Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 2: Pisanje prijedloga
• Dio 2 od 2: Podnošenje prijedloga

Priprema prijedloga za upravljanje korisna je ako vidite mogućnosti za poboljšanje procesa, povećanje prometa ili ostvarivanje uštede. Također možete napisati prijedlog ako vidite nešto što bi trebalo ili se može promijeniti u vašim očima. Ako želite pripremiti prijedlog za upravljanje vašom tvrtkom, odvojite vrijeme da prikupite potrebne informacije. Razgovarajte o prijedlogu s kolegama kako biste vidjeli slažu li se. Pristupite upravljanju na odgovarajući način.

Kročiti

Dio 1 od 2: Pisanje prijedloga

1. Utvrdite problem. Bez obzira želite li dati prijedlog o pojednostavljivanju procesa ili smanjenju troškova, morate imati jasnu sliku u čemu je problem. Često i sami imate predodžbu o tome, ali ako želite nešto istaknuti i nešto riješiti, pobrinite se da sažeto opišete problem.
2. Istražite. Prije nego što započnete pisati svoj prijedlog, važno je provjeriti sve činjenice. Razgovarajte sa dionicima. To bi mogli biti kolege, nadzornici ili kupci. Pročitajte o usporedivim tvrtkama i onome što bi mogle raditi drugačije.
   • Na primjer, ako mislite da bi vaša tvrtka trebala zamijeniti ugostitelje, razgovarajte sa zaposlenicima u kuhinji koji rade za trenutnog ugostitelja. Što oni misle? Možda su negdje drugdje surađivali s drugim ugostiteljima? Kakve razlike vide? Što vaše kolege misle o ugostitelju? Ako niste zadovoljni hranom, to bi mogao biti samo vaš osobni ukus, umjesto da kvaliteta bude na nivou.
3. Napišite opis problema. Da biste predstavili svoj prijedlog, opišite trenutnu situaciju. Navedite sve relevantne činjenice. Na primjer, tko je uključen, datumi i mjesta. U ovom odjeljku još ne donosite vrijednosni sud; ograničite se na objektivnu skicu trenutne situacije.
   • U primjeru ugostitelja možete na primjer napisati: „Tvrtka X već 7 godina surađuje s ugostiteljem Y. U tom se razdoblju broj obroka od kojih se može odabrati smanjio s pet na dva. Broj vegetarijanskih jela smanjio se, a neki se dani uopće ne nude vegetarijanska jela. "
4. Objasnite koje je vaše rješenje. Nakon prepoznavanja problema, opišite rješenje koje predlažete. Ako se vaš prijedlog sastoji od nekoliko elemenata, započnite s najvažnijim elementom u vašem prijedlogu. Pokažite da se vaši nalazi temelje na istraživanjima.
   • Na primjer, možete napisati: „Savjetujem tvrtki X da se prebaci na drugog ugostitelja. Tvrtka X ovdje ima nekoliko mogućnosti. Ugostitelj W i ugostitelj Z nude veći izbor obroka i imaju usporedivu razinu troškova kao trenutni pružatelj usluga. Uz to, Cateraar Z može bolje zadovoljiti potrebe naših zaposlenika jer imaju široku paletu vegetarijanskih, veganskih i bezglutenskih jela. Iako Cateraar W nudi manje veganska jela, i ona bi bila dobra opcija. Istraživanje ranije ove godine pokazuje da je 40% naših zaposlenika vegetarijanaca, 10% vegana i 2% naših zaposlenika slijedi prehranu bez glutena. "
5. Napraviti plan. Opišite svaki korak koji treba poduzeti za provedbu prijedloga. Za svaki korak navedite koji su troškovi povezani s tim korakom i koje je vrijeme izvedbe. Budite transparentni kod kojih su troškovi izvjesni i koji ovise o određenim čimbenicima. Ako želite, možete numerirati korake. Zatim navedite detaljnije informacije. Ne precjenjujte povrat svog prijedloga. Navedite što objektivnije koliki su očekivani prinosi.
   • ”Za promjenu ugostitelja potrebno je: 1. Otkazati trenutni ugovor s ugostiteljem Y; 2. Pozovite ugostitelja W i ugostitelja Z na probno zasjedanje; 3. Napravite izbor za jednog od dva ugostitelja; 4. S odabranim ugostiteljem sklopite ugovor. Očekuje se da će troškovi novog ugovora biti usporedivi s troškovima trenutnog ugovora s ugostiteljem Y. Ako se pridržavamo otkaznog roka dogovorenog trenutnim ugovorom s ugostiteljem Y, nema troškova povezanih s otkazivanjem. Prelazak na drugog ugostitelja stoga može biti neutralan s troškovima, s mogućim pozitivnim učincima na zadovoljstvo zaposlenika jer je ponuda u menzi povećana. "
6. Navedite koje bi primjedbe mogle postojati. Pokažite da shvaćate da postoje mogući prigovori na prijedlog. Primjerice, može li se očekivati ​​otpor zaposlenika? Možda su neki kolege veliki obožavatelji trenutnog ugostitelja. Navedite što se može učiniti kako bi se uklonili prigovori i smanjili rizici.
7. Navedite što je potrebno za provedbu prijedloga. Ako vaš prijedlog znači da se predmeti moraju kupiti ili se za provedbu moraju rasporediti dodatni zaposlenici, navedite to. Također navedite koje vrijeme je potrebno. To možete učiniti u obliku kontrolnog popisa. Na primjer:
   • "Potrebno: radna skupina koja procjenjuje različite ugostitelje (4 zaposlenika iz različitih dijelova organizacije), 2 sata za probnu sesiju, 3 sata za pripremu izvještaja o procjeni."
8. Završite s glavnim prednostima. Koju god promjenu predložili, ponovite je na kraju. Sažeti tri najvažnije točke i zaključiti jednom sažetkom rečenice. Shvatite ovo kao sažetak. Na primjer:
   • Kao što ovaj prijedlog pokazuje, ugostitelj Y je smanjio asortiman jela u posljednjih 7 godina. Ugostitelj W i ugostitelj Z nude veći asortiman po istoj cijeni. Preporučujem organiziranje probne sesije s ova dva ugostitelja s ciljem odabira novog ugostitelja za našu tvrtku. Očekuje se da će to povećati zadovoljstvo i zadržavanje zaposlenika. "
   • Utvrdite financijske i kvantitativne koristi. Primjerice, rezultira li vaša inovacija uštedom troškova? Zatim to naznačite.
   • Utvrdite kvalitativne koristi. Ponekad se prednosti prijedloga ne mogu naznačiti čvrstim brojkama. Na primjer, ako vaš prijedlog povećava zadovoljstvo zaposlenika, navedite to. Kvalitativne koristi mogu biti jednako vrijedne kao i kvantitativne.

Dio 2 od 2: Podnošenje prijedloga

1. Neka prijedlog pročita kolega. Zamolite kolegu da vam da povratne informacije o vašem prijedlogu. Možda se vaš kolega u potpunosti slaže s vašim prijedlogom. Ako se vaš kolega ne slaže u potpunosti s vašim prijedlogom, razmislite o njihovim prigovorima. Ako smatrate da su prigovori opravdani, prilagodite svoj prijedlog. Ako smatrate da su prigovori sami po sebi opravdani, ali ne dovode do drugačijeg zaključka, navedite prigovore u odjeljku u kojem objašnjavate moguće prigovore na prijedlog.
2. Strugati gore. Kad je vaš prijedlog spreman i ako ga je netko drugi pročitao, ponovno ga temeljito pregledajte. Izvode li se sve rečenice dobro, nema li pravopisnih pogrešaka, je li dovoljno koncizna. Ne želite da vaš prijedlog bude predug, jer ga tada uprava možda neće pročitati. Lijepa je dužina najviše dvije stranice.
3. Predajte prijedlog upravi. Kada je vaš prijedlog dovršen, odredite kome ćete ga predati. U nekim je organizacijama jasno tko ima riječ o određenoj temi. To je manje jasno u drugim organizacijama. Pitajte koga kontaktirati. Često su tajnice toga dobro svjesne.
   • Jednom kada pronađete pravu osobu, pokušajte zakazati fizički sastanak s njom kako biste razgovarali o prijedlogu. Na taj način za prijedlog dobivate više pažnje nego kad ga pošaljete na papiru ili e-poštom.