Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 3: Planiranje izvještaja o radu
• Dio 2 od 3: Izrada izvještaja o radu
• Dio 3 od 3: Učinkovito izvješće
• Savjeti
• Upozorenja

Pisanje izvještaja o radu može biti impresivno, iako je možda lakše nego što mislite. Izvješća o radu obično se koriste za objašnjavanje napretka radnog projekta ili za davanje zaključaka i preporuka u vezi s pitanjima na radnom mjestu. Da biste lako napisali učinkovito izvješće o radu, počnite uzimajući u obzir vaš cilj, publiku, istraživanje i poruku. Zatim pripremite svoje izvješće koristeći standardni format poslovnog izvješća. Napokon, izvješće možete izmijeniti kako bi bilo učinkovito.

Kročiti

Dio 1 od 3: Planiranje izvještaja o radu

1. Odredite cilj i predmet izvještaja. Možda vas je netko zamolio za izvještaj. Cilj ili tema vjerojatno će biti uključeni u zahtjev. Ako niste sigurni što je cilj ili tema, razmislite što prenosite svojoj publici. Također možete zatražiti pojašnjenje od šefa ili nadređenog.
   • Primjerice, cilj bi mogao biti analiza poslovnog problema, objašnjenje rezultata projekta na kojem ste radili ili davanje supervizora pregled vašeg napretka u radu.
2. Odredite ton i jezik koji su primjereni ciljanoj publici. Razmotrite ono što ciljna publika već zna, kao i žargon koji će razumjeti. Prilikom pisanja izvještaja o radu često se možete služiti profesionalnijim jezikom i žargonom nego za pisanje široj javnosti.
   • Tko će pročitati izvještaj? Uključite bilo koga u svoju publiku tko bi mogao razumno koristiti izvještaj.
   • Ako pišete za različite tipove čitatelja, dodajte sve potrebne informacije kako bi ih i najmanje upućeni čitatelj mogao lako razumjeti. Međutim, koristite naslove za svaki odjeljak kako bi informirani čitatelji mogli preskočiti informacije koje su im nepotrebne. Također možete uključiti odjeljke za svaku publiku kako bi zadovoljili njihove individualne potrebe.
3. Prikupite svoje istraživačke i prateće materijale, ako je primjenjivo. Uključite materijale koje ste koristili za donošenje zaključaka ili izradu preporuka. Na to ćete se pozivati ​​dok pripremate izvješće i možda ćete ga trebati uključiti u dodatke izvješću. Evo sljedećih stvari koje treba uključiti u pripremu izvještaja:
   • Financijski detalji
   • Stolovi
   • Grafikoni
   • Statistika
   • Ankete
   • Upitnici
   • Razgovori sa stručnjacima, kolegama, kupcima itd.
4. Pogledajte svoj napredak dok pišete izvješće o napretku. Dobro izvješće o napretku daje brzi pregled vašeg posla, što ćete raditi i je li projekt na dobrom putu. Najbolje je o tome razmišljati kao o odgovoru na pitanja koja ljudi imaju o vašem projektu. Evo što treba uključiti u svoje izvješće:
   • Je li se termin projekta promijenio?
   • Koje ste zadatke radili od zadnjeg izvještaja o napretku?
   • Koje ćete zadatke raditi sljedeće?
   • Jeste li na putu da projekt završite na vrijeme? Ako ne, zašto?
   • S kojim ste se uskim grlima susreli i kako ćete ih riješiti?
   • Jeste li nešto naučili ovaj mjesec?
5. Napravite obris s informacijama koje ćete uključiti u svoje izvješće. Zapišite svoje ideje u okvir i upotrijebite ih kao pomagalo za pisanje. Dok to radite, razvijte naslove za svoje izvješće koji će vam pomoći da organizirate što reći. Pregled ne mora biti uredan ili dobro razvijen, jer je samo za vlastitu upotrebu.
   • U većini slučajeva izvješće biste trebali započeti objašnjavanjem rezultata i zaključaka ili preporuka. Zatim objasnite kako ste došli do ove točke i svoje obrazloženje, ako je primjenjivo.
   • Ako namjeravate donijeti kontroverzan zaključak ili preporuku, prvo objasnite postupak i obrazloženje kako bi vaša ciljana publika mogla razumjeti zašto ste došli na ovu ideju.

Dio 2 od 3: Izrada izvještaja o radu

1. Koristite naslovnu ili naslovnu stranicu. Naslovna stranica trebala bi sadržavati naziv izvješća, a zatim datum - u zasebnom retku - kada ste ga poslali. U trećem retku navodite imena svih autora. Zatim u četvrti redak napišite ime svoje organizacije.
   • U nekim slučajevima možete uključiti i motivacijsko pismo s objašnjenjem zašto ste napisali izvješće, što podrazumijeva i što mislite da biste trebali učiniti sljedeće. To je češće kod izvješća kojima je trebalo dugo vremena da pripreme ili zahtijevaju dodatna objašnjenja prije nego što čitatelj pogleda samo izvješće.
   • Izvještajem o napretku na naslovnoj stranici navodite svoje ime, naziv projekta, datum i razdoblje izvješćivanja. Stavite svaku stavku u zaseban redak. Svaki redak možete označiti s "ime", "naziv projekta", "datum" i "razdoblje izvještavanja", ili možete samo navesti podatke.
   • Pitajte svog šefa postoje li posebne preporuke za oblikovanje vašeg radnog izvješća. On je najbolji izvor za pripremu vašeg izvještaja.
2. Navedite sažetak najvažnijih informacija. Uključite svoje zaključke, obrazloženja i preporuke. To omogućuje razumijevanje glavnih poanta vašeg izvještaja, a da ga ne morate pročitati u cijelosti. Ne morate pisati detaljna objašnjenja, ali čitatelj bi trebao biti u stanju razumjeti o čemu se radi u izvješću. Sažetak bi trebao biti od jedne do pet stranica.
   • Ne trebate sažimati kompletno izvješće. Usredotočite se samo na glavne ideje u izvješću, poput glavnih preporuka ili zaključaka koje iznosite.
   • Ako pišete izvješće o napretku, možete preskočiti ovaj odjeljak.
3. Uključite sadržaj sa onim što je u izvješću. Navedite naslove odjeljaka u sadržaju i brojeve stranica gdje taj odjeljak započinje. To čitateljima omogućuje lako kretanje kroz izvješće kako bi pronašli potrebne informacije.
   • Upotrijebite naslove i naslove za svaki odjeljak kako biste izvješće mogli lako pročitati.
   • Kada pišete izvještaj o napretku, obično ne morate sadržavati sadržaj, osim ako to vaš šef ne želi. Međutim, dodajte naslove i zaglavlja za svaki odjeljak kako biste olakšali navigaciju po izvješću.
4. Napišite uvod dati pregled izvještaja. Recite čitatelju zašto ste napisali ovo izvješće o radu. Sažeti kontekst oko izvješća i objasniti svoj cilj. Navedite pitanja na koja ćete odgovoriti ili problem koji ćete riješiti. Navedite rok izvješća i akcijski plan s njegovim sadržajem.
   • Uvod ne mora biti dug. Budite izravni i konkretni kako bi čitatelj razumio kontekst i svrhu bez podužih objašnjenja.
   • Napišite dva do četiri odlomka za uvod.
   • U izvješću o napretku uvod ne smije sadržavati više od jednog ili dva odlomka. Treba sažeti projekt i ono što se nadate postići. Također možete naznačiti što ste već završili i što ćete učiniti dalje.
5. Objasnite rezultate ili zaključke koje iznosite. Navedite osnovni pregled istraživanja ili evaluacija koje ste dovršili u vezi s ovim projektom. Zatim razgovarajte i protumačite svoja zapažanja i kako se ona odnose na temu izvještaja.
   • U većini slučajeva ovaj odjeljak sadrži uvodni odlomak i popis zaključaka do kojih ste došli.
   • Ovako izgleda jedan zaključak: "1. Naše stanovništvo stari, što dovodi do više zdravstvenih rizika za naše kupce. "
   • Kad napišete izvješće o napretku, nemate rezultata ili zaključaka. Umjesto toga, u odjeljku nakon uvođenja navedite svoja postignuća ili izvršene zadatke. U ovaj odjeljak možete napisati i kratki odlomak od 2 do 4 rečenice. Međutim, popis je obično dovoljan. Možete navesti: "Prikupljeno 200 eura za plaćanje festivalskog šatora", "Ugovoreno s planom zabave za upravljanje planiranjem festivala" i "anketirano 1500 stanovnika kako bi prikupili javni doprinos."
6. Dati vam preporuke za budućnost. Vaše bi preporuke trebale objasniti što će se dogoditi u budućnosti. Objasnite što će rješenja proizvesti i kako su povezana s vašim zaključcima. Nakon pisanja objašnjenja, dajte svoje preporuke u obliku akcijskih točaka na numeriranom popisu. Navedite svoje preporuke od najvažnijih do najmanje važnih.
   • Na primjer, možete napisati: "1. Osposobiti sve zaposlenike za izvođenje CPR-a. "
   • Ako pišete izvješće o napretku, navedite zadatke ili ciljeve koje želite postići u sljedećem radnom razdoblju. Na primjer, možete navesti "Pronađi dobavljače za festival", "Odobri dizajn festivala" i "Naruči promotivne plakate".
7. Razgovarajte o postupku i obrazloženju koji su doveli do vaših zaključaka. Objasnite kako ste se pozabavili temom, problemom ili problemom. Pregledajte svoja zapažanja, a zatim objasnite kako vode do vaših preporuka. Odvojite raspravu u različite odjeljke naslovima koji čitatelju govore što je u tom odjeljku.
   • To uključuje dulju raspravu o istraživanju i evaluacijama.
   • Ovaj bi odjeljak trebao biti najduži u zapisu.
   • Ako pišete izvješće o napretku, možete preskočiti ovaj odjeljak. Umjesto toga, dodajte odjeljak o preprekama s kojima ste se susreli tijekom rada na projektu i načinu njihovog rješavanja. Mogli biste napisati: "Mnogi stanovnici nisu vratili anketu jer nije bila poštarina. U budućnosti ćemo u naše ankete uključiti pretplaćenu poštu ili omogućiti stanovnicima da anketu popune digitalno. "
8. Navedite sve reference koje ste koristili u pripremi izvješća. Reference mogu obuhvaćati članke iz časopisa, vijesti, intervjue, ankete, upitnike, statistiku i druge srodne informacije. Navedite ove reference na kraju izvješća i označite stranicu kao "Reference".
   • Ako nije drugačije navedeno, koristite APA format za poslovna izvješća.
   • Ovaj odjeljak možete preskočiti ako pripremate izvješće o napretku.
9. Navedite priloge materijala poput anketa, upitnika ili e-maila. Ne trebaju svaki izvještaj o radu privitci. Međutim, možete ih uključiti ako čitateljima želite pružiti materijal na koji ste se pozivali ili ako želite pružiti dodatne informacije koje im mogu pomoći da bolje razumiju temu ili vaša zapažanja. Označite svaki privitak posebnim slovom.
   • Na primjer: "Dodatak A", "Dodatak B" i "Dodatak C."
   • Ako pišete izvješće o napretku, ne morate uključiti ovaj odjeljak.
10. Zatvorite kratki zaključak zajedno sa sažetkom svojih zapažanja ili napretka. Možda nećete trebati donijeti zaključak, ali njegovo pisanje može biti lijep sažetak vaših napora. Zaključak zadržite u tri do četiri rečenice sažimajući informacije koje ste iznijeli u svom izvješću.
    • Mogli biste napisati: "Projekt planiranja umjetničkog festivala je u tijeku i bit će dovršen u predviđenom roku. Završili smo 90% naših aktivnosti planiranja i sada fokus preusmjeravamo na kupnju potrebne opreme. Projekt nema izvanrednih prepreka, ali postupno ćemo rješavati sve buduće prepreke. "

Dio 3 od 3: Učinkovito izvješće

1. Upotrijebite jasne naslove kako biste publici pomogli u navigaciji izvješćem. Stvorite izravne naslove i prijeđite ravno na stvar. Čitatelj mora točno znati što izvještaj sadrži.
   • Naslovi bi mogli uključivati ​​uvod, izvršene zadatke, ciljeve za sljedeće tromjesečje, prepreke i rješenja te zaključak.
   • Uskladite naslove s informacijama u izvješću.
   • U izvješću o napretku čitatelji će vjerojatno biti vaš nadglednik, tim ili kupci.
2. Koristite jednostavan i izravan jezik za priopćavanje svojih ideja. Izvještaj o radu ne mora sadržavati teške riječi i kreativne rečenice. Samo trebate svoju poantu prenijeti čitatelju. Izrazite svoje ideje najjednostavnijim mogućim riječima i točno.
   • Mogli biste napisati: "Prihodi su u četvrtom tromjesečju porasli za 50%", umjesto "Prihodi su porasli za 50% kako bi se ostvarili sjajni prihodi u četvrtom tromjesečju."
3. Napišite kratko kako bi izvještaj bio što kraći. Suvišno pisanje troši i vaše vrijeme i vrijeme čitatelja. Ne budite površni i prijeđite ravno na posao.
   • Imajte na umu da neka izvješća o radu mogu biti prilično dugačka jer mogu sadržavati puno informacija. Međutim, vaše pisanje uvijek treba biti sažeto.
   • U redu je napisati: `` Prodaja se povećala u posljednjem tromjesečju nakon što je prodajna sila primijenila hladne pozive '', umjesto: `` U proteklom smo tromjesečju vidjeli eksponencijalni rast prihoda jer su naši nadareni i posvećeni prodavači bili potencijalni kupci. pozivajući ih da zamole da kupe još proizvoda. '
4. Izrazite svoje ideje objektivnim i neemocionalnim jezikom. Držite se činjenica i pustite čitatelja da samostalno donosi zaključke na temelju objektivnog pogleda na temu. Iako možete dati preporuke za problem, nemojte pokušavati pobuditi emocije čitatelja kako biste ih uvjerili. Neka čitatelj oblikuje vlastite ideje i prosudbu temeljenu na objektivnom pogledu na činjenice.
   • Umjesto da pišete: "Zaposlenici koji nisu angažirani imaju loš moral, čineći ured bezdušnim strojem", mogli biste napisati: "Zaposlenici čija je ocjena produktivnosti niža od ostalih, prijavili su da se ne uključuju".
5. Izbjegavajte upotrebu slenga, kao ni riječi "I" u većini izvještaja. Možda bi bilo prikladno koristiti "ja" u izvješću o napretku kada sami pišete o projektu na kojem radite. Ako nije, nemojte koristiti riječ "Ja" ili drugi sleng u izvještaju o poslu. Međutim, u redu je koristiti "vi" kada usmjeravate rečenicu prema predviđenom čitatelju.
   • Neka vaš jezik bude profesionalan u cijelom izvješću.
6. Pregledajte svoje izvješće i provjerite sadrži li pogreške. Gramatičke i pravopisne pogreške narušavaju profesionalnost vašeg izvještaja o radu. Neophodno je da pregledate izvješće kako biste se uvjerili da niste upotrijebili pogreške u pisanju, netočne formulacije ili pogrešno korištene riječi. Najbolje je provjeriti izvještaj najmanje dva puta.
   • Ako je moguće, neka netko drugi provjeri izvještaj umjesto vas, jer je teško uočiti vlastite pogreške.
   • Ako vam vrijeme dopušta, trebali biste ostaviti izvješće po strani najmanje 24 sata prije nego što ga provjerite.

Savjeti

• Nakon što napišete svoje prvo izvješće o radu, možete ga koristiti kao predložak za buduća izvješća.
• Vjerojatno već imate predložak za izvještaje o radu na svom radnom mjestu. Obratite se svom nadzorniku da biste vidjeli možete li koristiti predložak za svoje izvješće.
• Ako je moguće, temeljite format izvješća na postojećem izvješću o radu vaše tvrtke ili organizacije. Provjerite datoteke u svom uredu ili zamolite kolegu ili nadređenog za kopiju postojećeg izvješća.

Upozorenja

• Ako kao primjer koristite postojeće izvješće, nemojte kopirati izraze u njemu. Ovo je plagijarizam i vjerojatno će dovesti do profesionalnih posljedica.