Sadržaj

• Kročiti
• Dio 1 od 4: Mapiranje i postavljanje vašeg brifinga
• Dio 2 od 4: Opis predmeta
• Dio 3 od 4: Donošenje zaključaka i preporuka
• Dio 4 od 4: Provjera brifinga
• Savjeti

Brifing daje određenu temu i njezinu pozadinu, obično za državnog službenika ili drugog kreatora politike. Ti donositelji odluka svakodnevno moraju donositi teške odluke o mnogo različitih tema i nemaju vremena detaljno istražiti svako pitanje. Brifing pomaže skrenuti pažnju na jedno pitanje i iznosi važne detalje koje bi ona / ona trebala znati. Brifing zatim predlaže rješenja i daje prijedloge za poboljšanje. Sposobnost pisanja brifinga korisna je vještina za studente, poslovne ljude, političare i aktiviste. Uvjerljiv informativni sažetak je jezgrovit, dobro organiziran i pokriva najvažnije i najvažnije činjenice i rješenja.

Kročiti

Dio 1 od 4: Mapiranje i postavljanje vašeg brifinga

1. Odredite opseg brifinga. Opseg uključuje i dubinu i duljinu brifinga. S kojim detaljima ćete pokriti temu? Koliko ćete različitih tema obrađivati? To ovisi o tome koliko podataka možete pronaći i koliko informacija trebate pružiti u prilog svojim zahtjevima.
   • Određivanje opsega brifinga važno je jer čitatelju omogućuje da točno zna o kojim se informacijama raspravlja, a o kojima ne.
2. Upoznajte svoju publiku. Prije nego što započnete pisati svoj brifing, važno je znati tko će ga pročitati. Ovo kontrolira izbore koje ćete donijeti u dokumentu. Prije nego što započnete, razmislite o sljedećim pitanjima, a ako već ne znate odgovore, pokušajte saznati sljedeće:
   • Tko će čitati ovaj dokument? Vladini dužnosnici? Poslovni lideri? Novinari? Kombinacija ovih?
   • Koliko čitatelj već zna o ovom problemu? Znaju li uopće išta o tome? Što mora čitateljstvo zna?
   • Kakav autoritet ima čitatelj po tom pitanju? Koje promjene on / ona može napraviti?
3. Planirajte glavne točke. Prije nego što započnete s pisanjem brifinga, trebali biste mapirati (bilo u mislima ili u okvirima) glavne točke koje želite istaknuti.
   • Budući da brifing obično nije duži od jedne ili dvije stranice, trebao bi biti sažet. Donositelji politika vrlo su zauzeti i vaše pitanje nije jedino na njihovom tanjuru. Nema mjesta nepotrebnim informacijama ili dugotrajnim objašnjenjima. Unaprijed se odlučite za svoje glavne točke za stvaranje sažetog brifinga.
4. Razmislite o upotrebi predloška. Iako format brifinga ne mora biti pretjerano složen, možete uštedjeti vrijeme preuzimanjem jednog od mnogih besplatnih internetskih predložaka za stvaranje brifing dokumenata u MS Wordu.
   • Predložak vam može pomoći da organizirate svoje misli i brže pripremite brifing.
5. Dođite s imenom, datumom i naslovom. Ako ne koristite predložak, prvo morate napisati ime, datum i retke predmeta.
   • Ime odgovara osobi kojoj je upućen brifing.
   • Datum odgovara datumu predaje brifinga.
   • Redak predmeta trebao bi u nekoliko riječi opisati glavnu temu brifinga, poput „Rasprostranjenost nasilja u školi u regiji Utrecht“. To čitatelju omogućuje da čak i bez potrebe da baci pogled na dokument sazna što problem je što će se liječiti.
6. Razmislite o uključivanju sažetka. Neki brifingi uključuju sažetak na početku brifinga, sažimajući cijeli tekst u nekoliko točaka. Odlučite želite li to učiniti, a ako želite, rezervirajte prostor za ovaj odjeljak.
   • Za vrlo zauzetog čitatelja sažetak daje glavne točke prije vremena, što olakšava pregledavanje ostatka dokumenta.
   • Dobro osmišljen brifing često je dovoljno sažet da ovaj dio postane suvišan. Međutim, ako postoje problemi koji zahtijevaju hitnu akciju, ovo može biti način ukazivanja na hitnost brifinga jasnim naznačavanjem vremenskog okvira u sažetku.
   • Sažetak ne smije prelaziti tri do četiri boda.

Dio 2 od 4: Opis predmeta

1. Napravite uvod koji rezimira stvar. Sljedeći dio brifinga trebao bi detaljno opisati problem ili problem. Započnite s kratkim otvaranjem, koje se obično naziva "Problem" ili "Cilj", opisujući u jednoj ili dvije rečenice glavno pitanje na koje se fokusira brifing i / ili zašto ste stvorili ovaj brifing.
   • Na primjer, mogli biste napisati nešto poput: "Povećao se broj slučajeva nasilnog nasilja u školama u regiji Utrecht." Trenutne disciplinske politike možda neće biti dovoljne za rješavanje ovog problema. "
2. Pružite pregled najvažnijih činjenica / pozadine. Sljedeći odjeljak, "Razmatranja" ili "Pozadina" trebao bi pružiti detaljne informacije o statusu problema ili problema, usredotočujući se na nedavni razvoj i / ili trenutno stanje.
   • Ovaj odjeljak trebao bi sadržavati informacije potrebne čitatelju da donese odluku o ovom pitanju. Informacije koje u tu svrhu nisu potrebne, koliko god zanimljive bile, mogu se izostaviti.
   • Ako to već niste učinili, istražite prije pisanja ovog odjeljka. Informacije u ovom odjeljku trebaju biti što je moguće preciznije, konkretnije i ažurnije.
   • Ako je potrebno, prevedite informacije za svoju publiku kako bi ovaj odjeljak bio jasan i jednostavan. Izbjegavajte žargon, tehnički jezik ili informacije koje nisu izravno zanimljive javnosti.
   • Koristite statistiku i podatke tamo gdje je to prikladno, ali objasnite stvari pojmovima koje će vaša publika moći brzo i lako razumjeti.
3. Ostavite svoje mišljenje. Vaše mišljenje o ovoj situaciji i / ili o tome što treba učiniti po tom pitanju ne spada u ovaj odjeljak. Držite se činjenica.
   • Međutim, možete odabrati raspravu o prednostima i nedostacima različitih predloženih ili trenutnih radnji, identificirajući snage i slabosti svake od njih.

Dio 3 od 4: Donošenje zaključaka i preporuka

1. Neka bude relevantno. Vaš brifing treba završiti odjeljcima kao što su "Zaključak" i / ili "Preporuke" ili "Sljedeći koraci". Takvo bi zatvaranje trebalo razjasniti zašto vaš čitatelj ovo pitanje treba smatrati važnim.
   • Pokušajte stvar izravno povezati s korisnikovim korisnikovim interesima kako bi vaš brif bio privlačniji.
   • Na primjer, mogli biste reći nešto poput: "Incidenti nasilja navode roditelje da razmisle o privatnoj školi. Povezani su s nižim ocjenama i uspješnošću, što čini da naše škole izgledaju manje učinkovite u očima društva. Smanjuju šanse u regiji za financiranje državnim potporama i privatnim financiranjem. "
2. Predložite rješenje. Mnogi brifingi nude predloženo rješenje opisanog problema, povezujući problem s promjenom politike za poboljšanje situacije.
   • Neki brifingi navode predložena rješenja u odjeljku nazvanom "Preporuke", ali neki autori preferiraju "Sljedeće korake", jer smatraju da to ima mekši osjećaj i da je manje drsko ili agresivno. Zapamtite, čitatelj je taj koji donosi konačnu riječ i donosi odluku o tome, a ne vi.
   • Ovaj odjeljak ne mora biti "uravnotežen" poput odjeljka za pozadinu / razmatranja. Ovdje možete izraziti svoje mišljenje o tome što treba učiniti.
   • Međutim, treba imati na umu da ne morate pružiti neko posebno rješenje. Možete i jednostavno navesti neke opcije s njihovim prednostima i nedostacima i pozvati čitatelja da razmotri ove izbore i na neki način poduzme mjere za rješavanje ovog problema. Ne morate nužno navesti koja bi radnja bila najprikladnija.
3. Upotrijebite činjenice u prilog svojoj argumentaciji. Vaši prijedlozi u ovom posljednjem odjeljku trebali bi logično proizaći iz podataka iz prethodnih odjeljaka. Pomoću činjenica koje ste iznijeli pokažite zašto je rješenje koje predlažete dobro rješenje.
   • Provjerite je li svako rješenje koje predlažete jasno i izravno povezano s problemom onako kako ste ga istaknuli. Na primjer, pretpostavimo da ste u prethodnom odjeljku spomenuli nedostatak programa prevencije nasilja. U ovom odjeljku ima smisla predložiti takav program i možda ukazati drugim školama na njihovu učinkovitost. Ako još niste spomenuli nijedan preventivni program, rješenje poput ovog čini se nenadano.

Dio 4 od 4: Provjera brifinga

1. Neka brifing bude sažetiji. Brifing ne smije prelaziti dvije stranice. Ako je brifing postao duži od ovog, prvo trebate potražiti dijelove u fazi kontrole koji se mogu izostaviti.
   • Potražite informacije koje nisu povezane s temom ili su manje važne za nju i uklonite taj materijal, pogotovo ako nije povezan s rješenjima koja nudite.
   • U istom svjetlu, ne bi smjele nedostajati važne informacije potrebne kako bi vaš argument bio jasan i uvjerljiv. Možda ćete trebati razmijeniti određene podatke za druge.
   • Pokušajte se postaviti na mjesto političara ili birokrata prilikom uređivanja teksta. Razmislite o tome koliko informacija ovi ljudi dobivaju svaki dan. Ne doprinosite problemu. Budite dio rješenja pružajući informacije potrebne za donošenje odluke - ni više, ni manje.
2. Uklonite tehnički jezik. Tijekom faze uređivanja obratite pažnju na tehnički jezik ili žargon koji će vaš brifing učiniti manje dostupnim. Čak i ako ste to pokušali izbjeći tijekom pisanja brifinga, moguće je da su se neki složeni pojmovi našli u dokumentu.
   • Pogotovo ako ste stručnjak za temu o kojoj pišete, lako ćete na trenutak zaboraviti da će svakodnevni jezik za vas možda biti teško razumjeti.
   • Imajte na umu da ljudima koji nisu previše upoznati s nekom temom također nije uvijek odmah jasno zašto je nešto važno. Donositelji politika obično ne mogu biti stručnjaci za svaku temu o kojoj trebaju donijeti odluke.
3. Provjerite ima li struktura smisla. Pazite da glavne činjenice koje ste zabilježili logično proizlaze iz stvari onako kako ste je saželi. Također dvostruko provjerite jesu li sva rješenja koja predlažete zapravo usmjerena na ona najvažnija razmatranja.
4. Pažljivo provjerite ima li u radu pogrešaka. Nakon što provjerite duljinu i tijek brifinga, pažljivo pregledajte tekst još jednom kako biste bili sigurni da se u njega nisu uvukle pogreške.
   • Čitatelj manje upućuje na pravopisne, stilske ili gramatičke pogreške. Podnošenjem takvog podneska možda donosite više koristi nego štete jer to može diskreditirati vašu perspektivu.

Savjeti

• Pogledajte brifinge istaknutih vođa i profesora kako biste saznali više o njihovom stilu uvjeravanja.
• Imajte na umu da, iako vaš brifing može biti usmjeren na određenu osobu, drugi - osoblje, kolege, pa čak i mediji - mogu ga pročitati. To je dobar razlog da vaš jezik bude što pristupačniji, čak i ako namjeravani čitatelj ima određeno znanje o toj temi.