Sadržaj

• Koraci
• Savjeti
• Upozorenja

Podaci za kontakt jednostavno su nezamjenjivi za poslovnu suradnju i poslovnu komunikaciju. Kad primite posjetnicu s podacima za kontakt, potrudite se osigurati da ona završi na mjestu na kojem ćete je lako pronaći čim se ukaže potreba. Nije važno posjedujete li vlastiti posao ili se samo često krećete po poslovnim krugovima, sređivanje stvari na primljenim posjetnicama može vam pomoći da brže pronađete prave ljude, što vam zauzvrat može omogućiti veću prodaju i više novca u džepovima. Evo nekoliko ideja kako se te iste posjetnice mogu pohraniti na organiziran način.

Koraci

1. 1 Posjetnicu posjetite odmah nakon što je primite. Pažljivo čitanje posjetnice i odmah nakon primitka odličan je način da zapamtite ime vlasnika zajedno s njegovim licem. Obrazac za prijavu i diploma također se obično ispisuju na posjetnici, pa evo još jednog traga koji će vam reći tko je to i što radi.
2. 2 Posjetite svoje posjetnice nakon što ih primite. Ako sa sobom na sastanke ponesete torbu ili bilježnicu, onda u njima odvojite mjesto na koje možete staviti primljene posjetnice. Gdje god ih odlučite staviti, ni u kojem slučaju nemojte ih stavljati među svoje listove bilješki ili ih stavljati u džep - tamo će se definitivno izgubiti ili oprati s vašim stvarima.
3. 3 Pohranite kontaktne podatke ljudi na svoje računalo. Kad se vraćate s poslovnog ručka, sajma ili sastanka, odmah ostavite sve posjetnice koje dobijete na sigurno mjesto. Ladica za stol ili drugo mjesto na koje drugi ljudi obično ne gledaju idealno je. Čim budete imali vremena, izvadite sve posjetnice skupljene u ladici vašeg stola i unesite sve podatke za kontakt s njih u Outlook, Excel, Access ili čak samo Word.
4. 4 U svakoj datoteci stvorite stupac "Bilješke" posvećen jednoj posjetnici. Ispunite sve podatke koji se ne nalaze na samoj posjetnici: što ta osoba radi, koje je podatke ili obećavajuću suradnju iznio za vas, kada ste se upoznali itd.
5. 5 Izradite klasifikaciju poslovnih kontakata. Podijelite ih na izvrsne, manje ili više potencijalne, i one koje vam rijetko trebaju. Da biste to učinili, možete koristiti numeriranje, gdje 1 označava vrijedne kontakte, 2 - moguće, a 3 - one s kojima se vjerojatno nećete nositi. Također možete koristiti kodiranje u boji: zelena za vrijedne poslovne kontakte, žuta za potencijalne kontakte i crvena za beznadne. Odaberite prikladnu i nezaboravnu opciju koja će vam omogućiti da bolje zapamtite kontaktne podatke svojih partnera.
6. 6 Posložite kontaktne podatke svojih partnera tako da ih kasnije možete lako pronaći. Može se rasporediti po abecedi prema prvom slovu prezimena osobe ili prema prvom slovu naziva tvrtke; po prvom slovu grada u kojem ste upoznali ovu osobu (ako često putujete); ili industriji u kojoj osoba radi. Tako možete jednostavno unijeti podatke o željenoj osobi koje se sjećate u traku za pretraživanje, a računalo će vam dati popis kontakata koji zadovoljavaju navedene parametre pretraživanja.
   • Mnogi posebni računalni programi čija je svrha stvaranje baze podataka o vašim kontaktima mogu razvrstati vaše kontakte na bilo koji način i olakšati ih pronalaženje ako se odjednom sjetite samo nekoliko ključnih riječi za traženje. Ako koristite neki od ovih programa, uštedjet ćete mnogo vremena za ručno sortiranje posjetnica s podacima.
7. 7 Pohranite posjetnice na stari dobri način. Stavite ih u datoteku adrese ili držač posjetnice, dostupne u trgovinama uredskog materijala.
   • Ovaj staromodni način pohrane kontaktnih podataka, čak i ako je to samo hrpa posjetnica, vezanih gumicom, dobra je polica osiguranja za vašu elektroničku pohranu na vašem računalu.
   • Morat ćete odlučiti kako želite sortirati svoje posjetnice: po imenu, nazivu tvrtke itd.
8. 8 Čim od nekoga primite posjetnicu, odmah (najkasnije u roku od nekoliko dana) zapišite na poleđinu mjesta gdje ste tu osobu upoznali. Tako da to definitivno nećete zaboraviti. Također je bolje da na poleđini onoga što ste pričali napišete kratko kako biste kasnije, kad trebate kontaktirati tu osobu, mogli podsjetiti nju ili nju gdje ste se upoznali, pitati kako su djeca ili se prisjetiti svega o čemu ste razgovarali ... na prvom sastanku.
9. 9 Spreman.

Savjeti

• Ako primite puno posjetnica, razmislite o kupnji softvera koji će vam omogućiti sortiranje i pohranjivanje. Postoje skeneri za posjetnice, kao i programi koji mogu čitati, prepoznati i odabrati potrebne podatke s papirnate posjetnice. Oni vam mogu uštedjeti ogromnu količinu rada ručnim upisivanjem ovih podataka u vaše računalo.
• Ako trebate znati više o svojim poslovnim partnerima, a ne samo o njihovim imenima i telefonskim brojevima, potražite softver koji vam omogućuje pohranu i upravljanje velikim količinama podataka o kupcima ili partnerima.
• Počnite djelovati brzo ako ste obećali nešto svojim novim poznanicima ili ako je netko zainteresiran za vas i vašu stvar.
• Ne dopustite da se skupe sirove posjetnice. Sortirajte ih i unesite podatke u svoje računalo barem jednom tjedno prije nego što potpuno zaboravite koga ste upoznali i zašto.

Upozorenja

• Ako sve podatke o kontaktu s klijentima ili partnerima pohranite na svoje računalo, ne zaboravite redovito praviti sigurnosne kopije u slučaju pada računala ili tvrdog diska. Ako je moguće, automatski napravite sigurnosnu kopiju svojih podataka.