Sadržaj

• Kročiti
• 1. dio od 3: Identificiranje sebe
• Dio 2 od 3: Recite svoje mišljenje
• Dio 3 od 3: Zamotajte
• Savjeti
• Upozorenja

Ako često morate nazvati kupce radi svog posla, velika je vjerojatnost da ćete često morati ostaviti govornu poštu. Ali što biste točno trebali reći nakon zvučnog signala? Može biti nervozno prisjetiti se svih važnih informacija za komunikaciju, što može spriječiti izgovaranje važnih detalja. Korištenjem sustava govorne pošte više nikada nećete morati snimati zbunjenu i improviziranu govornu poštu. Brzim provlačenjem kroz kontrolni popis u glavi možete osigurati da ste pružili sve potrebne informacije i da imate veće šanse za povratak.

Kročiti

1. dio od 3: Identificiranje sebe

1. Koristite ispravnu intonaciju. Kad započne snimanje vaše poruke, trebali biste govoriti jasno i razumljivo. Ne pokušavajte mrmljati ili razgovarati prebrzo. Potrudite se zvučati zainteresirano i veselo kako biste privukli pažnju slušatelja. Iako vas prijamnik ne može vidjeti, telefon će primiti vašu opću intonaciju, pa provjerite šaljete li ispravnu.
   • Artikulirajte sve što kažete. Loš prijem može vam iskriviti glas i dovesti do napuštanja. Čak i normalan glas koji govori može zvučati poput mrmljanja kroz telefon.
   • Vaš bi glas trebao biti u skladu s vrstom poziva koji upućujete. Primjerice, u redu je zvučati veselo kad ostavite glasovnu poštu da čestitate nećaku na završenoj srednjoj školi. Međutim, ako želite izraziti sućut ožalošćenom prijatelju, morate biti sigurni da je vaš glas svečan i s poštovanjem.
2. Navedite svoje ime. Prvo što trebate učiniti je navesti svoje ime. Na taj će način osoba koju zovete odmah znati s kim ima posla. Jednostavno "ovo je (tvoje ime)" dovoljno je za većinu situacija. Ako nekoga još niste upoznali, možete odabrati "moje ime je (vaše puno ime i prezime)". Prijatelji i rođaci prepoznat će vas bez potrebe da se identificirate. Ako je riječ o poslovnom pozivu, druga osoba odmah ima ime koje će povezati s glasom i porukom, što možda omogućuje personaliziraniji oblik komunikacije.
   • Ovaj se korak čini očitim, ali pozivači ga često zaborave.
   • Ako imate određeno radno mjesto ili opis sebe koji bi primatelju mogli biti korisni za daljnje radnje, dodajte ga iza svog imena. Na primjer, "Zovem se Dr. Versluis, radiolog u Sveučilišnoj bolnici u Amsterdamu "ili" Ovo je Ariane Janssens, Chloeina majka koja je u nastavi s vašom kćeri ".
3. Ostavite svoj telefonski broj. Molimo navedite svoj telefonski broj odmah nakon što navedete svoje ime. Većina pozivatelja pričeka do kraja govorne pošte kako bi pružila svoje podatke za kontakt, ali ako ih primatelj ne može ispravno zapisati prvi put, dužni su ponovno preslušati cijelu poruku. Ne zaboravite govoriti polako i sve artikulirati kad komunicirate svoj telefonski broj tako da bude razumljiv.
   • Jednostavan način da na početku poruke navedete svoj telefonski broj je reći nešto poput "Ovo je (vaše ime), moj broj je (vaš telefonski broj)" ili "moje ime je (ime) i nazvat ću (broj ) '.
   • Unatoč činjenici da su funkcije pozivatelja sveprisutne, uvijek se preporučuje ostaviti svoj telefonski broj u slučaju da vas osoba koja vas zove nije spremila vaš broj ili ako zatražite povratni poziv na drugi broj.
4. Navedite točku povezivanja. Kad slušaju poslovne govorne poruke ili poruke nepoznatih pošiljatelja, ljudi će brzo postati sumnjičavi ili izgubiti interes ako ne znaju tko ste i zašto zovete. Uvjerite ih spominjanjem zajedničkog prijatelja ili preporuke koji su vam dali njihov broj. To opet osigurava da telefonski poziv dođe profesionalnije. Govorna pošta zvučit će manje nametljivo i vjerojatnije će vam se vratiti poziv.
   • Pokušajte uključiti kratki uvod koji pobuđuje zanimanje slušatelja, poput "Dobio sam vaš broj od Patricka, koji mi je rekao da razmišljate o prodaji svog broda."
   • Čak i ako ne upućujete poslovni poziv, pronalaženje kontaktne točke važno je za primirje primatelja. "Ovo je Bob, vaš susjed točno preko puta vas" osobnije je od "Ovo je Bob Vermeersch".

Dio 2 od 3: Recite svoje mišljenje

1. Prije toga razmislite o tome što ćete reći. Prije ostavljanja govorne pošte, pobrinite se da imate jasnu predodžbu o tome što ćete reći. To ne bi trebao predstavljati problem ako zovete iz posebnog razloga, ali ako začujete zvučni signal s druge strane i shvatite da vam se odgovara, možete izgubiti način na koji znate što biste rekli. Podijelite informacije u zasebne točke i pokrijte ih sve prije nego što prekinete vezu.
   • Za vrlo hitne ili važne govorne poruke razmislite o tome da unaprijed napišete grubu verziju skripte.
   • Ako vam se često čini da gubite žicu, samo se usredotočite na to da u nekoliko riječi navedete svoje ime, broj za uzvratni poziv i razlog zašto zovete.
   • Zamislite da pošaljete govornu poštu kako biste nastavili s jučerašnjom romantičnom večeri. Mentalno sastavljanje vaše poruke prije snimanja može napraviti veliku razliku u tome da izgledate cool, mirno i sabrano ili mucavo i nervozno.
2. Neka vaša poruka bude sažeta. Ograničite poruke govorne pošte na 20-30 sekundi. Nema puno situacija u kojima govorna pošta mora biti duža. Ne biste trebali dosaditi primatelja vrlo dugim uvodom ili pričom. Neka bude sažet. Usput, kratka poruka može pobuditi više znatiželje i nagovoriti nekoga da se vrati, kad to možda ne bi bilo drugačije.
   • S druge strane, prekratka poruka govorne pošte može se kod primatelja osjećati nevažnom, omogućujući joj da je izbriše, a da je ni ne sluša. To je osobito istinito kada zovete s privatnim brojem.
   • Svrha ostavljanja govorne pošte je da vas netko nazove. Nije namjera pružiti sve informacije, jer je to bila svrha telefonskog razgovora.
3. Započnite s najvažnijim informacijama. Idite ravno naprijed i jasno navedite razlog pozivanja. Ako provjeravate samo, na primjer kada imate prijedlog za kupnju nečega ili ako pratite transakciju ili želite potvrditi sastanak, to morate jasno priopćiti primatelju. Vaš će slušatelj brzo izgubiti zanimanje ako mu odmah na početku ne kažete zašto ga kontaktirate.
   • Nemate puno vremena da prenesete svoje mišljenje. Ako niste ravno prema naprijed, vaš će slušatelj izbrisati poruku prije nego što je čuo ključne informacije.
   • Bolje odmah dobiti loše vijesti poput "Tata je u bolnici". Ostatak poruke upotrijebite za utjehu i davanje objašnjenja. U svakom slučaju, to je bolje nego zaobići temu i pustiti slušatelja da se brine.
4. Budite osobni i iskreni. Oduprite se iskušenju i preuzmite izmišljeni, uobičajeni zvuk "telefonskog glasa". Samo budite ljubazni, budite svoji i razgovarajte prirodno. Ljudi znaju kada pokušavaju nešto prodati na određeni način i vjerojatnije je da će vam pružiti priliku ako smatraju da im se obraćate kao jednakima.
   • Kad zvučite kao da čitate skriptu, vaš će se slušatelj osjećati kao da samo upućujete novi telefonski poziv, jer to morate.

Dio 3 od 3: Zamotajte

1. Postavite određeno pitanje ili zatražite nešto. Dok dovršavate poruku, trebali biste izričito navesti zašto želite da vas primatelj nazove. Postavite precizno pitanje ili zatražite nešto zbog čega će ih zatražiti da se jave na telefon. Ako se nakon preslušavanja govorne pošte osjećaju zbunjeno ili nesigurno točno što želite, tada je glasovna pošta promašila svoj trag.
   • Isprobajte fraze poput "Javite mi je li vam se svidio recept koji sam vam poslao" ili "Volio bih čuti vaše mišljenje o ovom prijedlogu."
   • Ljudi su motiviraniji stupiti u kontakt kada imate određeni zahtjev, umjesto da jednostavno kažu "nazovite".
2. Obično uključite svoje ime i podatke za kontakt. Dopunite svoju poruku ponovnim spominjanjem svog imena i podataka za kontakt. Ponovite svoju pjesmu dva puta kako bi je slušatelj mogao pravilno zapisati i ne shvatiti pogrešno broj. Obavezno uključite sve pojedinosti koje bi mogle biti korisne za slušatelja da uzvrati poziv, na primjer kada ste dostupni i nedostupni te najbolje doba dana za pozivanje.
   • Spominjanje vašeg telefonskog broja više od dva puta na kraju razgovora pretjerano je i čak se može protumačiti kao nepristojno.
   • Ako je to svakodnevna poruka prijatelju ili članu obitelji, ne brinite zbog ovog koraka.
3. Izbjegavajte dugovječni završetak. Kad dođe vrijeme da prekinete vezu, nemojte nepotrebno razvlačiti poruku. Ako se ne radi o osobnom telefonskom pozivu s voljenom osobom, nema potrebe nekome poželjeti još jedan lijep dan. Pažnja primatelja nestat će kako se poruka nastavlja, zato pokušajte ne izgubiti fokus na kraju. Zahvalite im se na vremenu i prepustite im sljedeći korak komunikacije.
   • Ljubazno zaokružite s nečim poput "Radujem se što ću vas čuti" toplije je i stoga učinkovitije od generičkih komercijalnih fraza poput "Želim vam dobar dan".
   • Na kraju ne možete rekapitulirati ili sažeti svoj post. Ako primatelj treba ponovno čuti određeni detalj, poruku će moći ponoviti kasnije.

Savjeti

• Razmislite na trenutak o govornoj pošti koju ste dobili zbog koje ste pomislili "što ova osoba želi od mene?". Ostavite govornu poštu koju biste i sami željeli primiti.
• Ako je to važno za primatelja, uz svoj telefonski broj možete navesti i adresu e-pošte ili drugi način kontakta.
• Ne zaboravite navesti datum ako dijelite vremenski osjetljive podatke.
• Osmijeh! To se osjeća čak i putem telefona.
• Ako zovete zbog osjetljive teme, trebali biste ograničiti podatke koje pružate u govornoj pošti u slučaju da ih drugi ljudi čuju.
• U nuždi ili prirodnoj katastrofi možete upotrijebiti odlaznu poruku govorne pošte kako biste ljudima dali do znanja da ste dobro.

Upozorenja

• Ako pokušavate natjerati nekoga da vas nazove, nemojte razgovarati o prethodnim neuspješnim pozivima. Ovo se može činiti iznerviranim, zbog čega slušatelju nije ugodnije razgovarati s vama.
• U poslovnim okolnostima uvijek biste trebali ostaviti govornu poštu ako se osoba koju zovete ne javi. Vidjeti višestruko propuštene pozive bez poruka govorne pošte podrijet će važnost vašeg poslovanja.