Sadržaj

• Kročiti
• Savjeti

Pisanje pisama samo je po sebi umjetnost koja može odrediti hoće li se vaše riječi shvatiti ozbiljno ili će se zanemariti. Bilo da pišete motivaciono pismo, pismo prijatelju ili jednostavno e-poštu kolegi, ono uvijek treba započeti dobro napisanim uvodom koji plijeni čitateljevu pozornost i prisiljava na daljnje čitanje.Naučiti kako pristupiti primatelju, kako napisati uvodni redak koji privlači pažnju i kako napisati zanimljiv uvod, sve će vam pomoći da napišete pismo vrijedno čitanja.

Kročiti

1. Saznajte točno kome treba poslati pismo. Osobni pozdrav privući će pozornost osobe puno brže od generičkog pozdrava. Osim toga, pokazuje da ste u mogućnosti pronaći ključne osnovne informacije, poput imena osobe kojoj pišete.
   • Ako pišete motivaciono pismo ili bilo koju drugu vrstu poslovnog pisma, odvojite nekoliko minuta da biste saznali ime primatelja. Obično ćete uz malo istraživanja pronaći ime menadžera za ljudske resurse, koordinatora za ljudske resurse ili menadžera s kojim ćete obaviti razgovor. Ako ne možete pronaći informacije na internetu, uljudan telefonski poziv često može pojasniti kome treba uputiti vaše pismo.
   • Općenito, najbolje je izbjegavati pozdrav poput "Poštovani / gospođo". Takav pozdrav nije nimalo osoban, pa čitatelj neće biti impresioniran, što znači da se vaše pismo možda neće sjetiti ako se uopće pročita.
     • Na primjer, zamislite da ste vi jedina koja zapošljava ljude i primate dva pisma - jedno s pozdravom "Poštovani, a drugo s vašim određenim imenom. Kojeg kandidata očekujete koji će bolje raditi svoj posao i stoga ga vrijedi zaposliti?
2. Ako ne možete pronaći točno ime osobe kojoj pišete, nemojte se živcirati! Ponekad se ove informacije namjerno skrivaju. U tim je slučajevima prihvatljivo "Poštovani."
   • Na primjer, ako šaljete preporučno pismo ili službeno pismo nekome u tvrtki čije ime ne znate, u redu je upotrijebiti generički pozdrav poput "Koga to može zabrinuti".
3. Započnite svoje pismo ispravnim pozdravom. Ako znate kome pišete, to je jednostavno "Draga * ime osobe *". Uz nekoliko iznimaka, uvijek se obraća određenoj osobi.
   • Ako pišete nekome važnom, poput državnog službenika, profesora ili vjerske osobe, upotrijebite određeni oblik obraćanja za to radno mjesto.
     • Na primjer, ako pišete ovlaštenog rabina, vaš pozdrav trebao bi biti "Dragi rabine * Prezime *" ili "Dragi rabine"; ako napišete predsjednika Sjedinjenih Država, vaš pozdrav je "Dragi gospodine predsjedniče".
     • Većina poslovnih naslova ne zahtijeva poseban oblik adrese; "Dragi glavni izvršni direktor Bill Gates", primjer je prilično lošeg i šturog zvučnog oblika obraćanja. Odvjetnici i pravni službenici važne su iznimke.
4. Još jednom provjerite pravopis imena primatelja. Pogrešno napisano ime vrlo je uvredljivo i nadasve vrlo traljavo.
   • Ne samo da budete oprezni s imenima i nazivima poslova koja zvuče strano, već i s onima koje lako možete napisati pogrešno ako ste nemaran. Čak i ako ne znate razliku između, recimo, Johna Smythea i Johna Smitha, obje će obitelji takvu pogrešku vjerojatno shvatiti sasvim ozbiljno.
   • Budite oprezni pri korištenju naziva posla kao oblika adrese. Korištenje pogrešnog naziva radnog mjesta može se smatrati vrlo uvredljivim. Na primjer, sličan zvuk naziva posla, poput "pomoćnik regionalnog upravitelja" i "pomoćnik regionalnog upravitelja", može biti zbunjujući.
5. Započnite s linijom otvaranja koja privlači pažnju. Početni redak slova skreće pozornost i postavlja ton ostatku slova. Usporedite pisanje pisma s ribolovom i razmislite o ribolovnom mamcu u početnoj rečenici. Želite privući čitatelja da ga zatim uhvati pomoću te uvodne crte.
   • Kad pišete popratno pismo, želite da se vaše pismo izdvaja od svih bezbrojnih ostalih popratnih pisama s kojima se natječete. Primjerice, isticanjem svojih jedinstvenih i najzanimljivijih postignuća na početku vašeg pisma osigurat ćete da ćete sigurno biti primijećeni i da ćete, nadamo se, uvjeriti čitatelja tako da želi saznati više o vama.
   • Izbjegavajte u poslovnim pismima upotrebljavati nesretne ili neugodne fraze. Dio umijeća pisanja pisama je korištenje pravih riječi. Imajte na umu da je primatelj vjerojatno već pročitao puno pisama poput vašeg. Pokušajte se istaknuti!
   • Izbjegavajte fraze poput "Zdravo. Zovem se ... "," Pisam ovo pismo jer ... "ili" Mislio sam napisati ... ". Oni su uobičajeni, ali nepotrebni - vaše ime je već spomenuto na pismu, razlog zašto pišete trebao bi biti jasan i nitko vam ne čita misli - oni čitaju ono što vi pišete.
6. Dokažite se u prvom odlomku. Prvi je odlomak nastavak vašeg izvanrednog uvodnog retka. Ponekad vam je potrebna samo jedna rečenica da biste dovršili prvi odlomak.
   • Pokušajte generirati interes kroz prvi odlomak. Vaš je prvi odlomak neka vrsta probne verzije ostatka vašeg pisma - ako se čitatelju ne sviđa vaš prvi odlomak, možda neće pročitati ostatak vašeg pisma. Počnite snažno! Na primjer, ako pišete motivaciono pismo i želite navesti svoja postignuća na poslu, ne započinjte sa svojim najmanje važnim postignućima - čitatelj je možda prestao čitati prije čitanja vaših najvažnijih postignuća!
   • U poslovnim pismima i popratnim pismima u prvom stavku budite vrlo jasni o tome što možete učiniti za primatelja i zašto pišete.
     • Kad napišete vodeću rečenicu, poput "Ja sam vrlo iskusan prodavač računala i znam puno o računalima", čitatelju će se činiti besmislenim što čitatelja ne zanima. Komad poput "Svojim dugogodišnjim iskustvom mogu doprinijeti uspjehu vaše trgovine računalima. Svoju stručnost mogu iskoristiti za davanje savjeta po mjeri bilo koje vrste kupaca "već je puno konkretniji i zvuči kao nešto što čitatelju treba i zbog čega je fasciniran i čita.
7. Uspostavite vezu u prvom odlomku. To je posebno važno za poslovna pisma, u kojima čitatelj ima ograničeno vrijeme, pa vaše pismo možda neće ni pročitati. Vaš prvi odlomak trebao bi navesti tko ste i koja je svrha vašeg pisma. Ako je primjenjivo, možete spomenuti prethodni razgovor ili kontakt kako biste osvježili memoriju čitatelja kako bi bilo jasno tko ste ponovno. Možete navesti tko vas je uputio. Očito morate jasno pokazati koliko ste sjajni, ali pripazite da vas ne protumače kao hvalisanje.
   • Na primjer, izjava poput "Pišem kao odgovor na naš razgovor 20. lipnja u vezi s dogovorom preko mosta" navodi vrlo konkretno temu pisma. Izjave poput ovih vrlo su korisne za čitatelje - Sadrže detalje prethodnog kontakta i ljubazno se sjetite o čemu je bio kontakt, čineći vaše pismo nastavkom prethodnog razgovora, a ne iznenadnim i možda nebitnim prekidom.
   • Prekinite s potjerom. Nitko ne želi čitati pretjerano dugovjerne tekstove - i zašto otežati čitanje kad pišete pismo nekome od koga nešto trebate?
   • Pokušajte svoj prvi odlomak učiniti sažetim i lakim za čitanje te zanimljivim. Ako ovo zvuči teško, pa ... sada znate zašto je pisanje slova samo po sebi umjetnost!

Savjeti

• Izostavite pozdrav ("Dragi i tako") za rutinsku i neformalnu prepisku. Primjeri uključuju pisma poslana u tvrtki ili osobne e-poruke, memorandume i službeno izvještavanje.
  • Pismo se razlikuje od memoranduma, najave ili otvorenog pisma jer je upućeno jednoj osobi. Na primjer, ako pišete zahtjev upućen velikom broju različitih ljudi koje želite da učine ili najavu da se nešto dogodilo ili će se uskoro dogoditi, razmislite o promjeni formata poruke.
• Ako pošaljete važno pismo, napravite kopiju. Iz bilo kojeg razloga što želite imati kopiju za sebe, čim vaše pismo bude poslano, više neće biti, pa bi možda bilo pametno napraviti kopiju.
• Neformalnost ima dvije strane - može poboljšati ili pokvariti vaše pismo. Neformalni ton može istaknuti vaše pismo i pomoći vam da prenesete svoje stajalište, ali može i neprofesionalno i neozbiljno. To samo ovisi o vašem primatelju. Ako s primateljem niste upoznati, znajte da neformalnost može biti rizična.
• Vrlo je korisno ako važne stvari možete izraziti u nekoliko riječi, posebno u poslovnom kontekstu. Za prijavitelje je sposobnost dobrog i sažetog komuniciranja u popratnom pismu vaš prvi test. Za ova pisma odvojite dodatno vrijeme kako biste bili sigurni da u potpunosti svladate osnove, poput korištenja ispravnog pozdrava.