Sadržaj

• Koraci

Izvještavanje o poslovanju danas je jedno od najučinkovitijih sredstava za komuniciranje poslovanja. Unatoč svojim širokim ciljevima, oni se obično koriste kada poduzeće ili pojedinac trebaju donijeti važne odluke. Da biste napisali učinkovita poslovna izvješća, prvo morate razumjeti što su oni i kako se mogu koristiti.

Koraci

Dio 1 od 2: Odredite vrstu izvještaja za pisanje

1. 

   Predstavite ideje. Ovo je tip objašnjenja / prijedlozi. Ta se izvješća mogu koristiti za davanje preporuka ključnom menadžmentu ili donositeljima odluka u poduzeću, koji se obično sastoje od dva dijela: sažetka i sadržaja. Sažetak ističe vaš prijedlog. Odjeljak sa sadržajem (tijelo) dalje analizira koristi, troškove, rizike itd. dođi s tim.
   • Recimo da želite ponuditi 3D printer za svoj odjel. Da biste nagovorili svog upravitelja da odobri kupnju ovog uređaja, trebate napisati objašnjenje / izvješće o preporuci kako biste službeno podnijeli zahtjev za upravljanje.

2. 

   
   
   Opišite rizike povezane s određenom prilikom.Izvještaj o istrazi pomažući u određivanju stupnja rizika povezanog s određenim postupkom. Ova vrsta izvješća izuzetno je korisna u pomaganju tvrtki u predviđanju mogućih posljedica. Sadrži uvod, istražni sadržaj i zaključke. Uvod ističe problematiku koja se razmatra. Sadržaj ankete koristi se za raspravu o činjenicama i rezultatima istrage. Zaključak se koristi za sumiranje problema.
   • Pretpostavimo da Farmaceutska tvrtka X želi surađivati ​​s Farmaceutskom tvrtkom Y, ali postoje neke zabrinutosti. Tvrtka X ne želi surađivati ​​s tvrtkom koja ima sadašnje ili prošle financijske probleme. Ova će tvrtka provesti istragu i upotrijebiti izvješće o istrazi za detaljnu raspravu o financijskim informacijama tvrtke Y i njezinih direktora.

3. 

   
   
   Predstavlja informacije o usklađenosti s određenom regulatornom agencijom. Ovo je izvješće o usklađenosti, koristi se za pomoć tvrtki da pokaže svoju odgovornost. Dokazuje poštivanje zakona / propisa i razumnu potrošnju poduzeća pred upravnim tijelom (gradska, provincijska, državna itd.). Ovo izvješće uključuje uvod, sadržaj izvještaja i zaključak. Uvod obično sadrži pregled glavnog sadržaja izvješća. Odjeljak sadržaja predstavlja podatke, događaje itd. Izvršne agencije moraju znati. Zaključci se koriste za sažimanje.
   • Na primjer, Nestle mora pokazati svom upravnom odboru da je u skladu s politikom i pravnim smjernicama zemlje domaćina tijekom godina. Kao rezultat toga, koristili su svoja godišnja izvješća o usklađenosti kako bi bili transparentni u pogledu svojih aktivnosti u godini.

4. 

   
   
   Prezentacija izvedivosti predložene ideje ili projekta. Pozivaju se izvješća o istraživanju koja se koriste za utvrđivanje je li ideja praktična ili ne moguće izvješće. Ovo bi izvješće trebalo biti strukturirano u dva dijela: sažetak i sadržaj izvješća. Sadržaj prikazuje prednosti, moguće probleme, troškove i tako dalje. predložene ideje. Tvrtka može koristiti izvješće o izvedivosti kako bi istražila pitanja slična sljedećim:
   • Može li se ovaj projekt dovršiti u okviru proračuna?
   • Hoće li ovaj projekt biti isplativ?
   • Može li se ovaj projekt dovršiti u predviđenom roku?

5. 

   
   
   Prezentacija rezultata istražnih istraživanja.Izvještaj o istražnom istraživanju predstavljanje istraživanja o problemu ili problemu. Obično se radi o dubinskom uvidu u određenu temu, a on bi trebao sadržavati odjeljke: sažetak, uvod, metodologiju istraživanja, dobivene rezultate, zaključke i preporuke. Relevantna istraživanja također bi trebala biti uključena u ovo izvješće.
   • Na primjer, tvrtka može provesti istraživanje cijele tvrtke o tome treba li zabraniti pušenje u predvorju zaposlenika ili ne. Operater će pripremiti izvješće o istražnom istraživanju.

6. 

   
   
   Pomozite svojoj tvrtki da poboljša svoje politike, proizvode ili poslovni proces kontinuiranim praćenjem. Formulirano u fiksnim intervalima, poput tjedana, mjeseci, tromjesečja itd., Periodična izvješća izvedba, dobit i gubitak ili bilo koji drugi kriterij može se detaljno pregledati tijekom određenog vremenskog razdoblja.
   • Primjerice, svaki će mjesec prodajni predstavnik lijekova vjerojatno izraditi tablicu sažimajući broj njihovih prodajnih poziva.

7. 

   
   
   Izvještaj o određenoj situaciji. Za razliku od fiksnih vremenskih razdoblja, potrebne su specifične situacije izvijesti o situaciji. Situacija ovdje može biti jednostavna poput informacija dobivenih na seminaru ili složena kao izvještavanje o odgovoru na prirodnu katastrofu. Ovo izvješće uključuje odjeljke: uvod, sadržaj i zaključke. Upotrijebite uvod da biste identificirali događaj i prošli kroz ono što će biti obuhvaćeno sadržajem izvješća. Zaključak se koristi za iskazivanje obveze ili radnje potrebne u ovoj situaciji.
   • Primjerice, nakon velike oluje, upravljačko tijelo trebat će izvješće o situaciji.

8. 

   Predstavite rješenje problema ili situacije.Izvješće o usporedbi Razmotrite nekoliko mogućih rješenja za datu situaciju. Na temelju rezultata, književnik će predložiti određeni način djelovanja. Obično se sastoji od tri dijela: uvoda, sadržaja i zaključka. Uvod ocrtava svrhu izvještaja. Srednji odjeljak opisuje situaciju ili problem i moguća rješenja / mogućnosti. Zaključak otkriva najbolje rješenje ili alternativu.
   • Razmislite o tome da proizvođač automobila ABC želi otvoriti tvornicu u Aziji. Na temelju onoga što tvrtki treba, izvješće bi moglo suziti izbor na tri zemlje. Tada će zaključiti koja je najbolja tvornička lokacija od tri zemlje.
   oglas

Dio 2 od 2: Pisanje poslovnog izvješća

1. 

   Definirajte ciljeve i format izvješća. Zapitajte se što želite postići izvještajem. Na temelju željenog cilja s odgovarajućeg popisa odaberite odgovarajuću vrstu izvješća.
   • Bez obzira na odgovor, morate osigurati kratkoću svog cilja. Ako cilj nije jasan, izvještaj će samo zbuniti čitatelje i možda ugroziti njegovu vjerodostojnost.
   • Na primjer, ako želite dobiti veći proračun za oglašavanje za svoj odjel. Izvještaj bi se zatim trebao usredotočiti na vaš trenutni proračun i na to kako možete učinkovito koristiti svoj veći proračun.

2. 

   Identificirajte publiku. Čitatelji mogu biti autsajderi (ljudi koji ne rade u vašoj tvrtki) ili interni klijenti. Razmotrite njihovo postojeće znanje ili poznavanje ciljne teme i razmislite o tome kako će koristiti informacije predstavljene u izvješću.
   • Imajte na umu da, bez obzira tko je vaša publika, nema uvjerljivijeg zaključka od količine novca koju možete donijeti svojoj tvrtki ili kupcima.
   • Recimo da želite pokrenuti program podjele posla u svom odjelu i definirati da je ovdje publika glavni direktor za ljudske resurse, glavni izvršni direktor i generalni direktor. Razmotrite njihovu postojeću razinu interesa za ovaj program. Odgovor će oblikovati ton izvještaja. Ako tvrtka nikada nije razmatrala takav program, ovo će izvješće biti i strateško i informativno. U suprotnom slučaju, izvještaj bi trebao biti manje informativan i uvjerljiviji.

3. 

   Odredite što ćete naučiti. Najteže nije u dijelu pisanja, već u izvlačenju zaključka i prikupljanju potrebnih podataka koji će to potkrijepiti. Potrebne su mnoge vještine, uključujući prikupljanje podataka i analizu tržišta. Što vi, a zatim i uprava trebate znati kako biste donijeli utemeljenu odluku o temi koja se daje?

4. 

   Nabavite prave podatke za izvješće. Važno je da su vaši podaci dobro istraženi. Inače, izvješću može nedostajati vjerodostojnost. Samo prikupljanje podataka ovisi o vrsti izvješća koje pišete. Provjerite jesu li odabrani parametri podataka sažeti i u skladu s tezom vašeg izvješća.
   • Podaci mogu biti unutarnje informacije - što znači da ih možete brzo prikupiti. Na primjer, podatke o prodaji možete dobiti iz odjela prodaje samo jednim pozivom. Drugim riječima, podatke možete dobiti i brzo unijeti u izvješće.
   • Vanjski podaci mogu se pohraniti i interno. Ako su određeni odjeli prikupili podatke analitike kupaca, pitajte ih. Ne trebate sami provoditi tu istragu. Iako možda nije heterogen u različitim vrstama poslovanja, obično nije potrebno da poslovni novinar provodi izravnu istragu.
   • Recimo da pišete objašnjenje / izvještaj o prijedlogu. Zatim morate istražiti sve koristi koje proizlaze iz vaših prijedloga i te studije ugraditi u svoje izvješće.

5. 

   Organizirajte i pišite izvještaje. Kako odabrati raspored i napisati izvještaj ovisi o vašim ciljevima. Primjerice, izgled izvješća o usklađenosti razlikovat će se od izgleda izvješća o izvedivosti. Nakon što steknete ideju o načinu organiziranja izvješća, možete započeti sa svojim sadržajem.
   • Podijelite povezane podatke na zasebne dijelove. Poslovna izvješća ne mogu se zbrkati s gomilom podataka i informacija. Organiziranje podataka u zasebne dijelove ključ je dobrog poslovnog izvješća. Na primjer, možete odvojiti podatke o prodaji od podataka analize kupaca i postaviti im zasebne naslove.
   • Izvješće rasporedite u odgovarajuće naslove, koji se mogu brzo pojaviti kao neovisna studija, ali istodobno podržavajući temeljnu svrhu izvješća.
   • Budući da neki odjeljci mogu ovisiti o analizi ili ulozima drugih, često je moguće raditi na svakom dijelu zasebno dok se čekaju rezultati analize.

6. 

   Izvucite zaključke s određenim prijedlozima. Izvedeni zaključak trebao bi biti jasan i trebao bi biti razuman rezultat pažljivog ispitivanja podataka predstavljenih u izvješću. Ako je prikladno, jasno predložite najbolji način djelovanja na temelju tih zaključaka.
   • Svaki cilj treba sadržavati specifične i mjerljive radnje. Zapišite sve promjene u opisu posla, rasporedu ili troškovima potrebne za dovršenje novog plana. Svaka tvrdnja treba predstaviti izravne nove pristupe - one koji će pomoći u postizanju cilja / rješenja navedenog u izvješću.

7. 

   Napišite sažetak projekta. Sažetak projekta trebao bi biti prva stranica vašeg izvješća, ali trebao bi biti i posljednja stvar koju napišete. Ovaj sažetak predstavlja nalaze i zaključke istraživanja, kao i vrlo kratak pregled onoga što će se predstaviti ako čitatelj odluči nastaviti čitati cjelovito izvješće. To je poput najave filma ili apstrakcije iz znanstvenog članka.
   • Sažetak je gore naveden, jer je to gotovo jedino što će zauzeti član odbora pročitati. Ovdje predstavite sve što je važno vašem šefu, maksimalno 200-300 riječi. Ostatak se može pažljivije ispitati ako žele znati više.

8. 

   Ako je potrebno, upotrijebite infografiku za podatke. U nekim slučajevima može biti korisno prikazati kvantitativne podatke putem grafikona ili grafikona. U prezentaciji koristite boje jer će privući više pažnje i pomoći u razlikovanju informacija. Kad god je to moguće, koristite točke za nabrajanje, koristite brojeve ili uokvirite podatke kako biste ih lakše čitali. Na taj ćete način podatke odvojiti od ostatka izvješća i pokazati što to znači.
   • Sveukupno, vizualni efekti izvrstan su faktor koji poslovno izvještavanje čini zanimljivijim jer sami tekst i slike mogu biti relativno suhi. Ali ne idite predaleko, koristite samo kada je to prikladno i potrebno.
   • Stranica koja je puna teksta i ne sadrži tablice ili slike može biti zamorna. Molimo uokvirite sadržaj tamo. Okvir s informacijama također može učinkovito sažeti vašu prezentaciju.

9. 

   Po potrebi navesti izvore. Ovisno o vrsti istraživanja koje se provodi, možda ćete trebati objasniti svoj izvor informacija. Svrha stranice dokumenta ili referentnog izvora u poslovnom izvješću je pružiti izvor informacija kako bi drugi mogli saznati više ili pronaći podatke po želji.
   • Koristite pravi format za prijavljivanje citata, ovisno o vašoj djelatnosti.

10. 

    Pročitajte ga još dva puta. Pravopisne ili gramatičke pogreške mogu kod čitatelja osjetiti da ne ulažete dovoljno truda u izvješće i dovesti u pitanje pouzdanost rezultata istraživanja. Uz to, pripazite da podatke iznesete na jasan, sažet način.
    • Na primjer, nemojte pretjerivati ​​s lijepim riječima ili koristiti preduge rečenice.
    • Izbjegavajte upotrebu slenga.
    • Ako su i izvještaj i čitatelj usko povezani s određenom industrijom, možete se poslužiti tehničkim žargonom ili terminologijom. Ali budite oprezni, nemojte ih pretjerivati.
    • Općenito, poslovna izvješća pišu se u pasivnom obliku i jedan su od rijetkih slučajeva u kojima je pasivniji bolji.
    • Prilikom ponovnog čitanja djela često možete propustiti pogreške osjećajući se poznato od trenutka kada pišete. Razmislite da u sobi bude netko drugi koji također želi napraviti izvještaj o uspjehu, pročitajte. Budite otvoreni za primljene povratne informacije. Bolje je kad na pogrešku upozoravaju suradnici umjesto nadređenih. Pregledajte svaki komentar i prepišite izvješće.

11. 

    Stvorite sadržaj. Formatirajte poslovna izvješća što je moguće formalnije, stvarajući sadržaj za lako praćenje i brzo čitanje. Uključite sve važne odjeljke, posebno sažetak i zaključak o upravljanju.

12. 

    Napravite naslovnicu svog poslovnog izvješća. Najbolji način za sastavljanje dobrog, temeljitog istražnog izvješća je njegovo odgovarajuće pokrivanje. Možete koristiti vezivo, lisice ili dobar papir. Dno crta ovdje je da bi poslovno izvješće trebalo biti privlačno, lako za oči, dovoljno da pobudi zanimanje čitatelja.
    • To se također odnosi na sve tablice i grafikone uključene u izvješće.
    oglas