Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 3: Odgovorite na tekstualne poruke
• Metoda 2 od 3: Razgovarajte s nekim osobno
• 3. metoda od 3: odgovorite e-poštom

Način na koji reagirate na nekoga može utjecati na način na koji vas on ili ona i drugi ljudi gledaju. Srećom, možete naučiti kako i kada reagirati da biste postali bolji u tome. Kada osobno razgovarate s nekim, važno je da mu obratite pažnju i omogućite osobi da izrazi svoje misli prije nego što da informirani odgovor. U razgovoru s tekstualnim porukama postoje neka neizgovorena pravila koja morate slijediti da biste uspješno komunicirali. E-pošta je formalniji način komuniciranja s profesionalnim bontonom koji morate slijediti kako biste učinkovito prenijeli informacije i na odgovarajući način odgovorili.

Kročiti

Metoda 1 od 3: Odgovorite na tekstualne poruke

1. Koristite jednostavan jezik kad šaljete poruke. E-pošta, pisma, pa čak i razgovori licem u lice mogu se strukturirati puno formalnije. Zbog kratke, ograničene prirode tekstualnih poruka, opušteniji jezik često je prikladniji i daje razgovoru osobniji pečat.
   • Na primjer, možete upotrijebiti "t" umjesto "it" da biste uštedjeli prostor, brže upisali poruku i prenijeli opušten ton.
   • Interpunkcijska su pravila često puno blaža u tekstualnim porukama. Na primjer, strogo pridržavanje upotrebe zareza može razgovor učiniti umjetnim i formalnim.
   • Nemojte uvijek pretpostavljati da razgovor putem tekstualnih poruka može biti toliko neobavezan, ali ako druga osoba koristi neformalni jezik, možete odgovoriti na isti način kako biste se osjećali ugodno.
2. Postavljajte otvorena pitanja kako biste nastavili razgovor. Ako želite nastaviti razmjenu poruka, postavljanje otvorenih pitanja može pomoći drugoj osobi da kaže više i dobije svoje mišljenje o nečemu. Postavljanje pitanja koja trebaju samo kratko da ili ne može otupiti razgovor.
   • Na primjer, ako razgovarate s nekim o poslovnom pitanju, možete ga pitati nešto poput: "Što mislite o novom projektu?"
   • Ako želite razumjeti što netko misli o nekoj temi, pokušajte poslati poruku poput: "Slažem se, ali zašto mislite da je to slučaj?"
3. Izbjegavajte slati kratke odgovore ili riječi od jedne riječi. Tekstovi bi trebali biti relativno kratki, ali kratki ili nagli odgovori mogu vas naljutiti na drugu osobu. Ako odgovarate na poruku druge osobe, dajte joj pravi odgovor koji traje barem jednu ili dvije rečenice.
   • Ponekad je sasvim prihvatljivo odgovoriti s "ok" ako to ima smisla u kontekstu. No, izbjegavajte jedan "k" kao odgovor, jer to može izgledati grubo i nepristojno.

   Savjet: Ako općenito dajete kratke odgovore, možda će imati smisla nastaviti to raditi.

   
   
4. Upotrijebite interpunkciju i emotikone da biste prenijeli ton. Nelična priroda tekstualnih poruka omogućuje ljudima da interpretiraju ton ili emociju pomoću kratica. Možete jasno prenijeti svoje značenje uključivanjem interpunkcije i emotikona ako se vaša poruka čini dvosmislenom.
   • Na primjer, možete odgovoriti s "Shvaćam, hvala. :) "tako da vas poruka ne natjera da se osjećate ljutito ili otvoreno.
   • Ponekad se točka na kraju riječi ili fraze može činiti kao da ste frustrirani. Na primjer, možda će zvučati puno opuštenije reći: "Ne, ne" nego reći "Ne". Nije. "
5. Pročitajte poruku prije slanja. Prije nego što pritisnete send, odvojite trenutak da pregledate poruku. Provjerite ima li pogrešaka pri upisu i provjerite prenosite li podatke pravilno i koristite li ispravan ton.
   • Nakon što pošaljete poruku, ne možete je vratiti! Stoga je bolje provjeriti svoj SMS unaprijed.
6. Ne šaljite više poruka zaredom. Višestruke obavijesti i niz tekstualnih poruka mogu smetati i frustrirati primatelja. Umjesto da šaljete više kratkih poruka, pošaljite komentar koji uključuje sve što ste željeli reći.
   • U redu je dodati još jednu poruku ako ste nešto zaboravili spomenuti ili ako želite nešto pojasniti.
   • Ako netko ne odgovori na dvije uzastopne poruke, možda neće htjeti razgovarati s vama ili dalje od telefona. U svakom slučaju, dajte drugom vremenu i prostoru da odgovori.
7. Zamolite da nazovete ako razgovor postane prekompliciran za tekstnu poruku. Tekstualne poruke trebaju biti kratke i precizne. Ako je tekstualna poruka previše ograničena da bi na adekvatan način izrazila vaše misli, zamolite osobu da vas nazove kako biste mogli detaljnije razraditi stvar ili raspraviti o njoj u cijelosti.
   • Pokušajte poslati poruku poput: "Ovo bi bilo lakše objasniti telefonom. Nazovite me ako imate vremena, hvala! "

Metoda 2 od 3: Razgovarajte s nekim osobno

1. Pažljivo slušajte kad vam netko govori. Kad netko razgovara s vama, uspostavite kontakt s njim očima i obratite pažnju na ono što vam govori. To pokazuje da slušate i razumijete ono što drugi pokušava reći.
   • U potpunosti usmjerite pažnju na zvučnika kako bi se osjećao ugodno.
   • Nagnite se naprijed ili zamolite osobu da nastavi razgovarati na mirnijem mjestu ako imate problema sa slušanjem onoga što se govori.
2. Obratite pažnju na neverbalne znakove. Govor tijela može reći koliko i riječi. Kad netko razgovara s vama, obratite pažnju na govor svog tijela kako biste stekli bolju ideju kako odgovoriti.
   • Primjerice, ako se netko neprestano osvrće ili se klima na nogama, može biti nervozan ili uplašen. Tada možete pitati je li osoba dobro, umjesto da odgovorite na ono što kaže.
   • Slušajte i kako se nešto govori. Ako netko govori glasno ili agresivno, tada ta osoba može ljutito ili agresivno reagirati na razgovor. Možda ćete trebati zauzeti drugačiji pristup prilikom reagiranja da situacija ne bi eskalirala dalje.
3. Izbjegavajte planirati svoj odgovor dok netko razgovara. Ako ste toliko uzbuđeni ili želite odgovoriti prije nego što je netko završio razgovor, primijetit će i može se naljutiti ili iznervirati. Pričekajte dok druga osoba ne završi s govorom i čuli ste sve što je osoba željela reći prije nego što počnete planirati svoj odgovor.
   • Vrlo je bezobrazno prekidati nekoga vlastitim mislima dok govori.

   Savjet: Dok netko razgovara, zabilježite glavne točke na koje namjeravate odgovoriti, ali obratite pažnju na ostatak njegove priče kako biste mogli doći do pametnog ili glatkog odgovora.

   
   
4. Pričekajte da druga osoba završi razgovor prije nego što išta kažete. Ako razgovarate s nekim, neka završi svoju priču prije nego što odgovori. Na taj način imate sve činjenice i informacije koje je osoba željela prenijeti, tako da možete dati informiran i promišljen odgovor.
   • Ponekad će ljudi dodati dodatni dio informacija nakon što završe sa svojim razmišljanjem. Na primjer, mogli bi reći nešto poput "Oh, čekaj, zaboravio sam nešto reći". Tada neka završe ono što su htjeli reći.
5. Razmislite o svom odgovoru kako biste ga s povjerenjem mogli prenijeti. Prije nego što odgovorite, odvojite trenutak da razmislite o svim informacijama koje ste dobili. Ako date odgovor koji nije dobro promišljen, to može pokazati osobi da zapravo ne slušate ono što je rekao.
   • Odvojite trenutak da razmislite o svom odgovoru, omogućit će vam i inteligentan odgovor.
6. Postavite pitanja ako trebate pojašnjenje ili više informacija. Ako niste mogli potpuno čuti ili razumjeti što je netko rekao, pokušajte ne odgovoriti djelomičnim ili netočnim tumačenjem. Umjesto toga, pitajte što je druga osoba rekla ili mislila kako biste mogli dati stvarni odgovor.
   • Ako niste sigurni što netko namjerava ili želite li mu dopustiti da prije odgovora objasni što zapravo misli, postavite otvoreno pitanje poput: "Što pod tim podrazumijevate?"
   • Nikada nije pogrešno zamoliti nekoga da ponovno nešto kaže ako niste u potpunosti razumjeli rečeno.
7. Govorite izravno i jasno kad odgovorite. Nakon razmišljanja o onome što vam je rečeno i razmišljanja o tome kako želite odgovoriti, govorite jasno i samopouzdano. Ne upotrebljavajte nejasan ili proturječan jezik da biste pokušali zvučati pametnije ili pametnije. Ljudi cijene iskrenost, zato im odgovorite istinski kako biste im pokazali da ste zainteresirani i da razumijete osobu.
   • Pazite da obraćaju pažnju kako se ne biste morali ponavljati.
   • Primijetite želi li netko drugi nešto reći i dati mu prostora za to.
   • Neka osoba odgovori i na ono što ste rekli. Nemojte se samo udaljiti ili završiti razgovor odmah nakon što imate priliku za razgovor.
8. Budite svjesni da se netko ne slaže s vama. Čak i ako ste razmišljali o onome što ste htjeli reći, uvijek postoji mogućnost da se netko ne složi s vama. To je u redu! Samo budite spremni da netko ospori ili omalovaži vaše riječi.
   • Budite mirni i ne gubite živce kad vas netko pokuša isprovocirati.
   • Neka netko izrazi svoja uvjerenja i mišljenja. Ne pokušavajte nikoga prisiliti da prihvati vaše mišljenje.

3. metoda od 3: odgovorite e-poštom

1. Odgovorite na e-poruku u roku od 48 sati. Važno je da na e-poštu pravovremeno odgovorite iz ljubaznosti i profesionalnosti. Ne morate odgovoriti odmah, već u roku od dva dana.
   • Čak i ako e-pošta nema nikakve veze s vama ili je poslana pogrešno, najbolje je odgovoriti pošiljatelju (isključen raspon) kako bi znao da niste prava osoba.
2. U odgovoru putem e-pošte upotrijebite profesionalni pozdrav. E-adrese su često formalnije od tekstualnih poruka ili telefonskih poziva. Započnite e-poštu s "Zdravo" ili "Zdravo" ispred imena osobe da biste je pravilno otvorili.
   • Ako osoba kojoj odgovarate preferira određeni pozdrav ili traži da vas zovu imenom, učinite to. Na primjer, ako osoba više voli da koristite skraćenu verziju njenog ili njihovog imena, kao što je "Rob" umjesto "Robert", učinite to.
3. Uskličnike koristite štedljivo. Vaš odgovor na vašu e-poštu mora biti točan u gramatici, pravopisu i interpunkciji. Međutim, pretjeranom upotrebom uskličnika možete djelovati neiskreno ili pretjerano oduševljeno. Izbjegavajte ga koristiti ako nije prikladno.
   • Uskličnik je sjajan način da čestitate ili prenesete oduševljenje, ali ako ih previše koristite, izgubit će svoj učinak.
4. Izbjegavajte čudne fontove u e-poruci. Neka vaš odabir fonta bude klasičan, tako da vaša e-pošta izgleda profesionalno. Nemojte koristiti raznobojne fontove ili font poput Comic Sans prilikom slanja e-pošte.
   • Klasičan izbor je korištenje Ariala od 10 ili 12 točaka ili Times New Roman.
5. Obratite pažnju na to kome još šaljete e-poštu kao CC (kopiju). Često može biti korisno istodobno kopirati e-poštu drugim ljudima kako biste ih mogli uključiti u raspravu. Nepotrebni CC nadređenom ili kolegi može stvarno uznemiriti ili naljutiti osobu na koju u početku odgovorite.
   • Ako je potrebno uključiti nekoga drugog u lanac e-pošte, možete koristiti opciju "slijepa kopija" ili "BCC", tako da primatelji ne znaju tko je još primio e-poštu.
6. Odlučite na koga želite odgovoriti u grupnoj e-pošti. Ako je točan odgovor odgovoriti svima u grupnoj poruci, odaberite "Odgovori svima" prilikom slanja odgovora. Ali ako trebate neku osobu pitati ili objasniti određenu temu ili problem, odmah joj odgovorite.
   • Ako je u lancu e-pošte velika skupina ljudi, ali trebate odgovoriti samo nekolicini, samo odaberite one ljude kojima ćete odgovoriti.
7. Ne šaljite e-poštu samo da biste zahvalili ako nije potrebno. Kratke e-adrese koje ne doprinose razgovoru nisu potrebne. Ako pošiljatelj ne zatraži da potvrdite da ste primili i razumjeli e-poštu, slanje e-pošte s porukom "Hvala" je nepotrebno i zamorno.

   Savjet: Ako vam pošiljatelj pošalje potvrdu o čitanju, potvrdite da ste primili e-poštu klikom na opciju da im pošaljete povratnicu.

   
   
8. Pročitajte e-poštu i provjerite e-poštu primatelja prije nego što je pošaljete. Pravopisna ili gramatička pogreška mogu učiniti vašu e-poštu neprofesionalnom. Odvojite trenutak da pročitate svoj odgovor prije nego što kliknete Pošalji. Provjerite ispravnost pravopisa i gramatike te pošaljite poruku ispravnoj osobi.
   • Ne oslanjajte se slijepo na provjeru pravopisa da biste sve ispravili!
   • Pročitajte naglas svoju e-poštu prije slanja kako biste mogli čuti kako zvuči.
   • Programi e-pošte često automatski unose adrese e-pošte dok upisujete u adresnu traku primatelja, što može dovesti do slučajnog slanja e-pošte pogrešnoj osobi.