Sadržaj

• Kročiti
• 1. dio od 3: Jasno komunicirajte
• 2. dio od 3: Budite dobar slušatelj
• Dio 3 od 3: Elektronička komunikacija
• Savjeti

Pogrešna komunikacija može biti i smiješna i frustrirajuća. Ako želite smanjiti zablude, govorite jasno i ne pretpostavljajte ništa. Provjerite s osobom kako biste bili sigurni da vas razumiju. Kada komunicirate elektroničkim putem, budite jasni, sažeti i informativni. Biti dobar slušatelj također može pomoći u izbjegavanju pogrešne komunikacije. Ako usmjerite pozornost na svoje razgovore, možete smanjiti mogućnost pogrešne komunikacije.

Kročiti

1. dio od 3: Jasno komunicirajte

1. Razmisli prije nego progovoriš. Razmišljanje o tome što prvo reći može vam pomoći organizirati misli i pripremiti se da kažete nešto smisleno. Pogotovo ako ćete imati važan razgovor, pobrinite se da su vaše riječi organizirane tako da možete reći što mislite.
   • Zapamtite da vaš stav i ton mogu prenijeti mnogo toga. Ograničite svoju pozornost na temu i pokušajte ne skretati s nje.
   • Ako imate problema s izgovaranjem onoga što želite reći, zapišite nekoliko točaka kako biste bili sigurni da nećete zaboraviti ništa što želite reći.
   • Napravite svjesnu pauzu prije govora. Često imamo tendenciju da bezglavo uđemo u razgovor, ali namjerno zastajanje i odvajanje trenutka da organiziramo svoje misli prije govora povećava vjerojatnost da će naša komunikacija biti jasna i da su prolaznici spremni slušati.
2. Privući pozornost. Imati čovjekovu pažnju znači osigurati da ona ili ona sluša i razumije ono što govorite. Uspostavite kontakt očima i pobrinite se da osoba sluša. Ako je druga osoba rastresena ili zauzeta nečim drugim, zatražite njezinu pažnju ili pokušajte drugi put. Ako se drugoj osobi čini da joj nešto drugo odvlači pažnju, zamolite za pozornost rekavši: "Želim biti siguran da razumijete" ili "Zahvalio bih vam na punoj pažnji."
   • Ako se osoba čini rastresenom, recite joj da ćete razgovarati kasnije kad bude dostupnija.
   • Na primjer, ako trebate razgovarati s nekim, ali on radi nešto drugo, recite mu da trebate razgovarati i da želite njegovu pažnju.
   • Ne vičite i ne zovite nekoga da biste privukli pažnju - idite toj osobi i obratite joj se osobno kad je to moguće.
3. Provjerite svoje pretpostavke. Možete pretpostaviti da svi razumiju što kažete ili što od njih tražite, ali samo da biste bili sigurni, razjasnite sve u što osoba možda nije sigurna. Na primjer, ako dajete upute, objasnite što još osoba treba učiniti kako bi se pripremila. Možete precijeniti ili podcijeniti nečije znanje ili vještine, pa bolje pitajte.
   • To je osobito istinito kada razgovarate s nekim iz druge kulture od vaše. Možete pretpostaviti da razumiju žargon ili neki drugi jezik, ali nije štetno pitati. Ako netko izgleda zbunjeno, pokušajte to bolje objasniti.
4. Biti pristojan. Biti pristojan u komunikaciji znači biti otvoren, iskren i ljubazan. Ne kažete ništa što bi moglo biti pasivno-agresivno, sarkastično ili povrijediti osobu s kojom razgovarate. Usredotočite se na ljubaznost i govorite što mislite na način koji je lako razumljiv. Ako prekidate, budete bezobrazni ili ne poštujete druge ljude, nećete učinkovito komunicirati.
   • Sarkazam se lako može pogrešno shvatiti. Iako je smiješno, ipak može dovesti do nesporazuma ako kažete suprotno od onoga što stvarno mislite. Ljudi se mogu zbuniti što zapravo mislite. Sarkazam također može biti nenamjerno zao.
5. Provjerite razumijevanje. Provjerite je li vas osoba razumjela. To radite jednostavnim pitanjem: „Je li to jasno?“ Ili „Imate li pitanja?“ To daje osobi priliku da izrazi bilo kakve sumnje ili nedoumice koje možda imaju.
   • To može pomoći ljudima da se osjećaju ugodno postavljajući pitanja ili tražeći pojašnjenja.
   • Kad dajete upute, zamolite osobu da ih ponovi kako biste znali da ih razumije.
   • U nekim je slučajevima prikladno dati kratki sažetak.
     • Na primjer: "Dakle, da budemo jasni, prvo ćemo se pozabaviti Ramaker računom, a zatim ćemo imati brzi sastanak o tome kako riješiti probleme s komunikacijom. Razumiješ? '
6. Pratiti. Obratite se osobi s kojom komunicirate kako biste bili sigurni da ste komunicirali jasno. Na primjer, ako ste poslali e-poštu, pošaljite drugo pitanje: "Kako ste?" Imate li pitanja? "Ako ste razgovarali s nekim, pitajte ga nekoliko dana kasnije," Molimo provjerite. Sve je u redu?'
   • Ako mislite da ste možda pogrešno komunicirali, iskoristite ovaj trenutak da sve jasno prenesete i razjasnite što bi moglo zbuniti.

2. dio od 3: Budite dobar slušatelj

1. Razumjeti govor tijela. Većina komunikacije je neverbalna. Obratite pažnju na to; to može biti vrlo važno. Održavajte kontakt očima i pripazite na promjene u vlastitom kontaktu očima ili očima druge osobe. Obratite pažnju na držanje osobe i izraze lica i provjerite postoje li nedosljednosti. Ako primijetite bilo kakve razlike, pitajte ponovno ili tražite pojašnjenje.
2. Slušajte pažljivo. Posvetite svoju punu pažnju kad netko govori. Mnogi ljudi pokušavaju smisliti što dalje reći, ali ostaju povezani s osobom koja govori. Ljudi cijene kad se osjećaju čuti i razumjeti, a jedan od najboljih načina da to učine je aktivno slušanje. Okrenite tijelo prema njima i nagnite se prema njima. Nemojte se ometati (poput mobitela) i ostanite prisutni s osobom.
   • Ne slušajte samo riječi koje osoba govori, već i informacije i način na koji komunicira. Na primjer, glas osobe može se promijeniti kada govori o nečemu emocionalnom ili se osjeća neugodno.
3. Ne prekidajte drugoga. Ako netko drugi govori, potrudite se da ga ne prekidate. Pustite osobu da završi svoje misli prije nego što doda ili kaže bilo što drugo. Na taj način pokazujete da slušate i da cijenite ono što osoba govori. Ako imate tendenciju često prekidati ljude, mogu se osjećati frustrirano i neće reći sve što žele reći.
   • Dopustiti nekome da završi svoje misli znači da potpuno slušate i ne brinete se za svoje riječi. Na taj će se način osoba osjećati ugodnije dijeliti sve i ne zaboraviti nešto što je željela reći jer je razgovor zaobišao stranu.
4. Postavljati pitanja. Ako je nešto nejasno ili ako nešto sasvim ne razumijete, svakako postavite pitanje o tome. Pokušajte reći nešto poput: "Želite li pojasniti što mislite pod ___?" Ili "Nisam siguran da razumijem ___. Možete li to objasniti? '
   • Ako osoba još uvijek razgovara, a vi je ne želite prekinuti, zapišite pitanje kako ne biste zaboravili postaviti.

Dio 3 od 3: Elektronička komunikacija

1. Organizirajte informacije. Ako pokušavate prenijeti informacije, morate osigurati da informacije učinkovito dođu do osobe. Na primjer, ako planirate događaj, morate navesti važne detalje: mjesto, vrijeme i ono što bi ljudi trebali donijeti. Navedite jasne upute ili korake koje će ljudi poduzeti i pobrinite se da su podaci jasni.
   • Prije slanja podataka ili poziva, pobrinite se da sadrže sve potrebne podatke.
2. Upotrijebite manje riječi. Kada komunicirate putem tekstualnih poruka ili e-pošte, prijeđite na stvar. Duga e-pošta može zbuniti ono što želite prenijeti. Na primjer, ako podnesete zahtjev, prijeđite izravno na stvar i iznesite svoj zahtjev. Možete reći zašto treba podnijeti zahtjev, ali nemojte ići unedogled. Samo recite što trebate i dovršite e-poštu ubrzo nakon toga.
   • Ako ste skloni pisanju dugih e-poruka ili tekstova, ljudi će ih vjerojatno prelistati, umjesto da ih temeljito pročitaju. Ako ne možete pobjeći od svojih dugih pisama, razmislite o stavljanju najvažnijih stvari na vrh.
   • Imajte na umu da e-poruke ne šalju socijalne signale poput izraza lica i tona glasa. Stoga se služite jasnim jezikom i izbjegavajte sarkazam.
     • Emojiji su korisni u društvenim e-porukama, ali ne i u većini poslovnih e-adresa.
3. Usredotočite se na jednu temu. Neka poruka bude što jednostavnija. Ne švrljajte i ne ulazite u puno dodatnih detalja i ne bavite se više tema u jednoj e-pošti. Bolje je usredotočiti se na jednu stavku ili temu odjednom, nego na mnoge stvari u jednoj e-pošti. Ako imate nekoliko stvari za raspravu, raspravite jednu po jednu e-poštom. Na taj način osoba može izbrisati svaku e-poštu kada završi sa svakom temom i ne zaboraviti nešto poduzeti ili nešto riješiti.
   • Ako apsolutno želite istodobno obrađivati ​​nekoliko tema, jasno razgraničite. Upotrijebite točke za nabrajanje ili ih preuredite da biste pojasnili sadržaj.
4. Prijeđite ravno na stvar. Iako je u redu započeti e-poštu s „Kako si?“ Ili nekom drugom vrstom zabave, ne trošite previše vremena razgovarajući o nečemu što nema nikakve veze s onim što želite prenijeti. Usredotočite se na svoj zahtjev ili informacije koje želite podijeliti s osobom. Ne udarajte se oko grma i ne uvodite dugo. Umjesto toga, uđite u srž onoga što želite ili trebate reći.

Savjeti

• Izbjegavajte upotrebu sarkazma u chatovima, trenutnim porukama ili e-porukama bez emojija. Sarkazam se često ne komunicira pravilno putem teksta, pa je bolje to učiniti osobno.