Sadržaj

• Koraci
• Metoda 1 od 9: Razviti dnevni red
• Metoda 2 od 9: Pošaljite pozivnice
• Metoda 3 od 9: Pripremite mjesto sastanka
• Metoda 4 od 9: Osigurajte potrebne alate za sastanak
• Metoda 5 od 9: Pripremite upitnik ili upitnik
• Metoda 6 od 9: Pošaljite podsjetnik na sastanak
• Metoda 7 od 9: Počnite sastanak na rasporedu
• Metoda 8 od 9: Držite se teme sastanka
• Metoda 9 od 9: Odgovorite na što više pitanja

Svi koji posreduju ili organiziraju sastanak imat će koristi od ovih savjeta. Odgovornosti organizatora uključuju pozivanje sudionika i pružanje svega što im je potrebno za što učinkovitiji rad.Domaćin je također odgovoran za tijek samog sastanka. On bi trebao osigurati maksimalnu koncentraciju na temu sastanka, sprječavajući sudionike da postanu osobni i raspravljati o pravilima sastanka. Ovaj će materijal olakšati organizaciju i vođenje sastanka kako bi bio uspješan.

Koraci

Metoda 1 od 9: Razviti dnevni red

1. 1 Navedite vrijeme početka i završetka sastanka te rokove za raspravu o svakom pitanju. Sudionici sastanka to će shvatiti kao vašu ljubaznost.
2. 2 Pitajte ljude u vašoj organizaciji ili osobu koja saziva sastanak koje teme treba uključiti u dnevni red, a također zatražite kratak opis svakog pitanja.

Metoda 2 od 9: Pošaljite pozivnice

1. 1 Najbolji način slanja pozivnica je putem e -pošte, osobito ako vaši zaposlenici imaju program koji kombinira funkcije e -pošte s kalendarom i podsjetnicima.
2. 2 Odredite rok za rezervaciju mjesta. To će vam omogućiti da pripremite potrebnu količinu resursa kako ne biste prekidali sastanak radi pripreme materijala koji nedostaju.

Metoda 3 od 9: Pripremite mjesto sastanka

1. 1 Za nesmetan sastanak morate pravilno pripremiti sobu. Prilikom iznajmljivanja prostora koji se često koristi za sastanke (na primjer, u hotelskoj sobi ili namjenskoj službi), možete računati na to da će lokalno osoblje biti upoznato sa nijansama pripreme prostora.
   • Raspored predavanja - stolice su postavljene na takav način da je predavač u središtu pozornosti. Takav je smještaj osobito učinkovit ako je glavna svrha prenijeti neke informacije.
   • Kazališni aranžman - predsjeda se postavlja ispred sobe (stol za kojim sjede govornici i stručnjaci). Raspored stolica ostalih sudionika nalikuje predavaonici.
   • Raspored škole - Tablice su postavljene ispred redova stolica kako bi se sudionicima sastanka omogućilo bilježenje dok govore. Fokus je na zvučniku.
   • Okrugli stol. Odaberite ovaj aranžman ako će sudionici djelovati kao zasebni timovi i potaknuti razmjenu ideja između grupa ili pojedinačnih sudionika.
   • Postavite stol u obliku slova U. Ovo je stil sale za sastanke koji omogućuje sudionicima da se vide i komuniciraju po potrebi.
   • Ako planirate otvoreni sastanak koji uključuje komunikaciju s publikom, postavite stolice u krug sa zvučnikom u sredini.

Metoda 4 od 9: Osigurajte potrebne alate za sastanak

1. 1 Kompletna priprema sastanka uključuje set olovaka, bilježnica, radnih pomagala, brošura i svega ostalog što bi vam moglo zatrebati tijekom sastanka.
2. 2 Odvojite prostor za pitanja. To može biti plakat ili ploča na koju sudionici mogu zapisati svoja pitanja ili ih priložiti pomoću ljepljivih papirnih naljepnica. Sudionici sastanka će znati da će u određeno vrijeme dobiti odgovor na svoja pitanja, a sastanak će teći glatko.
3. 3 Pripremite piće i grickalice za sudionike dugog sastanka. Za kratke sastanke dovoljno je na svaki stol staviti boce vode i zdjelu slatkiša.

Metoda 5 od 9: Pripremite upitnik ili upitnik

1. 1 Sudionici sastanka mogu procijeniti njegovu kvalitetu odmah nakon sastanka ili ispuniti upitnik i poslati ga e-poštom u roku od 1-2 dana.
2. 2 Evaluacijski listovi i upitnici omogućuju vam da utvrdite kako su sudionici shvatili sastanak.

Metoda 6 od 9: Pošaljite podsjetnik na sastanak

1. 1 Podsjetnici se šalju posljednjeg dana registracije sudionika ili 1-2 dana prije toga.
2. 2 Zatražite da prijavite je li netko promijenio planove i prisiljen je odustati od sudjelovanja.

Metoda 7 od 9: Počnite sastanak na rasporedu

1. 1 Oni koji su zakasnili na sastanak sposobni su "nadoknaditi", ali tjeranje drugih na čekanje smatra se nepristojnim.
2. 2 Na početku sastanka dajte organizacijske najave uključujući vrijeme odmora i ručka, mjesta toaleta te gdje i kako sudionici sastanka mogu postavljati pitanja.

Metoda 8 od 9: Držite se teme sastanka

1. 1 Organizator sastanka trebao bi sudionike uputiti na temu sastanka. Dopuštanje da izlazite na srodne teme riskira narušavanje vašeg radnog rasporeda.
2. 2 Pridržavajte se predviđenog vremena pauze i ručka.

Metoda 9 od 9: Odgovorite na što više pitanja

1. 1 Prikupite pitanja od sudionika sastanka. Ostavite dovoljno vremena da odgovori zadovolje interes što većeg broja ljudi.
2. 2 Nakon sastanka ostanite nadohvat ruke kako biste vam mogli pristupiti sudionici sastanka kojima je neugodno govoriti pred drugim ljudima ili oni koji imaju određena pitanja koja zahtijevaju raspravu licem u lice.
3. 3 Podsjetite sudionike sastanka da ispune upitnik ili kontrolni popis i zahvalite im što su prisustvovali sastanku.