Sadržaj

• Kročiti
• Metoda 1 od 3: Korištenje popisa
• Metoda 2 od 3: Korištenje rasporeda
• Metoda 3 od 3: Uklanjanje smetnji

Možda ste student s punim rasporedom opterećenja i pokušavate bolje upravljati svojim vremenom ili ste poslodavac koji želi osigurati da njegovi zaposlenici prestanu gubiti vrijeme. Bez obzira na to koja je vaša uloga, vjerojatno ćete se htjeti usredotočiti na to kako stvoriti dnevnu rutinu koja će osigurati da ne gubite vrijeme i izvučete maksimum iz svog dana koji možete. Organizacijske strategije poput popisa i rasporeda mogu biti korisne, kao i poduzimanje koraka za uklanjanje smetnji koje vam oduzimaju dragocjeno vrijeme.

Kročiti

Metoda 1 od 3: Korištenje popisa

1. Stvorite popis svojih zadataka za taj dan. Započnite s papirom i olovkom. Razmislite o zadacima koje želite rasporediti za taj dan ili o obvezama koje imate i sve ih zapišite. To bi mogao biti popis poput "namirnica, rublja, čišćenja, domaćih zadaća" ili "izvješća o statusu kupaca, e-pošte, sastanka, papira".
   • Na popis dodajte što više zadataka, od manjih do većih. Pokušajte razmisliti o svakoj obvezi ili zadatku za taj dan kako biste bili sigurni da će se naći na vašem popisu prioriteta.
2. Organizirajte zadatke od najvišeg do najnižeg prioriteta. Jedan od načina pametnijeg rada je da se prvo usredotočite na najviši prioritet, a zatim se probijate kroz popis do točaka s najmanjim prioritetom. To se naziva pravilom 80/20 prema kojem bi aktivnosti koje će vam ponuditi najveću korist trebale oduzeti 80% vašeg vremena. Aktivnosti koje vam najmanje donose trebaju vam oduzeti oko 20% vremena.
   • Pregledajte svoj popis i svakom zadatku dajte broj, od najvišeg do najnižeg prioriteta. Tada biste ih trebali poredati tako da budu poredani od najvišeg do najnižeg, s obzirom na prioritet i ono što vam donosi svaki zadatak.
3. Stvorite grupe povezanih zadataka. Nakon što imate numerirani i poredani popis prioriteta, stvorite manje skupine zadataka koji čine određeni postupak. Na primjer, stvorite skupinu zadataka poput odgovaranja na e-poštu i pozivanja kupaca koji čine jednosatni postupak i nazovite ga "kontakt s kupcem". Tada možete glatko i lako izvršiti bilo koji zadatak u tom zadanom vremenskom razdoblju.
   • Pokušajte to učiniti za sve svoje zadatke kako ne biste morali prebacivati ​​se između različitih procesa ili gubiti vrijeme smišljajući koji ćete zadatak dovršiti sljedeći. Zadaci povezani s grupiranjem pomoći će vam da poboljšate upravljanje vremenom i smanjite stres tijekom rada na popisu prioriteta.
4. Dajte si manje vremena za svaki zadatak. Prema Parkinsonovom zakonu, ako imate manje vremena za izvršavanje zadatka, smanjit će vam vrijeme potrebno za taj zadatak. Umjesto da preraspodijelite vrijeme, ograničite vrijeme koje oslobađate za svaki zadatak tako da ćete biti prisiljeni brže izvršiti taj zadatak. To možete početi raditi pažljivo, postupno uzimajući manje vremena za svaki zadatak, sve dok ne dođete do idealne točke u kojoj se ne osjećate kao da trebate žuriti, ali također nemate vremena za zadržavanje ili gubljenje.
   • S vremenom ćete razviti dobar osjećaj upravljanja vremenom, pogotovo ako ste prisiljeni trošiti ne više od ograničene količine vremena na svaki zadatak. To je korisno ako se uglavnom držite iste rutine ili se svakodnevno bavite sličnim popisom zadataka.
5. Nagradite se kad je popis potpun. Nakon što označite sve zadatke s popisa, obično na kraju radnog dana, trebali biste si dati malu nagradu. Ovo bi mogla biti lijepa večera, čaša vina ili vrijeme za zabavu i opuštanje. Nagrađivanjem sebe osigurat ćete motivaciju za izvršavanje svih zadataka svaki dan.
   • Također možete odrediti kolika će biti vaša nagrada prije početka dana kako biste je mogli koristiti kao motivaciju za izvršavanje zadataka. Na primjer, recimo da morate učiti za test i da planirate izaći na večeru s prijateljima. Zatim iskoristite te planove za tu večeru kao razlog da nastavite učiti i danas dovršiti ovaj zadatak kako ne biste propustili večeru.

Metoda 2 od 3: Korištenje rasporeda

1. Napravite raspored za svaki sat vašeg dana. Zapišite to na papir ili upotrijebite kalendar na računalu da biste stvorili okvire za svaki sat radnog dana ili sate u danu kada ste budni. To može biti od devet do pet ili od deset do sedam. Iako ne morate svako vremensko razdoblje popunjavati točno do minute, bilo bi korisno osigurati da svaki sat vašeg dana bude uključen u vaš raspored.
   • Započnite ispunjavanjem svakog sata u danu potrebnim zadatkom za taj dan. Možete započeti s najvažnijim zadacima, a zatim nastaviti raditi dok ne dođete do najmanje važnih zadataka. Ako se smatrate jutarnjom osobom, možete odlučiti rasporediti teže zadatke ranije tijekom dana, ali ako znate da obično započinjete tek nakon ručka, složenije zadatke možete obaviti malo kasnije tijekom dana dan. Pokušajte svoj raspored prilagoditi vlastitim potrebama i radnim navikama, jer će na taj način, ako ga počnete koristiti, šanse za uspjeh rasporeda biti veće.
   • Možete stvoriti predložak za svoj raspored na ploči ili kalendaru (na mobilnom uređaju) tako da ga možete ažurirati svaki dan, ovisno o rasporedu za taj dan.
2. Dajte si pauzu od 10 minuta svakih jedan do dva sata. Može biti teško usredotočiti se na zadatak ili skupinu zadataka dulje od 1-2 sata. Svakako napravite 10-minutnu pauzu svakih sat vremena ili svaka dva sata kako se ne biste osjećali premoreno ili premoreno. Tijekom ove mini pauze trebali biste ustati i prošetati uredom ili razgovarati s kolegom u kafeteriji. Možete uzeti šalicu kave ili prošetati vani. Pokušajte napraviti pauze ne duže od 10 minuta ili manje kako vam raspored ne bi bio narušen.
   • Također svaki sat možete duboko udahnuti 10 puta kako biste razbistrili misli i napravili pauzu. To vam može pomoći da steknete drugačiju perspektivu zadatka koji radite ili ćete raditi i da vas neko vrijeme usredotočite na sebe, unatoč zauzetom radnom danu.
3. Pokušajte prvi put pravilno izvršiti svaki zadatak. Bolje je odvojiti vrijeme i odmah obaviti svaki zadatak ispravno nego brzi kalendar i preskakanje pogleda na svaki zadatak. Brzi pregled vaše e-pošte može dovesti do trajne razmjene e-pošte, posebno ako kupcima šaljete tajnu ili zbunjujuću e-poštu. Nagazite na kočnicu i odvojite vrijeme za pisanje jasnih e-poruka ili čitanje bilješki iz škole. Ako prvi put pravilno izvršite zadatak, dugoročno ćete uštedjeti puno izgubljenog vremena.
4. Zamolite prijatelja ili kolegu da vas svako malo fokusira. Ponekad nam je potrebna podrška drugih kako bismo ostali usredotočeni na zadatke koje treba obaviti. Zamolite bliskog prijatelja, roditelja, braću i sestre ili kolegu da povremeno provjeri vaš raspored.
   • Tada vam mogu donijeti šalicu kave ili reći nešto lijepo, tako da možete iskoristiti trenutak za osmijeh ili smijeh, a zatim se vratiti svojim svakodnevnim zadacima. Iako možete biti zauzeti, samo druženje s prijateljem može poboljšati vaše raspoloženje i dovesti do boljeg upravljanja vremenom.

Metoda 3 od 3: Uklanjanje smetnji

1. Izbjegavajte slučajno provjeravati e-poštu. Slučajna provjera vaše e-pošte može stvoriti obrazac "start-stop-start" u vašem radnom danu i dovesti do gubljenja vremena. Izbjegavajte stalno otvaranje programa e-pošte tijekom dana, pogotovo ako biste se trebali usredotočiti na potpuno drugačiji zadatak. Zakažite 3 puta tijekom dana kako biste provjerili e-poštu: rano ujutro, nakon ručka i sredinom poslijepodneva. To osigurava da vas čitav dan ne ometa neprekidni tok e-pošte i da ste odvojili vrijeme koje ćete potrošiti na rukovanje e-poštom.
   • Isti se princip može primijeniti na druge oblike komunikacije, poput govorne pošte, tekstualnih poruka ili telefonskih poziva. Ne pokušavajte biti dostupni cijelo vrijeme, osim ako ne očekujete važnu poruku ili telefonski poziv. To ograničava sve prekide u vašem tijeku rada i pomaže vam da se pridržavate svog rasporeda.
2. Isključite telefon i internetsku vezu. Ako je moguće, odaberite najmanje sat vremena svog radnog dana da vam telefon i internetska veza nisu isključeni. Na taj se način možete u potpunosti usredotočiti na svoj posao gdje je to potrebno, bez ikakvog odvraćanja pozornosti od vašeg telefona ili interneta.
   • Spašavanje ove distrakcije također vam može pomoći u pisanju diplomskog rada ili sveobuhvatnog izvješća. Utišavanjem telefona osiguravate da nemate izgovora da provjeravate telefon svakih pet minuta ili da se uvlačite u pomicanje po društvenim mrežama.
3. Neka drugi oko vas znaju da ne želite da vas ometaju. Pokušajte ne poticati druge da vam odvlače pažnju ili da drugima ne odvraćate pažnju tako što ćete svima oko sebe dati do znanja da radite.To bi moglo značiti zatvaranje vrata ili postavljanje natpisa da ne želite da vas ometaju. Možete i poslati e-poštu po uredu kako biste podsjetili sve da je određeno radno vrijeme mirno.
4. Pokušajte ne odvlačiti pažnju sa svoje rutine. Jednom kada napravite popis zadataka (ili raspored rada), uključujući sigurnosne mjere predostrožnosti kako biste izbjegli ometanje, iskoristite snagu volje i koncentraciju kako biste se držali svoje rutine. Većina ljudi zna razliku između dobro iskorištenog vremena i izgubljenog vremena, pa pripazite da ne padnete u zamku koja troši vrijeme. Koristite svoj raspored kao podršku, a na kraju dana uživat ćete u osjećaju postignuća i dobro provedenom vremenu.