Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 2: Stvorite plan za upravljanje organizacijskim promjenama
• Metoda 2 od 2: Pratite promjene na projektu
• Savjeti

Postoje dvije vrste planova upravljanja promjenama. Zabrinut je za utjecaj koji promjena ima na organizaciju i ublažavanje tranzicije. Drugi unosi promjene u jedan projekt i daje jasan zapis o prilagodbama ili promjenama na proizvodu na razini projekta. Oba plana imaju za cilj jasnu komunikaciju o tome što treba učiniti pravilno i precizno.

Kročiti

Metoda 1 od 2: Stvorite plan za upravljanje organizacijskim promjenama

1. Pokažite razloge promjene. Navedite čimbenike koji su doveli do odluke o promjeni, poput praznina u učinku, nove tehnologije ili promjene u izjavi o misiji organizacije.
   • Jedan od mogućih pristupa je opisivanje trenutne situacije u organizaciji i buduće situacije koju ovaj plan želi stvoriti.
2. Utvrdite koju promjenu treba izvršiti i njezinu veličinu. Ukratko opišite očekivanu prirodu plana upravljanja promjenama. Navedite hoće li to utjecati na opise poslova, postupke, politiku i / ili strukturnu organizaciju. Navedite odsjeke, radne skupine, sustave ili druga područja koja će proći promjene.
3. Navedite potporu dionika. Navedite sve dionike na koje plan utječe, kao što su, na primjer, viši menadžment, voditelji projekata, sponzori projekata, krajnji korisnici i / ili zaposlenici. Napišite svakoj skupini ako dionik podržava promjenu.
   • Možete prikazati grafikon za kratko i jasno priopćavanje ovih podataka. Grafikone možete podijeliti na "Svjesnost", "Razina podrške" i "Utjecaj" za svakog dionika, na temelju visoke / srednje / niske ocjene.
   • Ako je moguće, možete voditi jedan-na-jedan razgovore kako biste zatražili podršku.
4. Okupite tim za upravljanje promjenama. Ovaj je tim odgovoran za dobru komunikaciju sa svim dionicima, navođenje zabrinutosti i osiguravanje da postupak promjena bude što glatkiji. Odaberite ljude koji uživaju velik kredibilitet u tvrtki i koji imaju dobre komunikacijske vještine.
   • Ovaj tim uključuje inicijatora procesa promjena s najviše upravljačke razine. Naglasite da to uključuje stvarno aktivan rad na pokretanju promjena i da se ne radi samo o odobravanju plana.
5. Razviti pristup za ukrcavanje izvršnog osoblja organizacije. Od najveće je važnosti dobiti podršku vođa organizacije kako bi promjena uspjela. Neka svaki izvršni član osoblja pruži povratne informacije o promjeni i surađuje sa svakom osobom kako bi preuzeo aktivnu ulogu u promicanju promjene.
6. Pripremite plan za svaku dionicu. Procijenite rizike i nedoumice za svakog dionika, uključujući one koji podržavaju promjenu. Zadajte timu za upravljanje promjenama da riješi ove probleme.
7. Sastavite plan komunikacije. Komunikacija je najvažniji dio plana upravljanja promjenama. Redovito komunicirajte sa svima na čiji su rad promjene utjecale. Naglasite razloge za uvođenje promjena i prednosti koje dolaze s njima.
   • Zainteresiranim stranama treba dati mogućnost dvosmjerne komunikacije licem u lice. Privatni sastanci su vrlo važni.
   • Komunikacija bi trebala dolaziti od glavnog inicijatora promjene, od neposrednog nadzornika svakog zaposlenika i od bilo kojeg dodatnog glasnogovornika kojem dionik vjeruje. Sva komunikacija mora prenijeti dosljednu poruku.
8. Otkrijte odakle dolazi opozicija. Promjene uvijek vode protivljenju. To se događa na individualnoj razini, pa razgovarajte osobno s dionicima kako biste saznali zašto. Pratite žalbe kako bi ih tim za upravljanje promjenama mogao riješiti. To posebno uključuje:
   • ljudi nemaju motivaciju za promjenu ili nemaju osjećaj hitnosti
   • ljudi ne razumiju širu sliku niti zašto su promjene nužne
   • nedostaje sudjelovanje u procesu
   • ljudi su nesigurni u pogledu svog posla, budućeg položaja ili zahtjeva i vještina
   • Uprava ne ispunjava očekivanja u vezi s provedbom ili priopćavanjem promjena
9. Riješite blokade. Mnogo se pritužbi može riješiti intenzivnom komunikacijom ili promjenom komunikacijske strategije tako da se razgovara o određenim problemima. Ostale pritužbe zahtijevaju različite pristupe koji se mogu integrirati u vaš plan ili dodijeliti timu za upravljanje promjenama radi njihove primjene. Razmislite koji od ovih pristupa odgovara situaciji u vašoj organizaciji:
   • Za promjene u opisima poslova ili procedurama, obrazovanje zaposlenika neka bude prioritet.
   • Ako očekujete stresan prijelaz ili onaj s malo motivacije, organizirajte događaj ili pružite pogodnosti zaposlenicima.
   • Ako dionici nisu motivirani za promjenu, pružite poticaje.
   • Ako se dionici osjećaju isključenima, organizirajte sastanak kako biste prikupili povratne informacije i razmotrili koje promjene možete unijeti u plan.

Metoda 2 od 2: Pratite promjene na projektu

1. Definirajte funkcije upravljanja promjenama. Navedite funkcije koje će biti dodijeljene za ovaj projekt. Opišite odgovornosti i vještine za svako radno mjesto. Morate osigurati barem jednog voditelja projekta koji će provesti promjenu na svakodnevnoj razini, a sponzora projekta za praćenje ukupnog napretka i donošenje odluka o upravljanju promjenama na visokoj razini.
   • Za velike projekte u velikoj organizaciji ulogu voditelja projekata možete podijeliti između različitih ljudi, od kojih svaki ima određene vještine.
2. Razmislite o uspostavljanju odbora za kontrolu promjena. Softverski projekti obično imaju odbor za kontrolu promjena koji čine predstavnici svake skupine dionika. Ovaj odbor odobrava zahtjeve za promjenom umjesto voditelja projekta i dostavlja odluke dionicima. Ovaj pristup dobro funkcionira za projekte koji uključuju različite dionike i projekte čiji opseg i ciljevi trebaju biti ponovno ocijenjeni.
3. Uspostavite postupak za izdavanje zahtjeva za promjenom. Jednom kada je netko iz projektnog tima pronašao način za napredak, kako ovu ideju pretvoriti u stvarnost? U ovom planu opišite postupak koji je odobrio tim. Evo primjera:
   • Član tima ispunjava obrazac za zahtjev za promjenom i šalje ga voditelju projekta.
   • Voditelj projekta unosi obrazac u zapisnik zahtjeva za promjenom i ažurira ga kako se zahtjevi izvršavaju ili odbijaju.
   • Voditelj dodjeljuje članovima tima da razviju detaljniji plan i procijene potreban napor.
   • Voditelj projekta šalje plan sponzoru projekta na prihvaćanje ili odbijanje.
   • Promjena je provedena. Dionici se redovito informiraju o napretku.
4. Izradite obrazac za zahtjev za promjenom. Uz svaki zahtjev trebaju se dodati i dodati u zapisnik sljedeće informacije:
   • datum promjene prijave
   • broj zahtjeva za promjenu, koji daje voditelj projekta
   • naslov i opis
   • ime, e-mail i telefonski broj podnositelja prijave
   • prioritet (visok, srednji ili nizak). Planovi upravljanja hitnim promjenama imaju različite rokove.
   • broj proizvoda i verzija (za softverske projekte)
5. Dodajte dodatne informacije u zapisnik promjena. Ovaj zapisnik također treba bilježiti odluke i njihovo izvršenje. Pored podataka navedenih u obrascu zahtjeva za promjenu, morate osigurati prostor za sljedeće informacije:
   • odobrenje ili odbijanje
   • potpis osobe koja odobrava ili odbija zahtjev
   • rok za provedbu promjene
   • datum prestanka promjene
6. Pratite velike odluke. Pored dnevnika promjena koji prati dnevne promjene, također možete voditi evidenciju svih glavnih odluka koje su donesene. Zahvaljujući ovom izvješću, lakše je pronaći dugoročne projekte ili projekte koji se mijenjaju u svom upravljanju. Ovo izvješće može poslužiti i kao osnova za komunikaciju s kupcima ili najvišim rukovodećim osobljem. Za svaku promjenu u terminu, veličini projekta ili zahtjevima projekta, razinama prioriteta ili strategiji, vodite evidenciju o sljedećim informacijama:
   • koji je donio odluku
   • kad je odluka donesena
   • sažetak razloga iza odluke i postupak za njezino izvršenje. Dodajte dokumente koji se odnose na ovaj postupak.

Savjeti

• Izgradite povjerenje i lojalnost kako sa svojim zaposlenicima tako i sa svojim kupcima. Ljudi se često osjećaju neugodno zbog promjena. Prenoseći poruku da na prvo mjesto stavljate interese svojih zaposlenika, dobivate njihovu potporu.