Autor:
Laura McKinney
Datum Stvaranja:
2 Travanj 2021
Datum Ažuriranja:
1 Srpanj 2024
Sadržaj
Imate li problema s bankom, osiguravajućim društvom, državnom agencijom, poslodavcem ili školom? Morate li im poslati pismo u kojem ih uvjeravate da nešto učine ili ih nagovarate da vam pomognu riješiti problem, ali niste sigurni odakle to početi? Sljedeći članak će vas uputiti kako napisati učinkovito uvjerljivo pismo.
Koraci
Dio 1 od 4: Pripremite se
Ideje gore. Prije nego što započnete pisati pismo, razmislite o tome što želite prenijeti kroz pismo, zašto pišete ovo pismo, kao i o primjedbama koje bi primatelj mogao imati nakon pročitati pismo. Prvo imati na umu ideju pomoći će vam da jasno definirate glavni sadržaj pisma, kao i da razumijete temu s kojom se pismo suočava.
- Otvaranje pisma šablonom rečenice: Želim uvjeriti "čitatelja" u "svrhu". Zamijenite "čitatelja" s osobom kojoj šaljete pismo i "svrhu" onim u što pokušavate uvjeriti.
- Kad završite gornji korak, zapitajte se: Zašto? Podcrtajte razloge zašto želite da se čitatelj složi s vašim željama.
- Nakon što navedete razloge za to, organizirajte ih prema važnosti. Sve važne razloge stavite u jedan stupac, a razloge koji su manje važni nego u drugi stupac. Ovaj korak pomaže sažimanju informacija kako bi se istakle važne i relevantne informacije.
Znajte svoju svrhu. Svakako znajte koji su točno vaši ciljevi. Koje stvari trebate postići i što želite da vaši čitatelji rade.- Istodobno, razmislite sami o rješenjima za rješavanje problema o kojima razmišljate.
Razumjeti ciljno slovo. Analiza i razumijevanje teme pomoći će vam da oblikujete sastav svog pisma. Ako je moguće, utvrdite hoće li se čitatelji vjerojatno složiti ili ne s vama ili će biti na neutralnoj strani. Ovaj će vam korak pomoći da shvatite kamo ćete uložiti više svog uma.- Pokušajte identificirati pravi identitet osobe kojoj šaljete pismo. Tko su oni i zbog čega vjerujete da bi vam zaista trebali pomoći? Hoće li vaše pismo jednostavno biti zanemareno ili će se njime postupati? Je li primatelj na visokom položaju ili onaj koji ima funkciju za rješavanje ovog problema? Ovisno o položaju primatelja, bit će različita formulacija.
- Pokušajte saznati koja su mišljenja čitatelja i načini razmišljanja o temi o kojoj se raspravlja. Mogu li se između vas i vaših čitatelja pojaviti kontradiktorni stavovi? Kako možete predstaviti takve stavove na službeni način?
- Otkrijte što vaš čitatelj može zanimati za vašu temu. Imaju li mogućnost dogovora? Je li na njih izravno utjecala ova tema? Koliko vremena trebaju provesti pregledavajući ih?
- Razmislite o vrstama dokaza koje biste trebali iznijeti u svom eseju kako biste nagovorili čitatelja.
Istražite temu. Izuzetno uvjerljiv jezik trebao bi sadržavati činjenične dokaze i povezane informacije. Svakako vidite iz druge perspektive. Nemojte samo proučavati problem sa svog gledišta, već spomenite suprotna stajališta i njihove činjenice.- Upotrijebite činjenične činjenice, logičke argumente, statistiku i relevantne dokaze u prilog svojoj tvrdnji.
- Umjesto da samo inzistirate da je stav suprotne strane pogrešan, objasnite zašto je vaš stav točan i zaslužuje da se razmotri.
Dio 2 od 4: Oblikovanje slova
Koristite format bloka. Poslovna pisma imaju jedinstveni format. Čitajući pismo napisano u ispravnom formatu, čitatelj neće biti ometen na ovaj ili onaj način. Suprotno tome, ako se ne dogovorite pravilno, pismo će ostaviti loš dojam o vama u očima čitatelja i vaše će pismo možda baciti na stranu.
- Započnite s prijelomima redaka i odvojenim odlomcima.
- Poravnajte svaki odlomak. Drugim riječima, nemojte uvlačiti odlomak kao u slučaju pisanja proze ili eseja.
- Red između odlomaka.
- Koristite standardni font, obično Times New Roman ili Arial s veličinom fonta 12.
Adresa se stavlja zasebno na početak pisma. Za početak unesite svoju adresu u gornji lijevi kut slova. Ne navodite svoje ime, već samo adresu ulice, grada, provincije (koristite "država" za države sa državama poput SAD-a ...) i pozivni broj. Također možete unijeti svoj telefonski broj i e-poštu u zasebne retke u nastavku. Ako živite u Velikoj Britaniji, adresa bi trebala biti s desne strane. Zatim jedan redak dalje.
- Unesite datum. Mjeseci su napisani u obliku slova, a zatim slijede datum i godina. Napomena: Ova se metoda koristi u zemljama koje govore engleski jezik. U Vijetnamu, koristeći naredbu "Dan ... mjesec ... godina ..."). Jedna linija.
- 4. lipnja 2013
- Upišite ime i adresu primatelja. Pokušajte odrediti identitet primatelja. Jedna linija.
Otvorite pismo s pozdravom. "Dragi" s imenom primatelja prihvaćeni je poznati oblik predstavljanja. Provjerite je li ime primatelja pravilno upisano, tako da se ime u čestitki podudara s imenom primatelja u zaglavlju poruke.
- Upotrijebite naslove poput g. (G.), Gospođe (gđe.), Profesora (dr.) Zajedno s primateljem kad se pozivate na prezime. Ako niste sigurni kojim imenom nazvati ženu, upotrijebite "Gospođa (gospođa)"
- Uvijek koristite dvotačku nakon naslova.
- Ostavite crtu između pozdrava i prvog odlomka
- Dragi profesore Brown:
Zatvorite pismo zaključkom. Prije pisanja završne rečenice razmislite o tonu pisma. "Hvala" jedna je od osnovnih vrsta završnih rečenica, dok su rečenice poput "Srdačan pozdrav" prijateljskije. Razmislite podudara li se vaše pismo s poštovanjem ili prijateljskim završetkom. Bez obzira na vrstu zaključka koji odaberete, morate slijediti pravilo da prva riječ treba pisati velikim slovom, a sljedeća mala. Nakon završne rečenice nalazi se zarez.- Odaberite "Srdačan pozdrav, (s poštovanjem)" za službeni format pošte. "S poštovanjem", "Lijep pozdrav", "Hvala, (Hvala,)" ili "S poštovanjem (S poštovanjem)" zatvaraju obrasce. standard za poslovnu e-poštu. "Best Regard, (Best,)", "Best Regard" ili "Ugodan dan" intimni su izrazi. i manje udaljen osjećaj.
- Napravite četiri reda za svoj potpis prije nego što unesete svoje ime.
- Hvala vam,
Dio 3 od 4: Pisanje slova
Kratko i kratko. Uvjerljiva slova trebala bi biti kratka i pristojna. Poduzetnici rijetko čitaju pismo koje je duže od stranice ili slovo s dosadnim tonom. Ne lupati, širiti. Pokušajte koristiti jasne, koherentne rečenice. Izbjegavajte prekomjerne teme i dajte nepotrebne, zastarjele ili suvišne informacije.- Izbjegavajte korištenje previše opširnih rečenica. Treba koristiti izrazito uvjerljive objašnjenje. Rečenice trebaju biti kratke, razumljive i čitljive.
- Ne pišite preduge odlomke. U svaki odlomak nemojte unositi previše podataka jer će se čitatelj osjećati potišteno kada čita pismo, ne odbacujte temu ili pokušajte stvar zbuniti. Držite se podataka koji su usko povezani u svakom odlomku i prijeđite na drugi čim započnete razvijati novu ideju.
Iznesite glavnu ideju u prve dvije rečenice. Započnite s laganom i izravnom uvodnom rečenicom. Iznesite svoje želje (odnosno glavnu ideju) u prve dvije rečenice.- Prvi odlomak trebao bi se sastojati od samo dvije do četiri rečenice.
Drugi odlomak trebao bi naglasiti svrhu pisma. U ovom odlomku iznesite svoje misli, zahtjeve ili ciljeve. Umjesto davanja konkretnih razloga, informacija ili sadržaja, u potpunosti objasnite svoj stav, svoje stavove, interese ili zahtjeve i objasnite važnost problema. koliki je utjecaj na vas koji vas prisiljava na akciju.
- Ne zaboravite svoj sadržaj urediti na razuman, pristojan način s realističnim rečenicama. Izbjegavajte koristiti pretjerano emotivan jezik, ne upotrebljavajte iznuđene riječi, ne upotrebljavajte nepristojne rečenice s čitateljima (ovdje čitatelji mogu biti pojedinci ili organizacije), kao i ne pokazuje grubost prema protivničkoj strani.
Navedite potporne točke u sljedećim odlomcima. Sljedećih nekoliko odlomaka obrazložit će vašu tvrdnju davanjem popratnih podataka i dodatnih detalja. Obavezno navedite logične, činjenične, razumne, praktične i pravne detalje. Ne nudite samo mišljenja koja su emocionalna, uvjerenja ili jednostavno osobne želje. Neka čitatelj ne pročita dugu priču; bodove treba donijeti brzo i točno. Evo nekoliko malih taktika koje će vam pomoći da to postignete:
- Citiranje stvarnih statistika i događaja radi privlačenja čitatelja. Provjerite jesu li prikazane statistike i činjenice iz pouzdanih, legitimnih izvora i da li ih iskreno primjenjujete u njihovom izvornom kontekstu. .
- Navedite stručnjake za istraživanje kako bi pokazali da imaju sličan stav prema vama po ovom pitanju i suprotstavljaju se stavovima suprotne strane. Ti stručnjaci moraju imati pouzdan položaj na polju koje istražuju i biti sposobni istaknuti stav o dotičnom pitanju.
- Navedite razloge zbog kojih bi vaš zahtjev trebao biti odobren. Metoda uvjeravanja objašnjavanjem nekome zašto vjerujete da nešto treba učiniti kako bi se mogao učinkovitije predomisliti nego jednostavno tražiti da nešto učini. . Objasnite trenutnu situaciju i zašto je treba mijenjati.
- Dajte svoje detalje, specifikacije i razumijevanje dotičnog problema. Spomenite prethodne napore za rješavanje problema ili nedostatak bilo kakvih radnji.
- Dokazi koji se odnose na predmetno pitanje trebali bi biti popraćeni primjerom. Iznesite dokaze zbog kojih bi čitatelj uvidio značaj problema.
- Ne zaboravite ograničiti ono što trebate spomenuti u svom odlomku. Na jednostavan način iznesite svoj slučaj i situaciju. Ne previše duboko u detalje, ali potrebno je dati dovoljno ključnog sadržaja. Odaberite samo najrelevantnije statistike, stručnjake i izjave.
Pobijte mišljenje protivničke strane. Ključ za uspješno uvjeravanje nekoga jest osporavanje suprotnih mišljenja. Ako želite predvidjeti neprikladne argumente ili pitanja čitatelja, možete ih spomenuti u pismu. Pronađite zajednički jezik sa suprotnom stranom ili iznesite uvjerljive stavove kako biste potkrijepili svoje mišljenje.
- Obavezno priznajte razliku između vašeg gledišta i druge strane. Pokušaj da ih sakrijete samo će oslabiti vaš argument. Umjesto toga, naglasite vrijednosti, iskustva i probleme koji su vam zajednički sa suprotnom stranom.
- Izbjegavajte koristiti osuđujući jezik. Stavljanje previše emocija u riječi smanjuje pravičnost vaših argumenata. Pismo s previše negativnosti i prosudbe može ometati pristanak čitatelja na vaše mišljenje.
Zatvorite pismo ponavljanjem zahtjeva. Ponovite svoj zahtjev ili mišljenje na kraju poruke. U ovom odlomku možete predložiti rješenje ili poduzeti mjere za rješavanje problema. U pismu spomenite da ćete slijediti ovo pismo telefonom, e-poštom ili samoprovjerom.
- Završetak dobro utvrđenom rečenicom pomoći će uvjeriti čitatelja da se nagne prema vama ili će mu barem pomoći da jasnije sagledaju problem iz vaše perspektive.
- Donesite svoja rješenja ili metode. Pristanite na kompromis ili će obje strane napraviti korak unatrag. Pokažite čitatelju što ste učinili i što se pripremate za rješavanje situacije.
Dio 4 od 4: Završni koraci
Provjerite ima li pogrešaka. Pravopisne pogreške i loše gramatičke strukture prva su stvar koja čitateljima ostavlja loš dojam o vama. Tek kad članak nema pogrešaka, čitatelj se može usredotočiti na sadržaj i ideju koju članak želi prenijeti. Ponovno pročitajte pismo nekoliko puta prije nego što pritisnete gumb za slanje. Pročitajte pismo naglas da biste čuli ide li dobro.
- U slučaju potrebe, neka netko provjeri pravopisne pogreške u vašem pismu (ili možete koristiti softver za provjeru pravopisa).
Potpišite se svojim stvarnim potpisom. Potpišite pismo izravno ako ga pošaljete umjesto e-pošte. To pomaže personalizirati pismo i provjeriti jeste li ga napisali vi.
Kopirajte druge važne ljude. Ako drugi ljudi u tvrtki ili drugoj organizaciji trebaju pročitati vaše pismo, pošaljite im kopiju. To znači ispisati ekvivalentan broj ljudi za slanje, stvarno potpisivanje kopija i slanje.
Pošiljatelji bi trebali zadržati kopiju. Uvijek vodite bilješku svoje evidencije s podacima o tome kada je poslana i podacima primatelja. Zabilježite što trebate učiniti da biste riješili problem dok se problem ne riješi. oglas
Savjet
- Treba pisati u formalnom obliku. Primatelj pisma neće vam vjerovati ako koristite neformalni ili neformalni razgovorni jezik.Korištenje službenog jezika također pomaže da pismo postane uljudnije od upotrebe besmislenog slenga!
- Koristite nježni jezik. Ljudi imaju tendenciju da pomažu onima koji su prema njima dobri.
- Nije izvan teme. Pazite da ne dodate dodatne informacije koje nisu relevantne za temu o kojoj govorite. Umjesto toga, držite se relevantnog sadržaja i nemojte komplicirati. Koristite stvarne činjenice kako biste ih istakli.
- Koristite samo metke u srednjem odlomku ako neki koraci, radnje ili prijedlozi moraju biti jasno prikazani.
- Za pisanje slova koristite standardni engleski jezik (za zemlje koje govore engleski jezik). Ovo nije tekst ili društveni medij; Ovo je službeno pismo. Kratice, sleng i emotikoni mogu prenijeti vašu poruku.
- Točke fokusa prilagodite percepcijama tvrtki ili agenata. Neprofitna i velika korporacija mogu misliti drugačije.
- Ne ponašajte se prema čitateljima kao da vam nešto duguju i traže nešto od vas. Umjesto toga, uvjerite ih prijateljskim i profesionalnim jezikom.
