Autor:
Lewis Jackson
Datum Stvaranja:
5 Svibanj 2021
Datum Ažuriranja:
1 Srpanj 2024
Sadržaj
Organiziranje događaja može se činiti vrlo teškim zadatkom, a stvari se još više zakompliciraju ako ne planirate i ne razmišljate unaprijed. Pokušajte to izbjeći - pripremajući se mjesecima unaprijed i držeći mirnoću tijekom događaja.
Koraci
Metoda 1 od 4: Planirajte mjesecima prije događaja
Odredite svrhu događaja. Utvrđivanje svrhe vaše organizacije pomoći će održavanju vašeg događaja na tragu. Planirate li događaj za edukaciju zajednice? Uvjeriti potencijalne sponzore? Pohvaliti određenog pojedinca ili grupu? Detaljno odredite ovu svrhu. Bez obzira što radite (educirajte, nagovarajte, hvalite itd.), zašto radiš li to opet
- Shvatite to kao svoju izjavu o misiji ili pretpostavku svog uspjeha. Jednom kada sigurno saznate što želite, bit će vam puno lakše!
Postavi ciljeve.Točno Što želite postići? Ni broj ljudi koji se pojavio na događaju, ni činjenica da se to dogodilo - kako želite da događaj bude? 5 novih članova u vašoj organizaciji? Prikupio 20 milijuna dong-a? Promijeniti razmišljanje drugih ljudi? Neka svi budu uzbuđeni?- Razmislite o 3 ishoda koja želite najviše od događaja i usredotočite se na njihovo ostvarenje. Možete izvagati jedan financijski cilj, jedan socijalni i jedan osobni cilj - na vama je!
Okupite volontere. Potrebni su vam dobri i dobri članovi u raznim područjima organizacijskog odbora. Oni vam mogu pomoći u svemu, od raspoređivanja proračuna, slanja pozivnica, dizajniranja plakata, dočeka gostiju i čišćenja nakon događaja. Drugim riječima, oni će vam pomoći da obavite posao. Ako je moguće, pronađite volontere kojima možete vjerovati!- Provjerite rade li organizatori, kao i voditelji događaja prema rasporedu koji ste naveli u planu. Suradnja između strana olakšat će vam posao. Kada tražite nekoga za pomoć, od samog početka budite jasni o svojim očekivanjima od njega i opsegu njihovog sudjelovanja u događaju.
- Ako ne možete pronaći volontera, unajmite tim za događanja! To u potpunosti ovisi o vrsti događaja koji organizirate. Možete unajmiti mjesto događaja s timom za događanja ili unajmiti od treće strane.
Procijenjeni proračun. Svi troškovi, prihodi, potpore i ostali izvanredni troškovi moraju biti uključeni u proračun. Ako ne planirate proračun, završit ćete događaj s debelim novčanicama i praznim novčanikom ne razumijevajući što ste upravo potrošili. Budite realni od prvog dana kako vas kasnije neće iznenaditi!- Pronađite načine kako smanjiti troškove. Možete li unajmiti volontere da rade besplatno? Razmislite o lokacijama koje je jeftinije iznajmiti (na primjer nečija kuća)? Ne zaboravite da je mali, jednostavan, ali uspješan sastanak puno bolji od luksuzne zabave koja ne uspije.
Odredite vrijeme i mjesto događaja. To je faktor najvažnije događaja. Koje bi trebalo biti vrijeme i mjesto vašeg događaja da bi ljudi rekli: "Da, bit ću tamo!"? Želite biti domaćin događaja u vrijeme kada su svi slobodni i na jednom prikladnom mjestu gdje imate dovoljno stanarine!
- Provjerite raspored zajednice u kojoj živite i razmislite tko sudjeluje u događaju. Ako ciljate domaćice, organiziranje dnevnih i kvartovskih događaja najbolja je opcija (možete pružiti dodatne usluge čuvanja djece). U slučaju studentskog sudionika, priredite događaj u centru grada jedne večeri tijekom tjedna. Ako je moguće, trebali biste otići do njihova mjesta Skupština.
- Naravno da će biti mnogo mjesta za događanja koja morate unaprijed rezervirati. Kontaktirajte kako biste što prije unajmili ove lokacije. Možda su skuplje nego što mislite!
Razmislite o logistici. O logistici trebate razmišljati u svakom pogledu. Kakav će biti parking? Sposobnost osoba s invaliditetom da sudjeluju? Što možete učiniti s prostorom za događaje? Koja vam oprema treba? Hoće li vam trebati nešto dodatno uz naknadu (npr. Pića za govornike, značke, publikacije)? Koliko će ljudi trebati da bi događaj protekao bez problema?
- Vrlo je važno razmisliti i razgovarati s članovima organizatora kako bi razmotrili sve aspekte događaja. Postoje li prepreke koje možete predvidjeti i izbjeći? Treba li gostima mjesto za boravak? Koje su iznimke potrebne?
Razmislite o marketingu i oglašavanju. Dok se pripremate za događaj, izradite nacrt plakata. Plakat treba sadržavati informacije o datumu, vremenu, mjestu, glavnim gostima, nazivu događaja i temi ili slogu događaja. Budući da je vrijeme za pripremu prerano, možete potrošiti puno vremena na pažljivo razmišljanje o tim stvarima - ali trebali biste sastaviti početni nacrt kako biste vidjeli koji su odjeljci zajedno!
- Razmislite o drugim načinima za promociju događaja. Pošaljite e-poštu? Mail mail? Pružanje informacija na Facebooku, Twitteru ili nizu internetskih stranica s događajima (o njima kasnije)? Što trebaš prije događaje kako biste angažirali ljude i ono što trebate u događaje koji bi ih zadržali?
Preuredite posao. Možda se trenutno osjećate vrlo zbunjeno. Udahnite duboko i otvorite Excel program. Pripremite nacrt rasporeda aktivnosti na događaju. Upotrijebite nekoliko Excel proračunskih tablica da organizirate svoje misli. U ovom se trenutku može činiti nepotrebnom papirologijom, ali u sljedeća dva mjeseca bit ćete zahvalni sami sebi što se brinete o sebi.
- Razviti raspored rada (s rokovima) za svaku aktivnost. Zapišite sve članove organizatora, kada i gdje ih trebaju. Na taj način možete rasporediti svoj posao i izbjeći pitanja kasnije.
Metoda 2 od 4: Rasporedite rad za 2 tjedna prije događaja
Provjerite je li sve spremno. Utvrdite vrijeme, mjesto, ključne goste, organizatora događaja, naziv događaja i slogan. Da li će biti bilo što Možemo li zalutati? Mogu li se dogoditi promjene u zadnji trenutak? U ovom trenutku sve bi trebalo biti jasno kao na crno-bijelom papiru.
Sastanite se s članovima organizatora. Zatražite odobrenje za proračun, raspored itd. od organizatora kao i menadžera događaja. Sad je pravo vrijeme da se pozabavite pitanjima. Svi su već shvatili svoje obveze? Je li im ugodno sa svime?
- Još jednom, sastanite se s organizatorima kao i volonterima kako biste razmislili o mogućim problemima. Ovo je ujedno i savršeno vrijeme za planiranje vaše akcije.
- Pazite da organizatori nemaju internih problema. Budite u kontaktu sa svim šefovima odjela, organizatorima kao i volonterima.
Podijelite posao među različite ljude i neka osoba s iskustvom koordinira sve aktivnosti. Ako je ovo posebno velik događaj, dodijelite više ljudi da koordiniraju različite aktivnosti pod nadzorom jedne osobe. Članovi organizatora moraju vjerovati ovom vođi.
- Trebali biste dodijeliti jednog do dva člana da provode vrijeme u dočeku gostiju i čavrljanju prije događaja.U osnovi, oni su recepcionari, odgovorni za uzdizanje svih gostiju i omogućavanje tim gostima da vide da se o njima brine.
Obavezno ažurirajte sve internetske stranice povezane s događajima. Vjerojatno već znate Facebook i Twitter, ali postoje mnoge druge internetske stranice koje možete koristiti za promociju, poput Eventbrite, Evite i Meetup. Ako nikada niste čuli za ove stranice, potražite odmah! U slučaju da je vaš događaj u inozemstvu i želite prodavati karte putem Interneta, Ticketbud je vrlo korisno mjesto.
- I naravno, ažurirajte internetsku stranicu, blog ili Facebook stranicu događaja, ako su dostupne. Možete slati podsjetnike na događaje, objavljivati fotografije i upravljati odgovorima na događaje. Što ste aktivniji na mreži, događaj postaje sve rašireniji. Ako ste domaćin događaja vezanog uz vrtlarstvo, uređenje doma ili druga kreativna polja, također možete koristiti Pinterest.
Prikupite sponzorstva i druge izvore novca od gostiju. Mnogo je vrsta troškova koji će se pojaviti u narednim tjednima, a sve to ne želite platiti sami! Malo se pobrkajte za početne troškove - bilo da je to najam prostora za priredbe, oprema ili domjenak? Možda ćete morati platiti i neke od gore navedenih iznosa prije nego što se počnete pripremati za događaj.
- Provjerite jeste li izgradili sustav za rukovanje dokumentima, potvrdama, računima i ostalim papirima. Morate čuvati sve dokumente za buduću referencu, pa što prije budete organizirani, budućnost će vam biti prikladnija, pogotovo kada vaš partner radi neprofesionalno.
Promocija događaja. Pripremite publikacije, objavite oglase, objavite u tisku, pošaljite pozivnice, telefonske pozive, kontaktirajte grupe e-poštom, upoznajte potencijalne sudionike ili sponzore. Kako će ljudi znati i sudjelovati u vašem događaju? Provjerite jesu li podaci koje dajete potpuni, osim nekih čimbenika ispitivanja - treba potaknuti i znatiželju gosta!
- Razmislite o svojoj ciljnoj publici. Ako želite pozvati starješine, nećete gubiti vrijeme na slanje poruka putem softvera Snapchat. Idite na mjesta na kojima se često druže ili upotrijebite alate koje vaša publika koristi.
Skupite potrebne predmete za događaj. Ti predmeti mogu uključivati medalju, igru, suvenir, nagradu ili certifikat. Mnogo je malih i trivijalnih stvari na koje neiskusni ljudi ne mogu obratiti pažnju, ali morate znati sve najmanje čimbenike. Ne zaboravite na svoj namještaj, uređaje, stolove, stolnjake i ostale velike, važne predmete!
- Ovo je još jedna stvar o kojoj morate uzeti vremena da razmislite. Ne zaustavljajte se dok ne pronađete 5 predmeta koje ste zaboravili pripremiti - sve, od kemijskih olovaka i kompleta za prvu pomoć do baterija, kockica leda i produžnih kabela. Željet ćete biti spremni za bilo koju situaciju.
Vrsta sve. Dogovorite se za video snimanje. Organizacija prijevoza za goste. Dogovorite hranu za tim za čišćenje. Popis može trajati vječno, ali bez sortiranja nećete moći organizirati događaj!
- Pripremite hranu i piće. Ovo je također dobro vrijeme za organiziranje posebnih smještaja, poput smještaja za osobe s invaliditetom. Provjerite jesu li gosti vegetarijanci ili imaju li drugih specifičnih potreba za ručavanjem. Mnoge mrežne web stranice za prodaju ulaznica imat će odjeljak "Samo postavljanje pitanja" koji će vam pomoći da procijenite posebne zahtjeve gostiju.
- Pripremite stolove i stolice, pozadine, mikrofone, zvučnike, računala, projektore, podijume - sve što je potrebno na mjestu događaja.
Pripremite svoj popis kontakata. Morate imati telefonske brojeve, adrese i adrese e-pošte organizatora. Napravite sličan popis s VIP osobama (posebno važnim gostima) i pružateljima robe ili usluga. Kad se netko ne pojavi ili zakasni, ovo je popis koji možete koristiti.
- Recimo da banketni tim kasni. Što ćeš učiniti? Odmah nabavite njihov popis kontakata i nazovite ih. Oh, oni misle da hoćeš do mjesta da ga uzmem 90 kilograma usitnjene svinjetine? Što god. Dajete popis gospodinu A, on uzima kamion i odlazi na adresu za prikupljanje mesa na papiru. Spriječili ste katastrofu. Sada znate da ne biste trebali angažirati ovaj servisni tim ili dati jasnije upute!
Idite na mjesto događaja s organizatorima. Promatrajte uokolo i ocijenite parkiralište, toalete, sobe i vrata. Potražite mjesta u blizini gdje možete fotokopirati, telefonirati i kupiti ono osnovno. Općenito, imajte mjesto događaja u ruci.
- Razgovarajte s osobom koju ste kontaktirali da biste unajmili mjesto. Oni bi trebali bolje razumjeti mjesto održavanja nego itko drugi. Postoji li problem o kojem biste trebali znati? Ograničeno vrijeme? Jesu li vrata zaključana u određeno vrijeme? Nadamo se da se to neće dogoditi - ali trebali biste saznati i o rasporedima provjera vatrogasnih alarma.
Metoda 3 od 4: Pripremite se 24 sata prije događaja
Zadrži mirnoću. Možeš ti to. Posebno je važno da ostanete mirni i da se ne zbunite ili zabrinete. Pripremali ste se mjesecima! Sve će biti u redu. Što ste mirniji, mirniji će biti i vaši suigrači, događaj će biti glatkiji. Osim toga, sve će uskoro završiti!
- Ozbiljno, možeš to učiniti. Učinili ste sve što ste mogli, razmišljajući o svim mogućim problemima - ako nešto pođe po zlu, znate kako riješiti problem. I upamtite: nitko vam ne može zamjeriti. Bučni gost, hrana nije dobra - ljudi će shvatiti da ne možete sve to kontrolirati. Opustiti. Bit ćete dobro.
Posljednja provjera kod članova organizatora. Obavezno razgovarajte sa svima o načinima kako doći do mjesta događaja i kada stići. Ono što ne želite najviše je kad vas na dan događaja zovu cijeli organizatori jer ne znate gdje je stražnji ulaz.
- Čak i ako nitko ništa ne kaže ili vam postavi pitanje, potrudite se procijeniti stavove drugih. Jesu li svi zadovoljni svojim radom? Slažu li se međusobno? Ako ne, razgovarajte sa svima i pokušajte ukloniti čvor. Možda će se netko uklopiti u drugi odjel ili raditi s drugima.
Provjerite sve pozivnice i odgovore. Navedite goste u proračunskoj tablici programa Excel i izračunajte broj ljudi. Za većinu događaja broj potvrđenih sudionika bit će nisu pokazuje broj ljudi koji stvarno sudjeluju u događaju. Možete imati 50 validatora, ali na kraju ih je samo 5 ili sudjeluje do 500 ljudi. Iako biste trebali znati broj validatora, budite spremni riješiti situaciju kada je premalo ili previše polaznika!
- Podsjetite VIP goste na događaj. Iznenadit ćete se brojem ljudi koji kažu: "Oh, zar ne. Sutra zar ne?" Jednostavnim pozivom ili SMS-om to možete izbjeći.
Idite na mjesto događaja i provjerite jesu li sve spremne. Je li soba uredna i spremna? Jesu li instalirani i rade li elektronički uređaji? Možete li unaprijed instalirati bilo koji uređaj, ako je potrebno? Je li se osoblje u potpunosti pripremilo za događaj?
- Provjerite ima li događaj dovoljno navijača. Naravno, najbolje je ako imate više pristaša nego što vam treba. Možda ćete morati nekoga pitati za hitne slučajeve, trebati nekoga da primijeti gosta ili riješiti problem koji ne možete predvidjeti. Ili, znate, možda će vam trebati netko tko će vam natočiti još kave.
Pripremite komplete za sudionike događaja. Ovaj komplet može sadržavati bocu s vodom, bombončić, ljepljivu ceduljicu, kemijsku olovku, brošuru i sve druge potrebne podatke. Također je dobra ideja ako želite dodati male suvenire.Ovo je sjajni vrhunac koji pokazuje da je događaj bio dobro organiziran, a ujedno se čini da se gosti osjećaju cijenjenima.
- Ovaj komplet može biti za goste ili organizatore, ili oboje! Tko ne voli šipku granole i kemijsku olovku?
Zakažite informacije o događajima (tekući list ili radni list). Evo popisa svih potrebnih podataka podijeljenih po vremenu i / ili odjelu. Pripremite program zadataka u nekoliko minuta s važnim aktivnostima. O predlošku tekućeg lista ovisi u potpunosti vaša odluka. Samo pokušajte svesti podatke na najmanju moguću mjeru radi lakšeg čitanja.
- Ako vam je jako teško, napravite ih vrsta može biti koristan drugačiji tekući list. Vjerojatnije je da će govornici željeti znati popis ostalih gostiju koji će biti gdje i kada. Organizatori će htjeti popis opreme, rokove i planove čišćenja. Kad imate dovoljno vremena za izradu tekućeg lista, smatrat ćete da je ovo vrlo korisno.
Napravite popis predmeta koje ćete donijeti na mjesto događaja. Koliko će biti loše kad dođete na događaj, sve je spremno, svi jeste li svi tamo i shvatite da ste kod kuće zaboravili 12 000 šalica? To je loše. Sve si uništio. Zato napravite popis, provjerite još jednom i ponesite sve sastojke na pripremu!
- Ako su predmeti razbacani na različitim mjestima, dodijelite određeni zadatak svakoj osobi. Pritom ne morate provesti 8 sati trčeći uokolo i panično sakupljajući ove predmete. "Jedno drvo ne čini mlado, tri stabla se skupljaju, tako da je planina visoka" - rekli su stari.
Metoda 4 od 4: Kontrolirajte datum događaja
Dođite na mjesto događaja rano s organizatorima i volonterima. Provjerite jesu li svi prisutni i radi li elektronika ispravno. Imate li kakvih last minute pitanja? Ako ima vremena, popijmo bezalkoholna pića, podijelimo, ohrabrimo sve i odmorimo se! Možeš ti to. Spreman si.
- Pripazite da organizator nosi posebnu značku ili nosi neke prepoznatljive predmete pri ruci, tako da sudionici događaja mogu dobiti pomoć kada je to potrebno. Ponekad kaki odijela nisu dovoljna.
Svašta, unutra i izvana. Trebaju li vam baloni na poštanskom sandučiću? Plakati u kutu sobe? Što je s vratima i duž hodnika? Ako vaši gosti moraju proći kaotičan labirint da bi došli do mjesta događaja, trebali biste postaviti puno znakova koji će vas voditi.
- Natpisi dobrodošlice i ostale informativne ploče ispred zgrade bit će posebno korisne. Želite da ljudi mogu prepoznati mjesto događaja odmah s ulice. Nema se tu čemu čuditi!
- Na događaju su recepcija i registrirani gosti. Kad gosti uđu na vrata, trebali bi točno vidjeti što trebaju učiniti. Inače će lebdjeti uokolo u stanju neizvjesnosti i nelagode. Sjećate li se gore spomenutog dijela recepcije? Molimo odredite nekoga da stane kraj vrata kako bi dočekao i odgovorio na sva pitanja gosta.
- Plutajuća glazba! Glazba će izbrisati stidljivu atmosferu na događaju.
Uvjerite se da sudionici događaja znaju što se događa. Ako zvučnik kasni, morat ćete poslati obavijest o odgodi događaja. Ako jelo traje duže od očekivanog, gosti na događaju trebaju biti svjesni bilo kakvih promjena u rasporedu. Vrlo su rijetki slučajevi da se odvijaju prema planu - pa kad se raspored ne poštuje pomno, pobrinite se da stranke nastave razgovarati.
Slikaj! Možda biste to htjeli zabilježiti. Istodobno, ljudi će biti uzbuđeni kad vide nekoga tko drži kameru kako bi zabilježio trenutke događaja. Slikajte natpis vašeg sponzora, natpis, vrata dobrodošlice, recepciju itd. Ove fotografije možete koristiti i za sljedeću godinu!
- Ako je moguće, prepustite se prijatelju ili profesionalnom fotografu. Imate dovoljno posla! S gostima morate čavrljati i jesti, pa bi se netko drugi trebao pobrinuti za fotografiranje.
Stavljanje dokumenata nakon događaja. Sigurno ste u percepciju gostiju ugradili neku ideju i želite da napuste događaj s određenim mislima, razmišljanjem ili odlučnošću da djeluju. Zato pripremite brošuru ili bilo koji predmet koji mogu ponijeti sa sobom nakon događaj.
- Možete razmisliti o anketiranju nedavnog događaja za ovaj odjeljak. Osigurajte im sredstvo da izraze svoje mišljenje, što poboljšati i što žele na sljedećem događaju. I naravno, kako se mogu uključiti!
Očistite mjesta događaja! Provjerite svoj brojač električne energije, uklonite natpise, očistite namještaj i još mnogo toga. Web lokaciju ćete htjeti vratiti u prvotno stanje - pogotovo kada plaćate najamninu i želite se vratiti. Također možete izbjeći dodatne troškove koje vam nameće pružatelj usluga. Ravnomjerno podijelite posao tako da postupak čišćenja bude što brži i nježniji.
- Vratite se kako biste bili sigurni da nijedna dragocjenost nije zaostala. Ako je tako, pripremite obrazac za zahtjev za izgubljeni predmet.
- Ako nešto oštetite, obavijestite osobu s kojom ste kontaktirali da unajmi mjesto. Iskrenost i iskrenost uvijek je najbolji stav.
- Uklonite što više smeća. Nakon toga preuzet će odjel održavanja.
Imajte na umu sve misije nakon događaja. Ovisno o vrsti događaja koji organizirate, možda nećete imati što raditi nakon događaja, ili će biti dugačak popis ljudi kojima ćete zahvaliti, kao i primanja na čekanju. Evo nekoliko ideja za početak:
- Hvala svim članovima organizacijskog odbora, posebno sponzorima i volonterima. Bez njih ne možete organizirati događaj!
- Dovršite i riješite novčana pitanja. To bi trebalo učiniti što je brže moguće, što manje mana to bolje.
- Organizirajte zabavu onima koji su vam pomogli. Želite da se vaši suigrači osjećaju zahvalno, a istovremeno želite da vaši sponzori vide da su donijeli promjene i dobar cilj.
- Podijelite suvenire ili druge publikacije zainteresiranim stranama.
- Prenesite račune sponzorima i drugima.
- Objavite fotografije na internetskoj stranici događaja.
Održajte sastanak kako biste učili na iskustvima i sljedeći put bili bolji. Nakon što sve završi, što želite da radite drugačije? Što djeluje, a što ne? Želite li biti domaćin takvog događaja? Što si naučio?
- Ako dobijete odgovor od svih, pročitajte sve. Čak i ako ne primite nikakav odgovor gostiju, pitajte organizatore događaja! Kako oni misle? Jesu li uživali u tom vremenu? Vjerojatno samo zato što su pločica s granolom i olovka bili besplatni, zar ne?
Savjet
- Popis dokumenata za pripremu:
- Privremeni proračun
- Raspored događaja (vrijeme svakog programa u događaju)
- Poziv
- Popis gostiju
- Plan akcije
- Raspored radova (raspored završetka)
- Dokumentacija za priopćenja za javnost
- Govor
- Popis polaznika
- Govori stranaka (priložite životopis govornika)
- Program rada
- Raspored je podijeljen u minutama
- Popis mreža kontakata (telefonski broj organizatora)
- Popis predmeta koje treba ponijeti
- Popis zadataka koje treba izvršiti
- Izvješća o događajima (za tisak i drugi)
- Prije događaja, odredite pojedince / odjele koji će biti odgovorni za sljedeća područja:
- Donatori
- Prisutni
- Važan gost, govornik
- Dizajnirajte, tiskajte, prikupljajte članke i procjenjujte te proizvode
- Nagrade, suveniri, pokloni, transparenti, certifikati
- Vozila, ugostiteljstvo, uređenje mjesta događaja, dekoracija, pozadine, parking
- Mediji, PR (vanjski odnosi), Marketing
- Čimbenici koje treba uzeti u obzir pri odabiru mjesta i pregovaranju o cijenama:
- Kapacitet mjesta (broj sudionika, osim onih koji nisu službeno prisustvovali)
- Dostupnost hrane (u slučaju da su obroci dostupni na tom mjestu)
- Vrijeme (vrijeme početka i završetka događaja)
- Osvjetljenje (u slučaju da se događaj odvija noću)
- Postoji klima uređaj ili ne
- Osigurana je potrebna oprema (mikrofon, zvučnici itd.)
- Namještaj (namještaj, stolnjaci itd.)
- Mogu li se na mjestu održavati glazbena i zabavna događanja (uz manje formalne predstave)
- Generator
- Jednostavan pristup mjestu održavanja - bez obzira nalazi li se mjesto u centru grada ili ne (mogu li delegati prisustvovati bez ikakvih poteškoća)
- Posebna soba za organizatore, svlačionice itd.
- Ukupni trošak
- Na dan događaja odredite osobu / odjel koja će biti odgovorna za sljedeće:
- Opća koordinacija
- Zahod
- Hrana
- Radi na terenu
- Domaćin (MC)
- Računala, projektori
- Fotograf
- Recepcionar
- Kontrola gužve i PR s gomilom
- Parkiralište
- Zaštititi
- Podijelite dokumente i zalihe (darove i potvrde određenim osobama kao i svim sudionicima događaja)
- Čimbenici koje treba uzeti u obzir prilikom odlučivanja o datumu događaja:
- Hoće li glavni gost i ostali VIP gosti biti na raspolaganju tijekom dana
- Koji je dan najbolji za vašu ciljanu publiku?
- U svakom trenutku svoj posao i odgovornosti možda nećete prepustiti drugoj osobi.
- Rad je odgovoran.
- Na vrijeme. Ako kasnite, u potpunosti i odmah prijavite posao osobi koju trebate prijaviti.
- Kad se pojave problemi, nemojte kriviti druge, nemojte previše razmišljati i uzrokovati više stresa, pronađite načine za rješavanje problema.
- Obavezno pripremite plan evakuacije za hitne slučajeve. Ako je vaš događaj velik, pobrinite se da policija i liječnici budu na dužnosti.
Upozorenje
- Bez panike ili stresa. Mirno držanje donijet će vam bolje rezultate.
- Budite spremni na bilo koju situaciju. Ponekad će biti stvari izvan vaše kontrole. Ako ste član organizatora, nemojte se ljutiti kad netko viče na vas, ta bi osoba mogla biti jednostavno napeta. Ako ste koordinator, nemojte se stresati ili paničariti. Molim te, smireno radi sve. Pokušajte razmisliti o mogućim situacijama i onome što biste u tim situacijama učinili.
