Sadržaj

• Koraci
• Savjet
• Što trebaš

Organiziranje uredskih datoteka nije jednostavan zadatak, pogotovo kada je u pitanju organizacija velike količine datoteka i dokumenata. Međutim, ovaj izazov možete prevladati planiranjem unaprijed i odlukom o sustavu arhiviranja. To vam pomaže organizirati poslovni profil i osigurava brži pronalazak važnih dokumenata. Možete pogledati članak u nastavku o tome kako organizirati svoje uredske zapise kako biste započeli svoju misiju.

Koraci

1. dio od 3: Rasporedite vrijeme točno

1. 

   Odvojite određeno vrijeme za organiziranje aplikacije kako biste izbjegli smetnje u sredini. Pripremite karton i naljepnice za izradu novog profila prije nego što započnete. oglas

Dio 2 od 3: Organizirajte dokumente i evidencije

1. 

   
   
   Podijelite hrpe dokumenata i datoteka na manje komade, kojima je lakše upravljati.
   • Obradite snopove jedan po jedan i počistite ili uništite nepotrebni papir kako biste smanjili količinu i ograničili višak.
   • Ostatak dokumenata i datoteka podijelite u dva odvojena dijela, jedan za datoteke koje treba obraditi u narednim mjesecima, a drugi za arhivske datoteke koje ne zahtijevaju hitnu obradu.

2. 

   
   
   Mape organizirajte po abecedi ako imate profil klijenta. Na primjer, ako je svako vezivo ime osobe ili tvrtke, možete sortirati zapise prema imenu te osobe. U tom biste slučaju svaku karticu profila trebali označiti s punim imenom kupca.Organizirajte svoje naslovnice po abecedi, a zatim označite ladicu za arhiviranje da biste vidjeli koja ladica ima naziv koji započinje određenim slovom.

3. 

   
   
   Poredaj po kategorijama ako se radi o zapisima iz mnogih dijelova tvrtke. Neki se zapisi odnose na račune, jamstva ili ugovore i morate ih podijeliti u različite kategorije. Označite svaki zapis prema potrebi i na njega smjestite sve relevantne dokumente. Možda ćete trebati izraditi sekundarni profil, pa upotrijebite viseći poklopac da biste označili svaku kategoriju, a pokrov sekundarni.
   • Stvorite portfelj hitnih dokumenata kako biste brzo mogli pronaći važne radove.
   • Privremene datoteke stavite ispred, a arhivske datoteke u stražnju stranu ladice, tako da ćete lako moći pristupiti datotekama koje trebaju obradu.
   oglas

Dio 3 od 3: Poredaj zapise po mjesecima

1. 

   Pored korištenja gornjih metoda, svoje veziva možete organizirati prema mjesecu (i godini-). Ako nemate vremena to odmah riješiti, svoje papire možete staviti u svoj mjesečni zapis za obradu datuma. Ovaj vam korak također pomaže odrediti gdje brže pohraniti dokumente.
   • Mjesečni zapis je također pogodan za pohranu dokumenata drugih vrsta.

2. 

   Na kraju godine provjerite preostale radove u mjesečnom zapisu i možete saznati novi predložak, kao i da nova grupa zapisa (naziv kategorije) nedostaje u sustavu. Stvorite profile za te radove u novoj godini.

3. 

   Isjecite preostale papire po mjesecima. Držite u evidenciji pod „Mješovita“ grupa (Godina-). oglas

Savjet

• Nakon organiziranja svoje evidencije, morate održavati ured u uredu. Popravite sustav vođenja evidencije i vratite papire na mjesto.
• Bacite, reciklirajte ili uništite nepotrebne dokumente kako biste izbjegli miješanje u novi sustav vođenja evidencije.

Što trebaš

• Ormarići za spise
• Viseća navlaka
• Tvrdi uvez
• Naljepnice
• Markeri