Sadržaj

• Koraci

Povratne informacije su ključne za pomoć osoblju ili studentima da se poboljšaju na bolje. Povratne informacije nisu samo važne, one su također potrebne u većini tvrtki i učionica. To je osobito istinito ako upravljate zaposlenicima ili ste odgovorni za usmjeravanje drugih. Sa sve više zaposlenika koji komuniciraju i rade na daljinu, postaje sve važnije pisati odgovore e-poštom. Ako nadgledate ostale članove osoblja, možete napisati povratne informacije u procjenu učinka. Ako ste učitelj, često ćete morati dati komentare svojim učenicima.

Koraci

Metoda 1 od 3: Napišite odgovor zaposlenika e-poštom

1. 

   Potvrdite razlog slanja e-pošte. Razlog možete upisati u temu ili u tijelo e-pošte. Obično je primatelju najbolje obavijestiti što može očekivati ​​e-poštom iz predmetne rečenice.
   • Napišite temu poput "Povratne informacije o prijedlozima projekata - sjajan početak!"

2. 

   
   
   Počnite s prijateljskim komentarom. To će vašoj publici dati do znanja da komentar dajete prijateljski, umjesto da kritizirate. Povećat će vjerojatnost da će primatelj pročitati vašu recenziju u pozitivnom smjeru.
   • Napišite nešto poput: "Nadam se da ćete imati dobar tjedan!"

3. 

   Priznajte rad koji su završili. Šanse su da je ispitanik uložio puno truda u posao koji ocjenjujete. Prvo to spomenite, obavijestite ih da prepoznajete njihov trud.
   • Mogli biste reći „Hvala vam što ste pokušali provesti ovaj predloženi plan. Uložio sam puno truda ”.

4. 

   
   
   Prvo dajte pozitivne povratne informacije. Ako primatelju dobro kažete što ispravno radi, najprije se ublažuju kritike. Budite iskreni, međutim, pokušajte pronaći nešto pozitivno. Možete se usredotočiti na trenutni zadatak ili na prethodne napore.
   • Recite: „Evo još jednog uvjerljivog prijedloga. Skupili ste mnogo divnih ciljeva i vidim puno napretka u vašoj metodi ”.

5. 

   
   
   Napišite negativne povratne informacije kao savjet. Čak i ako je učinkovitije navesti potrebne promjene, primatelju može biti teško pročitati ih i frustrirati. Umjesto toga, izradite rečenicu kao da su to promjene koje ćete napraviti.
   • Možete napisati: "Uklonit ću dijelove 1 i 2 i proširiti dio 3 tako da uključuje nacrt proračuna" ili "Izrezati ću drugi odlomak, ali dodati ću ocjenu tekućih projekata. na kraju tog dijela ”.

6. 

   Objasnite negativne povratne informacije. Recite primatelju gdje je problem, ako je potrebno, jasno objasnite uzrok problema. Ako je kritika posljedica promjene u očekivanju ili smjeru, recite im to, detaljno navodeći zašto je promjena izvršena.
   • Recimo, “Pravimo pomak u cijeloj tvrtki prema detaljnijim prijedlozima, pa ćemo informacije morati proširiti u nekoliko odjeljaka. Nabrojao sam mjesta koja trebaju više informacija ”.
   • Ako komentirate ponašanje primatelja, uvijek navedite primjere onoga što želite priopćiti. Na primjer, ako govorite o neprofesionalnom odijevanju na sastanku s klijentom, navedite primjere u čemu su pogriješili. Mogli biste reći: "Zadnji put kad smo upoznali klijenta, bili ste u japankama, a prije toga u majici. Ovakva ležerna odjeća ne donosi profesionalnu sliku koju želimo predstavljati tvrtku. ty ".

7. 

   Utvrdite kako riješiti problem. Vaše povratne informacije neće biti korisne bez rješavanja problema. Ovisno o temi odgovora, to bi mogao biti popis određenih rješenja i opći popis ciljeva na kojima treba raditi.
   • Možete dati primjere načina na koji mogu riješiti problem. Ovo je izvrsna opcija kada imate na umu određeno rješenje. Mogli biste reći: "Za sljedeću prezentaciju koristite neutralne boje i izbjegavajte prijelaze. Budući da smo klijenti za sastanke, trebali biste izbjegavati i razgovor. u društvu".
   • Drugi način je postavljanje pitanja koja će im pomoći da smisle načine za poboljšanje. To će biti korisno za prepoznavanje problema za koji postoji mnogo mogućih rješenja. Na primjer, „Postoje li načini na koje možete poboljšati materijal od sada pa nadalje?" Ili „Koje promjene planirate primijeniti na sljedećoj prezentaciji?"

8. 

   Podsjetite ih na sve moguće posljedice. Neki problemi na poslu mogu naštetiti organizaciji i zaposlenici moraju toga biti svjesni. U mnogim će slučajevima doći do nekih posljedica, a ponekad ćete izgubiti kupce ili pružiti neučinkovitu korisničku uslugu zbog neuspjeha zaposlenika. Ovisno o situaciji, bit će posljedica i za zaposlenika ako se ne promijeni. Ako postoji problem, javite osoblju.
   • Na primjer, recite im o zabrinutosti da bi tvrtka mogla izgubiti kupce zbog papirnatih pogrešaka.
   • Drugi način je da im se stavi do znanja da bi mogli biti otpušteni iz projekta ako ne pokušaju poboljšati dokumentaciju.

9. 

   Završite sa zahtjevom za pojašnjenjem i objašnjenjem svojih povratnih informacija. Ovo je prijateljski način okončanja e-pošte koja ljudima pomaže da saznaju da ih podržavate. Osim toga, učinit će da se osjećaju ugodno tražeći objašnjenje ako ne razumiju ono što ste napisali.
   • Napišite, "Obavijestite me ako imate pitanja ili trebate objašnjenje problema".
   oglas

Metoda 2 od 3: Pisanje povratnih informacija u procjeni sposobnosti

1. 

   Postavite ciljeve za procjenu kompetencija. Zbog toga radite pregled. Poznavanje vaših ciljeva može vam pomoći da napišete bolje povratne informacije i pomoći će vašim zaposlenicima da znaju što mogu očekivati.
   • Primjerice, fokusirate li se na poboljšanje zaposlenika? Provodite li procjenu u cijeloj tvrtki kako biste odlučili koja će vrsta karijere najviše koristiti vašoj tvrtki? Radite li tromjesečni pregled?
   • Razgovarajte sa osobljem o svojim ciljevima kad date povratne informacije. Mogli biste reći, "Tvrtka ima plan podržati program razvoja karijere na temelju potreba zaposlenika, tako da provodim procjenu učinka za svaku osobu".

2. 

   Pregledajte prethodne povratne informacije o njima. To može uključivati ​​odgovor iz prethodne recenzije, kao i neformalne informacije objavljene tijekom pregleda. Također biste trebali procijeniti što su učinili prema tim povratnim informacijama. Jesu li ga koristili za poboljšanje? Nisu li na to obraćali pažnju?
   • Ako su i ranije postupali po povratnim informacijama, ovo bi se ovaj put moglo smatrati pozitivnom ocjenom.
   • Ako prije nisu obraćali pažnju na povratne informacije, možete razgovarati i o prethodnom izdanju i o nedostatku samosvijesti zbog nepažanja na povratne informacije.

3. 

   Objasnite pozitivne povratne informacije, navedite konkretne primjere. Najbolje je uvijek započeti s pozitivnim komentarima. Recite osoblju što dobro rade i istaknite sva postignuća koja su postigli. Budite iskreni, ali pokušajte uključiti što više pozitivnih i negativnih strana.
   • Navedite primjere, poput "Pokazali ste samodisciplinu kad ste se dobrovoljno javili da vodite projekt i pokazali ste dobro vodstvo radeći dobro s timom, uključujući prijedloge. od ostalih članova i dodjeljivanje zadataka ”.
   • Pohvalite što želite da rade.

4. 

   Dajte konstruktivnu kritiku, navedite konkretne primjere. Usmjerite svoju kritiku na ono što je najkorisnije za tvrtku ili ciljeve posla zaposlenika. Recite im s čime imate problema i zašto je to problem.
   • Navedite konkretne primjere. Na primjer, „U posljednje 3 prezentacije zaboravili ste nacrt proračuna, usporili projekt“ ili „Prosječni broj računa postignutih u posljednjem tromjesečju bio je 6, ali sigurni ste 2. Ovo se smatra nesposobnim ”.

5. 

   Postavite ciljeve rada za sljedeću fazu ocjenjivanja. To će pomoći zaposlenicima da znaju na što bi se trebali usredotočiti u budućnosti, omogućujući vam da od svojih zaposlenika komunicirate što poduzeću treba. Također će povratne informacije učiniti korisnijima jer osoblje zna što želite da razumije iz sesije pregleda.
   • Ciljevi trebaju biti kratki i konkretni. Na primjer, "U prosjeku će zaposlenik prodavati 4 proizvoda dnevno", "Osoblje će povećati komunikaciju s kupcima" ili "Osoblje će završiti obuku za vodstvo".
   • Svakako se pobrinite da se sljedeća revizija koju radite za svoje zaposlenike usredotoči na te radne ciljeve jer će to očekivati.

6. 

   Predložite mogućnosti za razvoj karijere. Ponudite konstruktivne prijedloge komentara koje ste ranije dali. Ovisno o resursu, ovo bi mogla biti razmjena znanja, trening, obuka u tvrtki ili sesija razmjene životnih iskustava. Tečajeve možete čak i pretraživati ​​na mreži ako vam nedostaju resursi.
   • Budite otvoreni za promjenu ovih preporuka nakon što sa zaposlenikom razgovarate o ocjeni. Na primjer, zaposlenik može zatražiti razvoj karijere na koji nikad niste pomislili.
   • Trebali biste uzeti u obzir ciljeve karijere zaposlenika. Na primjer, ako zaposlenik želi preći na rukovodeće mjesto, možete preporučiti trening vodstva kao opciju za razvoj karijere. Druga je mogućnost ako zaposlenika zanima grafički dizajn, možete mu dopustiti da pohađa tečajeve kako bi te vještine mogao koristiti u tvrtki.

7. 

   Završite riječima ohrabrenja. Bez obzira na to koliko je ocjena učinka pozitivna, nitko ne voli da ga se podsjeća na nedostatke ili na ono što treba poboljšati. Zatvaranje riječima ohrabrenja može pomoći motivirati zaposlenika umjesto da bude pod pritiskom ili frustracijom.
   • Recite ovo: „Imali ste neočekivanih problema u prošlom tromjesečju, ali dobro ste završili posao kada ste prilagođavali svoje opterećenje. Sviđa nam se vaš nastup i nadamo se da ćemo u ovom kvartalu vidjeti još dobrih rezultata. "

8. 

   Potaknite povratne informacije primatelja. To može biti usmeni odgovor nakon što ste s njima razgovarali o evaluaciji ili im možete poslati obrazac za povratne informacije da popune. Primit ćete učinkovitije povratne informacije ako dopustite osoblju da komentira procjenu učinka i sintetizira informacije u vašoj odsutnosti.
   • Zamolite druge da komentiraju vaše povratne informacije. Na primjer, "Kad biste mogli poboljšati jednu stvar u načinu na koji dajem povratne informacije, što bi to bilo?" I "Jesu li povratne informacije bile jasne i korisne?"
   oglas

Metoda 3 od 3: Pružanje povratnih informacija studentima

1. 

   Usredotočite se na učenje. Svrha povratnih informacija je pomoći učenicima u učenju, stoga dajte korisne komentare koji ih vode prema poboljšanju rada, a ne kritiziraju pogreške. Uzmite to za smjernice, a ne samo za kritiku.
   • Možete pružiti pisane povratne informacije o vrstama studentskih radova, uključujući pisanje zadataka, prezentacija i projekata.

2. 

   Pružite povratne informacije o sadržaju i strukturi. Oba su dijela važna, a studenti ih moraju znati poboljšati. To je posebno važno ako jedan učenik u jednom dijelu prolazi bolje od drugog. Na primjer, student može imati izvrsnu ideju o razvoju sadržaja, a pritom još uvijek ima pogreške u kucanju, netočne interpunkcijske znakove, nepotpune odlomke i nema uvlačenja.
   • Ako komentirate usmene prezentacije ili projekte, svakako pošaljite povratne informacije o svakom dijelu vježbe.
   • Na primjer, verbalna prezentacija uključivala bi komentare i na sadržaj i na vještine javnog nastupa, dok bi projekt mogao dobiti povratne informacije o sadržaju, kreativnosti i vještinama. predstaviti.

3. 

   Dajte određene pozitivne i negativne povratne informacije. Pisanje komentara poput "dobar posao", "sjajan napredak" ili "treba raditi" ne govori studentima što trebaju učiniti da bi se poboljšali ili što rade ispravno. Da bi povratne informacije bile učinkovite, studenti moraju znati što su učinili dobro ili ne.
   • Napišite ovako: „Vaša je teza jasna, dobro napisana i koristi traženi format. S druge strane, tematske rečenice trebaju više truda jer nisu povezane s tezom ”.
   • Sugerirajte ovako: "Moje su ideje dobro razvijene, ali želim da mi se obratite za upute gdje koristiti zareze i nepotpune rečenice".
   • Uključuje mješavinu pozitivnih komentara i konstruktivnih kritika.

4. 

   Predložite načine za poboljšanje umjesto ispravljanja programskih pogrešaka. Možete istaknuti nekoliko pogrešaka, ali izbjegavajte ispravke na stranici. Utvrdite problem koji ste otkrili u članku, poput korištenja previše zareza, a zatim predložite vještine koje bi vaši učenici mogli poboljšati.
   • Na primjer, „U svom sam eseju koristio previše zareza. Učitelj vam je predložio da pregledate pravila upotrebe zareza i kako izbjeći pogreške u zarezima. Ako odete instruktoru, možemo zajedno pregledati odlomak.

5. 

   Odredite prioritete za sljedeći nacrt ili vježbu. Učenicima će odsada dati određene točke na koje se trebaju usredotočiti. Možete odrediti prioritete ciljeva ili potreba svojih učenika, ovisno o vrsti zadatka.
   • Recite: "Trenutno želim da se usredotočite na korištenje aktivnih subjekata i izbjegavate nepotpune rečenice."

6. 

   Ograničite povratne informacije na jedan komad ili jednu vještinu ako je problem u vremenu. Usredotočite pozornost na trenutne ciljeve ili potrebe učenika koje ocjenjujete. Uvjerite se da studenti znaju da ocjenjujete samo određene dijelove njihova pisanja kako ne bi smatrali da su drugi dijelovi savršeni.
   • Možda ćete trebati obojiti ili istaknuti komentare.
   • Prije nego što vratite zadatak studentima, obavijestite ih da dajete povratne informacije samo o dijelu zadatka.
   • Također možete dopustiti studentima da odaberu vještinu ili odjeljak za koji bi željeli dobiti povratne informacije.

7. 

   Izbjegavajte vršiti pritisak na studente. Ako postoji mnogo pogrešaka, nemojte ih pokušavati ispraviti u jednom komentaru. Davanje previše informacija odjednom može učiniti da se učenici osjećaju preplavljeno. Umjesto toga, počnite s osnovnim podešavanjima ili najlakšim mjestom.
   • Na primjer, možete započeti fokusiranjem na nepotpune rečenice i traženjem riječi za koje ne znate kako se pišu.
   • Također se možete samo usredotočiti na cilj učenja kojem vježba cilja.

8. 

   Potaknite učenike da nastave pokušavati. Završite pozitivnom notom koja ih potiče da nastave pokušavati. Možete se pozvati na druga poboljšanja u njihovim vježbama, dajući im motivaciju da ciljaju više.
   • Napišite, “Nakon što shvatim da se vaše pisanje toliko poboljšalo tijekom školske godine, znam da ćete izvrsno obaviti posao slijedeći ove prijedloge. Radujem se čitanju vašeg sljedećeg eseja! "
   oglas