Sadržaj

• Kročiti
• 1. dio od 3: S obzirom na primatelja
• Dio 2 od 3: Odabir čestitke
• Dio 3 od 3: Formatirajte e-poštu i započnite

Po prirodi mailovi nisu toliko formalni kao pisanje pisama. Međutim, i dalje ćete imati vremena kada trebate biti formalniji u pisanju e-pošte. Razmislite kome šaljete i odaberite pozdrav koji odgovara primatelju. Nakon što to shvatite, možete prijeći na formatiranje pozdrava i pisanje uvodnih redaka.

Kročiti

1. dio od 3: S obzirom na primatelja

1. Odlučite koliko formalni trebate biti. Čak i ako pišete "službeni" e-mail, ovisi o primatelju koliko morate biti formalni. Na primjer, ne koristite istu razinu formalnosti prilikom pisanja profesora kao kad se prijavljujete za posao.
   • Kad prvi put kontaktirate nekoga, bolje je biti formalniji nego što je potrebno da biste bili na sigurnoj strani.
2. Pronađite ime osobe. Istražite kako biste saznali ime osobe ako je već ne znate. Poznavanje imena osobe čini pozdrav osobnijim, čak i dok koristite službene tehnike e-pošte.
3. Slijedite formalnost osobe. Ako vam je osoba već poslala e-poštu, u redu je usvojiti njezin stil pozdravljanja. Na primjer, ako koristi "Hello" i vaše ime, prihvatljivo je odgovoriti u istom stilu, koristeći "Hello" i ime osobe.

Dio 2 od 3: Odabir čestitke

1. Vratite se na "Draga". "Draga" (nakon čega slijedi ime osobe) stari je standard s razlogom. Formalno je, a da se ne udaljava, a budući da se tako često koristi, često postaje nevidljiv u pozdravu, što je dobro. Ne želite da se vaš pozdrav ističe jer je neprimjeren.
2. Ako ne znate ime osobe, pokušajte s "Dobar dan". Ovo je relativno formalni pozdrav za upotrebu u poslovnoj e-pošti, pogotovo ako ne znate ime osobe. Međutim, uvijek je bolje saznati ime osobe ako je moguće.
   • Također možete upotrijebiti "Dragi čitatelju" ako je e-pošta vrlo formalna i ako ne znate ime osobe. Međutim, ovaj pozdrav može biti neugodan za neke ljude.
3. Razmislite o "Zdravo" ili "Zbogom" u nešto manje formalnim e-porukama. E-adrese su obično manje formalne od pisama, pa se često možete izvući s nečim poput "Zdravo" u pomalo formalnoj e-pošti. Na primjer, ako svom učitelju pošaljete e-poštu, netko s kime zapravo komunicirate, „Zdravo“ ili „Zbogom“ trebao bi biti u redu.
4. Izbjegavajte "Bok". Iako je "Zdravo" možda prihvatljivo u poluformalnoj e-pošti, "Zdravo" vjerojatno nije. To je vrlo ležeran pozdrav, čak i u razgovorima, pa biste ga trebali izbjegavati u bilo kojoj vrsti službene e-pošte. Na primjer, čak i ako prilično dobro poznajete svog šefa, vjerojatno je najbolje izbjegavati "Bok" kad mu pošaljete e-poštu.
5. Ako je potrebno, umjesto imena upotrijebite naslov. Ponekad kad pišete nekome znate samo naslov unutar tvrtke ili organizacije. U tom slučaju možete koristiti naslov osobe samo umjesto imena osobe, poput "Dragi voditelj zapošljavanja", "Dragi odbor za zapošljavanje" ili "Dragi profesore".
6. Dodajte naslov osobe da bi bio formalniji. Ako je moguće, dodajte "Mr. "," Gđa. "," Dr. Dodajte "ili" Profesor "ispred imena osobe da bi bilo formalnije. Također, koristite formalnije prezime ili puno ime osobe, a ne samo ime osobe.

Dio 3 od 3: Formatirajte e-poštu i započnite

1. Stavite pozdrav u prvi redak. Prvi redak trebao bi biti pozdrav koji ste odabrali, a zatim ime osobe. Ako je moguće, upotrijebite naslov osobe, poput gospodina, gospođe ili dr., A zatim njezino ime i prezime.
2. Stavite zarez. Općenito, nakon pozdrava stavljate zarez. Dvotočka možete koristiti u službenim slovima, ali obično je previše službeno za e-poštu, čak i službenu. U većini slučajeva dovoljna je zarez, no dvotočku možete koristiti ako u e-poruci pišete popratno pismo.
3. Idite na sljedeći redak. Pozdrav je u zasebnom retku na vrhu, pa kad ga napišete, pritisnite tipku Enter da biste prešli na sljedeći redak. Ako za izradu odlomaka upotrebljavate prijelome redaka umjesto uvlaka, stavite prazan redak između pozdrava i prvog odlomka.
4. Predstavite se u prvoj rečenici ako je potrebno. Kad pišete nekome prvi put, trebali biste ga predstaviti, čak i ako je poznajete u stvarnom životu. Davanje osobi osjećaja kakav ste potaknut ćete je da nastavi čitati.
   • Na primjer, mogli biste napisati: "Zovem se Jessica Hills i ja sam direktor marketinga za tvrtku XYZ." Također možete navesti kako poznajete osobu: "Zovem se Robert Smith i ja sam u vašoj marketinškoj klasi (Marketing 101 koji se sastaje u podne utorkom i četvrtkom)."
   • Ako osobu već poznajete i već ste prije pisali, prvu rečenicu možete upotrijebiti kao pozdrav. Na primjer, mogli biste reći: "Hvala što ste me tako brzo kontaktirali" ili "Nadam se da vam ide dobro."
5. Prijeđite ravno na stvar. Većina formalnih e-adresa mora brzo prijeći na stvar. To znači da bi vaša prva ili druga rečenica trebala navesti razlog zašto pišete primatelju. Ne zaboravite biti što kraći kada opisujete svoj cilj.
   • Na primjer, mogli biste napisati: "Pišem da bih zatražio pomoć u vezi s marketinškim problemom" ili "Pišem vam jer imam problema u nastavi i nadao sam se da ćete imati prijedloge za dodatni materijal za čitanje. "