Sadržaj

• Koraci
• Savjet
• Upozorenje

Trebate napisati profesionalno i pristojno pismo posla? Većina radnih poruka dolazi u predoblikovanom obliku i lako se kopira, samo trebate promijeniti sadržaj poruke. Poslovna pošta uvijek mora sadržavati datum, podatke o pošiljatelju, primatelju i neke odlomke u tijelu poruke. Ako želite napisati sliku, slijedite korake u nastavku i ispravite potrebne točke kako bi odgovarali standardima vaše tvrtke.

Koraci

Dio 1 od 4: Otvaranje poruke

1. 

   Razumijevanje formata. Bez obzira o čemu se radi u vašem pismu, postoje neki standardi za izgled pisma koje biste se trebali pridržavati. Poslovna pisma treba otkucati i napisati popularnim fontom poput Arial ili Times New Roman. Morate ručno istaknuti odlomke u porukama. To znači da novi odlomak započinjete dvaput upisivanjem tipke "return". Nemojte koristiti naredbu uvlačenja za isticanje odlomaka.
   • Ostavite marginu oko 2 cm na svim rubovima.
   • E-pošta također treba biti napisana popularnim fontovima. Ne upotrebljavajte fontove koji oponašaju rukopis ili šarene boje, osim crno-bijelih u radnoj pošti.

2. 

   
   
   Odaberite ispravnu vrstu papira. Radno pismo treba otisnuti na veličini papira veličine 22 cm x 28 cm (veličina "veličine slova"). Ako niste u SAD-u, možete upotrijebiti papir veličine A4. Neki se dugi ugovori mogu ispisati na papiru 22 cm x 36 cm ("legal size").
   • Ako ispisujete za poštu, trebali biste ga ispisati na zaglavlju tvrtke. To pismu daje profesionalniji izgled, a također pruža logotip i kontakt podatke vaše tvrtke.

3. 

   
   
   Navedite informacije o svojoj tvrtki. Navedite naziv tvrtke i adresu u kojoj je svaki dio adrese napisan u drugom retku. Ako ste vlasnik ili samozaposleni, zamijenite naziv tvrtke vlastitim imenom ili iznad njega napišite svoje ime.
   • Ako vaša tvrtka ima unaprijed dizajniranu zaglavlje, možete ga koristiti umjesto da upišete naziv i adresu tvrtke.
   • Ako sami upišete adresu, trebali biste poravnati desno ili poravnati lijevo na vrhu stranice, ovisno o vama i željama vaše tvrtke.
   • Ako poštu šaljete međunarodno, velikim slovima upišite naziv države.

4. 

   
   
   Dodajte datum. Cjelovito pisanje datuma najprofesionalniji je izbor. Na primjer, možete napisati "1. travnja 2012." ili "1. travnja 2012.". Datum treba ostaviti poravnatim, nekoliko redaka ispod adrese pošiljatelja.
   • Ako je vaše pismo napisano u roku od nekoliko dana, navedite datum završetka pisma.

5. 

   Navedite podatke o primatelju. Napišite puno ime i prezime primatelja, naslov (ako postoji), naziv tvrtke i poštansku adresu i podijelite ove podatke u zasebne retke. Ako je potrebno, dodajte referentni broj. Podaci o primatelju trebaju biti poravnati s nekoliko redaka ispod datuma.
   • Najbolje je poslati pismo identificiranoj osobi. Na taj način osoba kojoj šaljete poruku može odgovoriti na vašu poruku. Ako ne znate ime osobe kojoj biste trebali poslati poštu, malo provjerite. Možete nazvati njihovu tvrtku i zatražiti točno ime i naslov osobe.

6. 

   Odaberite pozdrav. Pozdrav je točka poštovanja prema primatelju pisma, a koji se pozdrav koristi ovisi o tome poznajete li osobu kojoj šaljete poruku, koliko je poznajete i koliko je pismo svečano. . Možete uzeti u obzir sljedeće mogućnosti:
   • "Koga to može zanimati" (onima koji su uključeni) samo kad Ne znate kome, pogotovo kome želite poslati poruku.
   • Ako ne znate primatelja svoje pošte, započinjanje s "Poštovani" sigurna je opcija.
   • Također možete koristiti naslov i ime primatelja, na primjer "Dragi dr. Smith" (Dragi profesore Smith).
   • Ako dobro poznajete primatelja pošte i imate bliske odnose s njima, možete ih nazvati imenom, poput "Draga Susan".
   • Ako niste sigurni u spol primatelja poruke, jednostavno upišite puno ime, npr. "Draga Kris Smith" (Hello Kris Smith).
   • Ne zaboravite upisati zarez nakon pozdrava ili dvotačku nakon "Na koga se to može odnositi".
   oglas

Dio 2 od 4: Sastavljanje sadržaja poruke

1. 

   Pravo na problem. Vrijeme je novac, kako kaže maksima, većina poduzetnika mrzi gubiti vrijeme. Stoga bi sadržaj pisma trebao biti predstavljen kratko i profesionalno. Napišite pismo gdje ga primatelj može brzo pročitati prelazeći ravno na stvar i sažimajući vaše mišljenje u prvom odlomku. Na primjer, uvijek biste mogli započeti s "pišem vam u vezi ..." (pišem mu o ...) i početi od tamo.
   • Nemojte koristiti teksturirani jezik, velike ubode ili dugačke, okrugle rečenice - trebali biste što kraće i jasnije priopćiti ono što trebate reći.
   • Izrazite to uvjerljivo. Čini se da je većina svrhe pisanja pisma uvjeriti čitatelja da nešto učini: predomisli se, ispravi pogrešku, pošalje novac ili poduzme neku akciju. Pokušajte nagovoriti primatelja poruke da radi što želite.

2. 

   Upotrijebite zamjenicu osobe. Idealno bi bilo da u svom pismu upotrijebite zamjenice osoba "I" (I), "we" (mi) i "you" (vi). Opišite ga kao "ja" (ja) i nazovite čitatelja "ti" (prijatelj / djed / baka / brat / sestra).
   • Imajte na umu ako pišete u ime organizacije. Ako dajete izglede za rast svoje tvrtke, trebali biste upotrijebiti "mi" (nas) kako biste čitateljima dali do znanja da govorite u ime tvrtke. Ako pišete o svom osobnom mišljenju, upotrijebite "Ja" (ja).

3. 

   
   
   Napišite jasno, sažeto i sažeto. Obavijestite svoje čitatelje što točno želite reći. Čitatelji će brzo odgovoriti na vašu poruku samo ako je sadržaj poruke jasan. Ako želite da čitatelji zaključe ili nešto poduzmu kao odgovor na vaše pismo, recite im to. Objasnite svoju tezu na najsažetiji način.

4. 

   
   
   Koristite aktivne rečenice. Kada opisujete situaciju ili podnosite zahtjev, koristite aktivni, a ne pasivni. Pasivne rečenice mogu vaše pismo zamagliti ili ne navode umiješanu osobu. Uz to, aktivna rečenica pojednostavljena je i izravnija. Na primjer:
   • Pasivna rečenica: Sunčane naočale nisu dizajnirane niti proizvedene s obzirom na njihovu trajnost.
   • Proaktivna izjava: Vaša tvrtka dizajnira i proizvodi sunčane naočale bez obzira na njihovu trajnost.

5. 

   
   
   Budite primjereno otvoreni. Pisma su napisana od strane ljudi i upućena su ljudima, zato izbjegavajte kruta slova ako je moguće. Ne možete izgraditi novi odnos neosobnim slovom i nedostatkom otvorenosti. Međutim, izbjegavajte koristiti kolokvijalni jezik ili sleng, poput fraza "znate" (znate), "mislim" (mislim) ili "želim" (želite učiniti - skraćeno od "želim"). velik'). Neka vaš ton bude ozbiljan, ali prijateljski i entuzijastičan.
   • Ako primatelja dobro poznajete, trebali biste ga neformalno uputiti u lijepe želje.
   • Koristite vlastitu prosudbu kada odlučujete u kojoj mjeri ćete se izraziti. Ponekad vam malo humora može pomoći da se uspješno dogovorite, ali budite oprezni kada zadirkujete to može biti pogreška.

6. 

   Pristojni i uljudni. Čak i ako napišete pismo kako biste se žalili ili izrazili zabrinutost, i dalje možete biti pristojni. Stavite se na mjesto prijemnika i smislite bilo koje ideje koje biste smislili, na razuman način da čitatelji vide da ste uvijek oduševljeni i voljni pomoći.
   • Na primjer, mogli biste podnijeti grubu žalbu poput ove: „Mislim da su vam sunčane naočale loše i nikad ih više neću kupiti.“ Međutim, možete na pristojniji način napisati: „ Razočaran sam proizvodom sunčanih naočala vaše tvrtke i u budućnosti planiram kupiti naočale drugdje.

7. 

   Za dodatne stranice upotrijebite predložak zaglavlja "druga stranica". Većina poslovnih pisama trebala bi biti kratka na jednoj stranici. Ali ako je problem o kojem govorite dulji, poput ugovora ili pravnog, možda će vam trebati još nekoliko stranica. Upotrijebite predložak zaglavlja "druga stranica", koji obično ima skraćenu adresu i istu vrstu papira kao zaglavlje prve stranice.
   • Numeriranje stranica nalazi se na vrhu stranice s drugom i sljedećim stranicama. Također možete dodati imena i datume primatelja.

8. 

   Sažetak sadržaja. U posljednjem odlomku sažmite glavne točke i jasno navedite korake u svom akcijskom planu ili što možete očekivati ​​od primatelja poruke. Imajte na umu da vas primatelj može kontaktirati da bi pitao ili razgovarao, zahvaliti im se na zanimanju za pismo i vašu problematiku. oglas

Dio 3 od 4: Završavanje slova

1. 

   Odaberite završnu rečenicu. Završna rečenica, poput pozdrava, pokazuje poštovanje prema primatelju pisma i stupnju svečanosti pisma. "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" obično je siguran izbor; Možete razmotriti i druge opcije kao što su "Srdačno", "S poštovanjem" (Srdačan pozdrav), "Pozdrav" i "S poštovanjem" (S poštovanjem). Možete odabrati i malo manje formalni, a opet profesionalni završetak kao što su "Sve najbolje", "Najbolje želje". , "Srdačan pozdrav" i "Hvala" i "Hvala". Upotrijebite zareze nakon rečenice.

2. 

   Znak. Ostavite otprilike četiri retka praznima, a zatim ih potpišite. Potpišite svoj potpis nakon ispisa pisma ili ako ga pošaljete e-poštom, skenirajte svoju potpisnu sliku i zalijepite je u ovaj dio poruke. Za potpis biste trebali odabrati plavu ili crnu tintu.
   • Ako potpisujete pismo u nečije ime, napišite ispred svog potpisa "pp:". "Pp" znači "per procurationem" (poput "od strane agencije" ili "u ime").

3. 

   Upišite svoje ime i podatke za kontakt. Ispod vašeg potpisa unesite svoje puno ime i prezime, naslov, telefonski broj, adresu e-pošte i sve moguće načine kontaktiranja. Svaka informacija napisana je u zasebnom retku.

4. 

   Dodajte kraticu daktilograf. Ako je netko drugi upisao pismo, dodajte potpise te osobe ispod potpisa. Ponekad su bili uključeni i inicijali osobe koja je napisala pismo. Stoga je važno razlikovati osobu koja je napisala pismo i onu koja ga je napisala.
   • Na primjer, ako dodate samo inicijale daktilografa, napišite ih malim slovima: mj
   • Ako dodate kratice pisca, napišite ih velikim slovima, a kraticu daktilografa malim slovima: RW: mj. Također možete koristiti kosu crtu između dvije kratice: RW / mj.

5. 

   Napomena priloženi dokumenti. Ako prilažete dokument da ga primatelj može vidjeti, dodajte ga u nekoliko redaka ispod podataka za kontakt, bilježeći broj i vrstu dokumenta. Na primjer, mogli biste napisati: "Prilozi (2): životopis, brošura" ("Prilog (2): životopis, brošura").
   • Također možete skraćivati ​​"Kućišta" kao "Kućišta". ili "Enc.".

6. 

   Dodajte primatelje. Ako kopiju pisma pošaljete drugoj osobi, u pismo biste trebali navesti ime te osobe. Možete napomenuti tako da upišete "cc:" ispod retka "Kućišta", "cc" znači "ljubazna kopija", s imenom i naslovom osobe ("cc" za "Karbonska kopija" (karbonska kopija) kada se slovo utipka na karbonski papir).
   • Na primjer, napišite: "cc: Mary Smith, potpredsjednica marketinga" ("Draga: Mary Smith, zamjenica voditelja marketinga").
   • Ako želite dodati drugog primatelja, upišite ime druge osobe neposredno ispod imena prve osobe i ne treba vam "cc:".
   oglas

Dio 4 od 4: Gotovo

1. 

   Uredite svoju poruku. Izgled je ključni element profesionalnog pisca slova. Sigurno će čitatelj lako vidjeti da ste kompetentni i odgovorni ispravljajući i najmanje nedostatke u pismu. Možete pokrenuti naredbu za pravopis za provjeru pravopisa na riječi, ali možete provjeriti i pažljivim čitanjem pisma prije slanja.
   • Pitajući se je li pismo bilo jasno i kratko. Postoji li odlomak s više od tri ili četiri rečenice? Ako je tako, možete li izbrisati nepotrebne odlomke.
   • Ako je pismo doista važno, možete zamoliti prijatelja ili kolegu da ga brzo provjere. Ponekad vam samo odvajanje nekoliko sekundi za čitanje može pomoći uočiti pogreške ili nespretnu upotrebu riječi koju možda niste vidjeli.

2. 

   Ne klanjajte poštu. Ako poruka ima mnogo stranica, izbjegavajte heftanje poruke. Ako želite biti sigurni da su stranice pravilno poredane, upotrijebite spajalicu u gornjem lijevom kutu.

3. 

   Mailing. Ako šaljete poštu, upotrijebite poslovnu omotnicu. Ako je dostupna omotnica s logotipom vaše tvrtke, upotrijebite je. Jasno ispišite povratnu adresu i adresu primatelja. Slovo složite u tri dijela, tako da se kad primatelj otvori poruku, prvi dio poruke preklopi na vrhu, a zatim otvori na donjem naboru. Provjerite imate li dovoljno markica, a zatim ih pošaljite.
   • Ako smatrate da je rukom napisana adresa zamazana i ne odgovara vašem profesionalnom stilu, upišite adresu u riječ, stavite omotnicu u pisač i ispišite adresu na omotnicu.
   • Ako je pismo izuzetno važno i / ili hitno, pošaljite ga kurirom.
   • Ako poruku želite poslati e-poštom, pretvorite je u HTML format ili je sačuvajte u PDF-u da biste zadržali format. Ipak je slanje papira bolje.
   oglas

Savjet

• Koristite dobru olovku za potpisivanje slova.
• Brzo. Ako ne možete odgovoriti na zahtjev pošiljatelja u roku od tjedan dana, recite mu to ili recite mu kad mogu dobiti odgovor od vas.
• Usredotočite se na pozitivno. Razgovarajte o stvarima koje možete učiniti, a ne o stvarima koje ne možete. Na primjer, ako nemate artikl na zalihi, nemojte reći kupcu da ne možete ispuniti njegovu narudžbu, već recite da je proizvod popularan tako da vaše strane nema na zalihi. . Zatim im recite kada im možete ponuditi proizvod.
• Ako napišete pismo s puno sadržaja, prvo biste trebali navesti te stvari.
  • Navedi sve stvari koje želiš pokriti. Ne brinite zbog narudžbe.
  • Za svaki sadržaj navedite ključne riječi, primjere, argumente i činjenice.
  • Pregledajte sadržaj u svom nacrtu tako da odgovara vašoj svrsi i vašoj publici.
  • Izrežite sve nepovezane probleme.
  • Rasporedite podatke redoslijedom koji je najbolji za čitatelja.

Upozorenje

• Ne pišite slova laskavim rečenicama. Pravi je kompliment prihvatljiv, ali ako ga učinite previše, čitatelj će osjetiti da radite laskajući, a ne svojom sposobnošću.
• Ne koristite preoštri i impozantni ton. Zapamtite, poslovnim pismom pokušavate ojačati ili pokrenuti profesionalni odnos.