedan sat za njih i nazvati ih „razgovor s klijentima“. Tada možete jednostavno i mirno raditi na svakom zadatku u predviđenom roku.
   • Pokušajte grupirati sve zadatke na ovaj način kako ne biste morali prelaziti na različite procese i trošiti vrijeme na razmišljanje na kojem zadatku ćete dalje raditi. Grupiranje povezanih zadataka može vam pomoći da učinkovitije organizirate svoje vrijeme i smanjite razinu stresa tijekom rada na zadacima s popisa.
4. 4 Dajte si manje vremena za svaki zadatak. Prema Parkinsonovom zakonu, davanje manje vremena za dovršetak zadatka smanjuje vrijeme potrebno za dovršetak zadatka. Umjesto da odvojite slobodno vrijeme, ograničite vrijeme koje odvojite za svaki zadatak kako biste ga brže obavili. To možete činiti polako, postupno smanjujući vrijeme koje posvećujete svakom zadatku dok ne dosegnete onu zlatnu sredinu u kojoj ne osjećate veliki pritisak i žurbu, ali nemate vremena odgađati ili gubiti vrijeme.
   • U jednom trenutku razvit ćete dobar osjećaj za upravljanje vremenom, pogotovo ako morate potrošiti ograničenu količinu vremena na svaki zadatak. To može biti od velike pomoći ako imate istu rutinu ili sličan popis zadataka svaki dan.
5. 5 Nagradite se nakon što obavite sve zadatke na popisu. Nakon što prijeđete sve zadatke s popisa, obično na kraju dana, trebali biste si dati mali kompliment i razmaziti se. Ovo može biti ukusna večera, čaša vina ili slobodno vrijeme kada možete učiniti nešto zabavno i ugodno. Mala nagrada poslužit će kao poticaj za obavljanje svih zadataka za taj dan.
   • Možete odrediti koja će vam nagrada biti čak i prije nego započnete dan, tako da je možete koristiti kao motivaciju za izvršavanje zadataka. Na primjer, recimo da se morate pripremiti za ispit i planirati večeru s prijateljima. Iskoristite svoje večernje planove kao izgovor da nastavite učiti i dovršavati zadatke tijekom dana kako kasnije ne biste morali propustiti večeru.

Metoda 2 od 3: Upotrijebite grafikon

1. 1 Napravite raspored za svaki sat dana. Uzmite komad papira ili upotrijebite kalendar na računalu za stvaranje ćelija za svaki sat vašeg radnog dana ili svaki sat budnosti. Može biti od devet do pet ili deset do sedam. Iako ne morate ispunjavati svaki vremenski period do minute, bilo bi korisno provjeriti je li svaki sat vašeg dana uračunat u vaš raspored.
   • Počnite svaki sat ispunjavati zadatke koje morate dovršiti. Možete započeti s najvažnijim zadacima i prijeći na manje važne. Osim toga, ako se smatrate jutarnjom osobom, pokušajte prvu polovicu dana odvojiti za teže zadatke. No, ako znate da nakon ručka imate drugi vjetar, možete odvojiti važne zadatke za ovo doba dana. Pokušajte osmisliti svoj raspored tako da odgovara vašim potrebama i radnim navikama. To će vas postaviti za uspjeh i učiniti vaš raspored učinkovitijim.
   • Možete stvoriti predložak za svoj raspored na ploči ili kalendaru kako biste ga mogli ažurirati svaki dan prema svojim zadacima za određeni dan.
2. 2 Svakih sat -dva napravite pauzu od deset minuta. Može biti teško usredotočiti se na zadatak ili skupinu zadataka dulje od dva sata. Svakako zakažite desetominutnu pauzu svakih sat ili dva kako se ne biste osjećali pod stresom ili preopterećeni poslom. Tijekom ove mini pauze možete izaći sa svog radnog mjesta i prošetati uredom ili razgovarati s kolegom u uredskoj kuhinji. Možete si skuhati šalicu kave ili otići u kratku šetnju na svježi zrak. Pokušajte se držati 10 minuta kako biste bili u skladu sa svojim rasporedom.
   • Također možete svakih sat vremena udahnuti 10 dugih, sporih i dubokih udisaja kako biste osvježili um i napravili kratku pauzu. To vam može pomoći da dobijete novi pogled na zadatak koji radite ili ćete ga dovršiti i osigurati da ne zaboravite na sebe unatoč napornom danu.
3. 3 Pokušajte ispravno dovršiti zadatak prvi put. Umjesto žurbe i pokušaja što bržeg rješavanja svih zadataka, odvojite vrijeme koje vam je potrebno da svaki zadatak ispravno obavite prvi put. Žurba putem pošte može razvući razmjenu e -pošte, osobito ako klijentu šaljete nerazumljive ili opskurne poruke. Usporite i odvojite dovoljno vremena za sastavljanje jasnih poruka e-pošte ili pažljivo ponovno čitanje bilješki o studiji. Ako to učinite prvi put, dugoročno ćete uštedjeti mnogo izgubljenog vremena.
4. 4 Zamolite prijatelja ili suradnika da povremeno provjeri vaš napredak kako biste ostali na putu. Ponekad nam je potrebna podrška drugih da bismo ostali usredotočeni na zadatak. Neka vas bliski prijatelj, roditelj, suradnik, brat ili sestra pregledaju svakih nekoliko sati kako bi bili sigurni da ste na rasporedu.
   • Suputnik vam može donijeti šalicu kave ili vas razveseliti lijepim riječima kako biste mogli malo odvratiti pažnju, nasmijati se ili nasmiješiti i vratiti se svakodnevnim zadacima. Iako ste možda zauzeti, nekoliko minuta s prijateljem će vas razveseliti i pomoći vam da učinkovitije upravljate svojim vremenom.

Metoda 3 od 3: Uklonite smetnje

1. 1 Ne morate stalno provjeravati svoju poštu. To može stvoriti obrazac start-stop-start u vašem radnom danu i dovesti do izgubljenog vremena. Pokušajte ne otvarati poštu tijekom dana, osobito ako se trebate usredotočiti na neki drugi zadatak. U rasporedu odvojite tri termina za provjeru pošte: rano ujutro, neposredno nakon ručka i pred kraj dana. To će vas spriječiti da vas ometa stalni tok e -pošte tijekom dana i jamčit će vam posvećeno vrijeme za rad s e -porukama.
   • Isti principi mogu se primijeniti i na druga sredstva komunikacije, poput glasovne pošte, tekstualnih poruka i telefonskih poziva. Pokušajte ne ostati stalno kraj telefona, osim ako naravno ne očekujete važnu tekstualnu poruku ili telefonski poziv. To će vam pomoći ograničiti prekide u tijeku rada i pomoći vam da ostanete u skladu s rasporedom.
2. 2 Isključite zvuk telefona i isključite internet. Ako je moguće, odaberite barem sat vremena na svoj radni dan kada možete isključiti zvuk telefona i isključiti internetsku vezu. To će vam omogućiti da se usredotočite na posao koji zahtijeva potpunu koncentraciju i nedostatak smetnji poput vašeg telefona ili interneta.
   • Uklanjanje ovih čimbenika, koji vam mogu lako odvratiti pozornost, bit će osobito korisno kada radite na školskom projektu ili velikom izvješću. Isključite telefon tako da nemate razloga provjeravati ga svakih pet minuta ili se zanositi gledanjem vijesti na društvenim mrežama.
3. 3 Upozorite druge da vam ne ometaju. Pokušajte ne poticati druge da vam odvlače pažnju i da sami sebi ne odvlačite pažnju. Samo im recite da radite. Možete zatvoriti vrata ili postaviti znak za zaposlenje.Također možete poslati e -poruku u ured kako bi vas podsjetili da je određeno vrijeme u uredu mirno radno vrijeme.
4. 4 Pokušajte ne odstupati od svoje rutine. Nakon što sastavite popis rada ili raspored i zaštitite se od smetnji, upotrijebite svoju snagu volje i koncentraciju da se držite svoje rutine. Većina ljudi razumije razliku između dobro provedenog i izgubljenog vremena, stoga pokušajte ne upasti u zamku gubljenja vremena. Gradite prema svom rasporedu i na kraju dana možete uživati ​​u osjećaju postignuća i utrošenom vremenu.

Slični članci

• Kako organizirati produktivan dan
• Kako biti produktivan
• Kako dobro organizirati svoje vrijeme
• Kako pravilno rasporediti svoje vrijeme